内部招投标控制制度

PAGE内部招投标控制制度一、总则（一）目的为了规范公司内部招投标活动，加强对招投标过程的内部控制，确保招投标活动合法、公正、公平、公开，提高公司资源配置效率，防范招投标风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全资、控股子公司所进行的各类招投标活动，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等项目。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须遵守国家法律法规以及公司内部的相关规定，确保活动的合法性和合规性。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招投标的主体，不偏袒任何一方，确保评标过程和结果的公正性。3.公开性原则：招投标信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，保障各方知情权，防止暗箱操作。4.择优原则：通过公平竞争，选择最符合公司利益、技术实力强、信誉良好、报价合理的供应商或服务商，实现公司利益最大化。（四）职责分工1.招投标管理部门负责制定和完善公司内部招投标管理制度，并监督执行。组织、协调公司内部招投标活动，包括招标项目的立项审批、招标文件编制、发布招标公告、开标、评标、定标等工作。建立和管理公司内部招投标信息库，包括供应商、服务商信息以及以往招投标项目资料等。对招投标活动中的违规行为进行调查和处理，提出改进措施和建议。2.需求部门根据公司业务需求，提出招标项目申请，明确项目需求、技术规格、质量标准、服务要求等内容。协助招投标管理部门编制招标文件，提供必要的技术支持和业务指导。参与开标、评标过程，对投标文件进行评审，提出意见和建议。负责与中标供应商或服务商签订合同，并跟踪合同执行情况。3.财务部门参与招标文件中涉及商务条款的审核，特别是关于预算、付款方式、价格条款等方面的内容。负责对招投标项目的资金预算进行审核，确保项目资金合理安排。对中标项目的费用支付进行审核和监督，确保资金支付符合合同约定和公司财务制度。4.法务部门对招投标活动进行法律合规审查，确保招投标文件、合同等法律文件的合法性和有效性。为招投标活动提供法律咨询和支持，处理招投标过程中的法律纠纷和风险防范。5.监督部门对招投标活动全过程进行监督，检查招投标程序是否合规、公正，有无违规操作和不正当竞争行为。受理对招投标活动的投诉和举报，对违规行为进行调查核实，并提出处理意见。二、招标（一）招标项目立项1.需求部门根据公司业务发展需要、年度预算安排以及其他相关因素，提出招标项目立项申请。立项申请应包括项目名称、项目背景、项目内容、预算金额、时间要求、预期效果等详细信息。2.招投标管理部门对需求部门提交的立项申请进行初审，审核项目的必要性、可行性、合规性等。初审通过后，提交公司管理层进行审批。3.公司管理层根据公司战略规划、资源状况等因素，对立项申请进行审批。审批通过的项目进入招标流程，未通过的项目需求部门应根据审批意见进行调整或取消。（二）招标文件编制1.招投标管理部门在立项审批通过后，组织成立招标文件编制小组，成员包括需求部门代表、技术专家、法务人员等。2.招标文件编制小组根据项目需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括以下主要内容：招标公告：包括项目名称、招标范围、投标人资格要求、报名时间、地点、方式等信息，向公司内部及可能的外部供应商或服务商发布。投标人须知：明确投标文件的编制要求、投标报价要求、投标有效期、开标时间、地点、评标标准等内容。项目技术规格和要求：详细描述项目的技术参数、质量标准、服务要求等，确保投标人能够准确理解项目需求。商务条款：包括合同条款、付款方式、交货期或服务期、售后服务要求等内容。投标文件格式：规定投标文件应包含的内容、格式要求以及装订方式等。3.招标文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家、法务人员等各方意见，确保文件内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。同时，要严格遵守法律法规和公司内部规定，确保招标文件的合法性和公正性。（三）招标公告发布1.招投标管理部门根据招标项目的性质和特点，选择合适的渠道发布招标公告。招标公告应在公司内部网站、公告栏等显著位置发布，必要时也可向外部相关供应商或服务商发布。2.招标公告应明确招标项目的基本信息、投标人资格要求、报名时间、地点、方式等内容，确保潜在投标人能够及时获取信息并了解报名要求。3.在招标公告规定的报名时间内，招投标管理部门负责接收潜在投标人的报名材料。