内部审计沟通管理制度

PAGE内部审计沟通管理制度一、总则（一）目的为了建立本公司/组织（以下简称“公司”）内部审计沟通的有效机制，规范内部审计沟通的流程和方式，确保内部审计工作的顺利开展，提高审计工作质量，加强公司内部各部门之间的协作与监督，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构与公司各部门、下属单位以及相关人员之间的沟通活动。（三）基本原则1.依法合规原则：内部审计沟通应严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保沟通活动的合法性和规范性。2.客观公正原则：审计人员应秉持客观公正的态度进行沟通，如实反映审计发现的问题和情况，不偏袒任何一方，保证沟通信息的真实性和可靠性。3.及时有效原则：建立及时、高效的沟通机制，确保审计信息能够及时传递和反馈，以便相关部门及时采取措施解决问题，提高审计工作效率和效果。4.保密性原则：对在沟通中涉及的公司商业秘密、敏感信息等予以严格保密，防止信息泄露给公司造成损失。二、内部审计沟通的职责分工（一）内部审计机构职责1.负责制定内部审计沟通计划，明确沟通目标、对象、内容、方式和时间安排等。2.组织实施内部审计沟通活动，包括与被审计单位、相关部门及人员进行面谈、召开审计沟通会议、发送审计报告等。3.对沟通中获取的信息进行整理、分析和归纳，形成审计工作的重要依据。4.跟踪沟通信息的反馈和落实情况，对未及时反馈或落实的问题进行督促和协调。（二）被审计单位职责1.积极配合内部审计机构的沟通工作，提供真实、完整的资料和信息。2.对审计发现的问题进行认真分析和研究，提出切实可行的整改措施，并及时向内部审计机构反馈整改情况。3.参与审计沟通会议，就审计事项进行充分沟通和交流，发表意见和建议。（三）相关部门职责1.财务部门负责提供与财务收支、财务报表等相关的资料和信息，协助内部审计机构进行财务审计沟通。2.人力资源部门负责提供与人员薪酬、绩效考核等相关的资料和信息，配合内部审计机构开展相关审计沟通工作。3.其他相关部门根据内部审计机构的要求，提供与本部门业务相关的资料和信息，协助完成审计沟通任务。三、内部审计沟通的内容（一）审计计划阶段的沟通1.在制定年度审计计划时，内部审计机构应与公司管理层、各部门负责人进行沟通，了解公司战略目标、业务重点、风险状况等，确保审计计划与公司整体目标相一致。2.向被审计单位发送审计通知书前，应与其进行初步沟通，告知审计目的、范围、时间安排等，使其做好准备工作。（二）审计实施阶段的沟通1.审计人员在进驻被审计单位开展现场审计时，应与被审计单位相关人员进行首次沟通，介绍审计工作的具体安排和要求，了解被审计单位的基本情况、业务流程、内部控制等，为审计工作的顺利开展奠定基础。2.在审计过程中，审计人员应及时与被审计单位沟通审计发现的问题，听取其意见和解释，对存在争议的问题进行深入讨论和分析，确保审计证据的充分性和可靠性。3.对于审计发现的重大问题或涉及多个部门的问题，内部审计机构应组织召开审计沟通会议，邀请相关部门负责人、被审计单位代表等参加，共同商讨解决方案，协调各方利益关系。（三）审计报告阶段的沟通1.内部审计机构在出具审计报告初稿前，应与被审计单位进行沟通，征求其对审计报告内容的意见和建议。被审计单位应在规定时间内反馈书面意见，审计人员对反馈意见进行认真研究和分析，合理采纳相关意见，对审计报告进行修改和完善。2.审计报告定稿后，内部审计机构应及时向公司管理层、被审计单位及相关部门送达审计报告，并就审计报告的主要内容进行沟通和解释，确保各方对审计结果有清晰的了解。3.对于审计报告中提出的审计建议，内部审计机构应跟踪其落实情况，与相关部门保持沟通，了解整改措施的执行效果，督促整改工作的顺利进行。四、内部审计沟通的方式（一）面谈1.审计人员可根据审计工作需要，与被审计单位相关人员进行面谈，了解情况、核实问题、听取意见等。面谈前，审计人员应制定面谈提纲，明确面谈目的、内容和重点；面谈过程中，应做好记录，确保面谈信息的准确性和完整性。