内部联络函执行制度

PAGE内部联络函执行制度一、总则（一）目的为了规范公司内部联络函的管理，确保信息在公司内部的准确、及时、有效传递，提高工作效率，加强各部门之间的协作与沟通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各层级之间的联络函往来。（三）基本原则1.准确性原则：联络函内容应准确无误，避免模糊、歧义或错误信息的传递。2.及时性原则：应及时发送和处理联络函，不得拖延，确保信息传递的时效性。3.规范性原则：联络函的格式、内容、编号等应符合本制度规定，保持统一规范。4.保密性原则：涉及公司机密信息的联络函，应严格按照公司保密制度进行处理，防止信息泄露。二、联络函的定义与分类（一）定义内部联络函是指公司内部各部门、各层级之间就工作事项、业务问题、信息沟通等进行联系、传达、协商的书面文件。（二）分类1.工作安排类：用于传达上级对下级的工作任务、工作要求、工作进度安排等。2.问题反馈类：下级向上级反馈工作中遇到的问题、困难、建议等。3.协调沟通类：部门之间就工作协调、资源调配、业务衔接等进行沟通协商。4.信息通报类：向相关部门通报工作进展、业务数据、重要事项等信息。三、联络函的格式与内容要求（一）格式1.编号：采用统一的编号规则，格式为“[年份][部门简称][序号]”，如“2023年行政部第01号”。2.标题：应简洁明了，准确概括联络函的主题。3.主送部门：明确接收联络函的部门或个人。4.抄送部门：如有需要，可抄送相关部门。5.正文：内容应条理清晰，逻辑连贯，分段表述。开头应简要说明联络函的目的，中间详细阐述事项内容，结尾提出具体要求或建议。6.落款：注明联络函的发送部门、日期，并加盖部门公章（如有）。（二）内容要求1.主题明确：联络函应围绕一个核心主题展开，避免内容过于繁杂或涉及多个不相关的事项。2.事实清晰：所陈述的事实应真实、准确、完整，提供必要的背景信息和数据支持。3.要求合理：提出的要求、建议等应具有合理性和可行性，符合公司实际情况和相关规定。4.语言规范：使用规范的汉字、标点符号和专业术语，避免使用模糊、口语化或容易引起歧义的表述。四、联络函的发送与接收（一）发送1.发起部门：联络函由相关部门或个人根据工作需要发起。2.起草审核：联络函起草人应认真撰写，确保内容准确无误。起草完成后，由部门负责人进行审核，审核通过后方可发送。3.发送方式：可通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等方式发送。采用纸质文件发送的，应确保文件清晰、完整，并按照规定的流程进行传递。（二）接收1.接收确认：接收部门或个人收到联络函后，应及时进行确认。如通过办公系统接收，应在系统中进行签收操作；如通过电子邮件接收，应及时回复已收到；如通过纸质文件接收，应在文件签收单上签字确认。2.紧急处理：对于紧急联络函，接收部门应立即优先处理，并及时反馈处理结果。五、联络函的处理流程（一）一般联络函处理流程1.接收：接收部门按照上述接收要求进行确认。2.登记：对接收的联络函进行登记，记录联络函的编号、标题、主送部门、抄送部门、发送日期、内容摘要等信息。3.分办：根据联络函的内容和涉及部门，将联络函分发给相关责任人进行处理。4.处理：责任人按照联络函的要求进行处理，如需与其他部门协调沟通，应及时进行联系，并将处理情况记录在案。5.反馈：处理完成后，责任人应及时将处理结果反馈给发起部门，反馈方式可采用书面回复、电话沟通等。6.归档：联络函处理完毕后，相关部门应按照公司档案管理规定进行归档保存。（二）重要联络函处理流程对于涉及公司重大决策、重要业务事项、关键问题解决等重要联络函，应按照以下流程处理：1.接收登记：同一般联络函处理流程。2.重点标注：对重要联络函进行重点标注，提醒相关人员高度重视。3.专题会议：根据联络函内容，必要时组织召开专题会议，相关部门负责人及责任人参加，共同商讨解决方案。4.决策制定：在专题会议基础上，形成决策意见，并明确责任人和时间节点。5.跟踪落实：对决策执行情况进行跟踪检查，确保联络函事项得到有效落实。6.结果汇报：定期向公司高层汇报重要联络函事项的处理结果。六、联络函的跟踪与监督（一）跟踪机制1.发起部门跟踪：发起部门负责对联络函的处理进度进行跟踪，及时了解处理情况，确保事项得到及时处理。2.内部监督部门跟踪：公司内部监督部门（如审计部、监察部等）对联络函的处理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）监督措施1.建立台账：对联络函的发送、接收、处理等情况建立详细台账，便于查询和监督。2.定期通报：定期对联络函处理情况进行通报，对处理及时、效果良好的部门进行表扬，对拖延、处理不当的部门进行批评。3.纳入绩效考核：将联络函处理情况纳入部门和个人绩效考核指标体系，对工作表现突出的给予加分奖励，对未达标的进行扣分处罚。七、联络函的保密管理（一）保密责任1.发送部门责任：发送部门应对联络函内容的保密性负责，确保涉及公司机密信息的联络函按照保密制度进行处理。2.接收部门责任：接收部门应妥善保管联络函，不得擅自泄露联络函内容，如因工作需要查阅、使用联络函信息，应按照规定程序进行。（二）保密措施1.加密处理：对于涉及公司机密信息的联络函，应采用加密方式发送和存储，防止信息在传输过程中被窃取。2.限制访问：对联络函的查阅和使用设置权限，只有经过授权的人员才能访问相关信息。3.销毁管理：联络函处理完毕后，如需销毁，应按照公司档案销毁规定进行操作，确保机密信息不被泄露。八、联络函的存档与查阅（一）存档1.纸质存档：采用纸质文件发送的联络函，应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，存入公司档案室。2.电子存档：通过办公系统、电子邮件等方式发送的联络函，应及时进行电子存档，可采用备份存储、云存储等方式，确保数据安全。（二）查阅1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅联络函存档资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室或相关部门进行查阅。2.外部查阅：如有外部单位或人员需要查阅公司联络函存档资料的，应按