报名材料应包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等相关证明文件，以证明投标人具备参与投标的资格。（四）资格预审（如有需要）1.对于一些较为复杂或对投标人资格要求较高的招标项目，招投标管理部门可组织进行资格预审。资格预审应在招标公告发布后、投标截止时间前进行。2.资格预审文件应明确资格预审的标准和方法，包括投标人的资质条件、业绩要求、财务状况、信誉情况等方面的内容。3.招投标管理部门对潜在投标人提交的资格预审申请文件进行审查，根据资格预审标准确定通过资格预审的投标人名单，并向其发出资格预审合格通知书。未通过资格预审的投标人，应及时通知其原因。三、投标（一）投标文件获取1.通过资格预审的投标人，可在规定时间内从招投标管理部门获取招标文件。招投标管理部门应向投标人提供招标文件的纸质版或电子版，并确保投标人收到的文件内容完整、准确。2.投标人在获取招标文件后，应仔细阅读招标文件的各项内容，如有疑问或需要澄清的问题，应在规定时间内向招投标管理部门提出。招投标管理部门应及时给予答复，并以书面形式通知所有潜在投标人。（二）投标文件编制1.投标人应按照招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容，确保文件内容真实、完整、准确，符合招标文件的各项要求。2.商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容，证明投标人的资格和投标承诺。3.技术部分应包括技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容，详细阐述投标人针对项目的技术解决方案和服务能力。4.价格部分应明确投标报价明细，包括各项费用的计算依据和价格构成，确保报价合理、清晰。投标报价应符合市场行情和项目预算要求，不得恶意低价竞标。（三）投标文件密封与递交1.投标人应将编制好的投标文件进行密封包装，并在封口处加盖投标人公章或法定代表人印章。2.投标文件应在规定的投标截止时间前，按照招标文件指定的方式和地点递交至招投标管理部门。逾期送达的投标文件，招标人将不予受理。3.招投标管理部门在接收投标文件时，应检查投标文件的密封情况，并做好签收记录。对于密封不符合要求或逾期送达的投标文件，应拒绝接收，并及时通知投标人。四、开标（一）开标准备1.招投标管理部门在开标前，应做好以下准备工作：确定开标时间、地点，并提前通知所有投标人。准备开标所需的设备和场地，如开标室、投影仪、音响设备等，确保开标过程顺利进行。安排专人负责开标记录，准备好开标记录表格和相关文件。组织开标工作人员培训，明确各自职责和工作流程，确保开标过程规范、有序。（二）开标程序1.在规定的开标时间，投标人应派代表准时参加开标会议。开标会议由招投标管理部门主持，宣布开标纪律和开标程序。2.开标工作人员按照开标顺序，依次对投标文件的密封情况进行检查。经检查密封良好的投标文件，予以开启。3.开标工作人员当众宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息，并由记录人员进行记录。开标记录应包括项目名称、开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件密封情况等内容，由招标人代表、投标人代表签字确认。4.在开标过程中，如发现投标文件有以下情形之一的，应作为无效投标文件处理：投标文件未按照招标文件要求密封的。投标文件逾期送达的。投标人未按照招标文件要求提供投标保证金或投标保函的。投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的。投标人未按照招标文件规定的格式填写投标文件，或者投标文件内容与招标文件实质性条款不一致的。五、评标（一）评标委员会组建1.评标委员会由公司内部相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成。评标委员会成员人数应为奇数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标专家应从公司内部专家库中随机抽取，必要时也可邀请外部专家参与评标。评标专家应具备丰富的专业知识和实践经验，熟悉招投标相关法律法规和业务流程，能够独立、客观、公正地对投标文件进行评审。3.评标委员会成员应在开标前熟悉招标文件内容，了解评标标准和方法，并签署评标专家承诺书，承诺遵守评标纪律，客观、公正地履行评标职责。（二）评标标准制定1.招投标管理部门应根据招标项目的特点和需求，制定详细的评标标准。评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，确保评标过程全面、客观、公正。2.技术方面的评标标准应重点关注投标人的技术方案、技术实力、技术创新能力、技术服务承诺等内容，评估投标人是否能够满足项目的技术要求。