2.面谈结束后，审计人员应及时整理面谈记录，形成书面材料，并将相关信息纳入审计工作底稿。（二）审计沟通会议1.对于审计发现的重大问题、涉及多个部门的问题或需要协调各方关系的事项，内部审计机构应组织召开审计沟通会议。会议由内部审计机构负责人主持，被审计单位负责人、相关部门负责人及其他有关人员参加。2.审计沟通会议应提前确定会议主题、议程、参会人员等，并通知相关人员做好准备。会议过程中，审计人员应客观、公正地介绍审计情况，组织参会人员进行充分讨论和交流，共同研究解决问题的措施和方法。3.会议结束后，内部审计机构应整理会议纪要，明确会议讨论的主要问题、达成的共识、提出的整改要求等，并及时发送给参会人员。（三）审计报告1.内部审计机构应按照规定的格式和内容要求，撰写审计报告。审计报告应客观、公正地反映审计工作的结果，包括审计发现的问题、原因分析、审计建议等。2.审计报告初稿完成后，应及时发送给被审计单位征求意见。被审计单位应在规定时间内反馈书面意见，审计人员对反馈意见进行认真研究和分析，合理采纳相关意见，对审计报告进行修改和完善。3.审计报告定稿后，应及时送达公司管理层、被审计单位及相关部门，并就审计报告的主要内容进行沟通和解释。（四）其他沟通方式1.内部审计机构还可通过电话、电子邮件、即时通讯工具等方式与被审计单位、相关部门进行沟通，及时传递审计信息、解答疑问等。2.在沟通中，应注意语言表达清晰、准确，避免出现歧义或误解。同时，要妥善保存沟通记录，以备后续查阅和参考。五、内部审计沟通的流程（一）沟通准备1.内部审计机构根据审计项目的特点和要求，制定沟通计划，明确沟通目标、对象、内容、方式和时间安排等。2.审计人员收集与审计项目相关的资料和信息，了解被审计单位的基本情况、业务流程、内部控制等，为沟通做好充分准备。（二）沟通实施1.按照沟通计划，审计人员与被审计单位、相关部门及人员进行沟通。沟通方式可根据实际情况选择面谈、审计沟通会议、审计报告等。2.在沟通过程中，审计人员应注意倾听对方的意见和建议，客观、公正地表达自己的观点，确保沟通顺畅、有效。同时，要做好沟通记录，对沟通的时间、地点、参与人员、沟通内容等进行详细记录。（三）沟通反馈1.对于被审计单位反馈的意见和建议，审计人员应认真研究和分析，合理采纳相关意见，对审计工作进行调整和完善。2.内部审计机构应及时向公司管理层、被审计单位及相关部门反馈沟通结果，包括审计发现的问题、整改要求、沟通中达成的共识等。（四）沟通跟踪1.内部审计机构应跟踪沟通信息的反馈和落实情况，对被审计单位的整改工作进行督促和检查。2.对于未及时反馈或落实的问题，内部审计机构应与相关部门进行再次沟通，了解原因，协调解决问题，确保审计工作取得实效。六、内部审计沟通的保密管理（一）保密责任1.参与内部审计沟通的所有人员应严格遵守保密制度，对在沟通中涉及的公司商业秘密、敏感信息等予以保密。2.内部审计机构负责人对内部审计沟通的保密工作负总责，审计人员应签订保密承诺书，明确保密责任。（二）保密措施1.对审计工作底稿、审计报告、沟通记录等涉及公司秘密的文件和资料，应严格按照公司档案管理规定进行保管，设置专门的存放地点，限制无关人员接触。2.在沟通中，如涉及公司秘密信息，应采取加密传输、专人传递等方式，防止信息泄露。3.未经公司批准，任何人员不得擅自对外披露内部审计沟通中涉及的公司秘密信息。（三）保密监督与检查1.公司内部审计机构应定期对内部审计沟通的保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、内部审计沟通的档案管理（一）档案内容内部审计沟通档案应包括审计通知书、审计计划、审计工作底稿、审计报告、沟通记录、被审计单位反馈意见及整改情况等相关资料。（二）档案整理审计人员应及时对审计沟通相关资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管内部审计沟通档案应按照公司档案管理规定进行保管，明确保管期限，定期进行检查和维护，防止档案资料丢失、损坏