3.商务方面的评标标准应包括投标人的资质信誉、业绩经验、售后服务承诺、合同条款响应情况等内容，评估投标人的综合实力和商业信誉。4.价格方面的评标标准应根据项目预算和市场行情，合理设置价格评分权重，确保评标结果既考虑价格因素，又不单纯以价格高低作为唯一评标依据。（三）评标过程1.评标委员会成员按照评标标准，对投标文件进行独立评审。评审过程中，评标委员会成员可要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得对投标文件进行实质性修改。2.评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行详细评审，并填写评标意见表。评标意见表应包括对投标文件的评价、得分情况以及推荐中标候选人的意见等内容。3.在评标过程中，如发现投标人有以下情形之一的，评标委员会应认定其投标无效：提供虚假材料谋取中标或成交的。与其他投标人恶意串通的。向招标人、评标委员会成员行贿或者提供其他不正当利益的。在招标过程中与招标人进行协商谈判、不按照招标文件和投标文件订立合同，或者另行订立背离合同实质性内容协议的。（四）评标报告1.评标结束后，评标委员会应根据评标结果编写评标报告。评标报告应包括项目概况、评标过程、评标标准、评标结果、推荐中标候选人名单及其理由等内容。2.评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。评标委员会成员对评标结果有不同意见的，应在评标报告中注明，并阐述其理由。3.招投标管理部门应及时将评标报告提交公司管理层审批。公司管理层根据评标报告和项目实际情况，确定中标人。六、定标（一）中标候选人公示1.根据评标报告推荐的中标候选人名单，招投标管理部门应在公司内部网站、公告栏等显著位置进行中标候选人公示。公示期不得少于[X]个工作日。2.中标候选人公示内容应包括项目名称、中标候选人名称、投标报价及其它主要中标信息等内容，接受公司内部监督。在公示期内，如有任何单位或个人对中标候选人有异议，可向招投标管理部门提出书面质疑。（二）中标通知1.公示期结束后，如无异议，招投标管理部门应向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确项目名称、中标人名称、中标价格、中标工期或服务期等内容，并告知中标人在规定时间内与需求部门签订合同。2.中标通知书一经发出，即对招标人和中标人具有法律效力。招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（三）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与需求部门签订合同。合同签订前，需求部门应将合同文本提交法务部门进行法律审查，确保合同内容合法、有效。2.合同应明确双方的权利和义务，包括项目内容、技术规格、质量标准、价格条款、付款方式、交货期或服务期、违约责任等内容，确保合同条款符合招标文件和投标文件的实质性要求。3.合同签订后，招投标管理部门应将合同副本存档备案，作为项目执行和监督的依据。同时，应跟踪合同执行情况，确保合同双方严格履行合同约定。七、监督与管理（一）内部监督1.监督部门应加强对招投标活动全过程的监督，检查招投标程序是否合规、公正，有无违规操作和不正当竞争行为。监督内容包括招标项目立项审批、招标文件编制、招标公告发布、资格预审、开标、评标、定标、合同签订等环节。2.监督部门应建立健全招投标监督检查机制，定期对招投标项目进行抽查和专项检查。检查过程中，可查阅招投标文件、记录、合同等相关资料，询问相关人员，了解招投标活动的实际情况。3.对于在招投标活动中发现的违规行为，监督部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重提出处理意见。处理意见包括责令改正、警告、罚款、暂停或取消相关项目的招投标资格等措施。同时，应督促相关部门对违规行为进行整改，完善招投标管理制度和流程。（二）投诉处理1.公司内部任何单位或个人对招投标活动中的违规行为、不公平竞争行为或其他异议事项，均可向监督部门提出投诉。投诉应采用书面形式，明确投诉事项、投诉理由及相关证据材料。2.监督部门收到投诉后，应及时进行受理和调查。调查过程中，应听取投诉人和被投诉人的陈述和申辩，收集相关证据材料，核实投诉事项的真实性。3.对于投诉事项属实的，监督部门应根据相关规定，对违规行为进行严肃处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。对于投诉事项不属实的，应向投诉人说明情况，消除误解。（三）档案管理1.招投标管理部门应建立健全招投标档案管理制度，对招投标活动全过程形成的文件、资料进行分类整理、归档保存