内部印章管理制度

PAGE内部印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。（三）印章种类及定义1.公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权力和承担责任。2.法人章：公司法定代表人个人名章，用于特定的法律文件或业务事项。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门特定业务。6.其他专用章：根据公司特定业务需求刻制的印章，如发票专用章等。（四）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业标准。2.安全性原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.规范性原则：明确印章使用流程和审批权限，严格按照规定操作。4.责任性原则：印章使用人对印章使用的真实性、合法性负责。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。（二）审核与批准1.行政部门对申请表进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称规范性等。2.审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，由行政部门统一安排刻制。（三）印章刻制1.行政部门选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位应严格按照公司提供的样式和要求进行刻制，确保印章质量。（四）印章启用1.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收。2.验收合格的印章，填写《印章启用登记表》，注明启用日期、使用部门、保管人等信息。3.印章启用后，原印章同时废止。三、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章应指定专人保管，保管人应具备责任心和保密意识。2.公章、法人章由公司法定代表人或其授权的专人保管；财务专用章由财务部门负责人或其授权的专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人或其授权的专人保管；部门章由各部门负责人或其指定的专人保管。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内。2.保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码由保管人妥善保管，钥匙应备份并分别存放。（三）保管要求1.保管人应定期检查印章的完好情况，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人使用，确因工作需要临时借用的，应办理借用手续。3.印章保管人在离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等。2.法人章：用于特定的法律文件、授权委托书等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等。4.合同专用章：用于签订各类合同。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等。6.其他专用章：按照其特定用途使用。（二）使用流程1.申请：使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审批：申请表经部门负责人签字确认后，根据用印事项的性质和金额，报公司相关领导审批。一般事项由部门分管领导审批；重要事项或涉及金额较大的事项由公司总经理审批；涉及重大法律事务或对外担保等事项由公司董事会审批。3.用印：审批通过后，使用人持申请表到印章保管人处用印。印章保管人应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，无误后方可用印。4.登记：用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记表》上进行登记，注明用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。（三）使用要求1.用印文件必须内容真实、合法、有效，符合公司相关规定。2.用印位置应准确、清晰，不得模糊、重叠。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，由行政部门填写《印章停用申请表》，报公司领导审批。2.审批通过后，行政部门通知印章保管人将印章交回，并办理停用手续。（二）销毁1.停用的印章由行政部门统一组织销毁。2.销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，报公司领导审批。3.审批通过后，行政部门应安排专人负责销毁工作，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、印章名称等信息。4.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法复原。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人是否符合要求、保管方式是否安全等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。3.印章登记情况，包括《印章启用登记表》、《印章使用登记表》、《印章销毁登记表》等记录是否完整、准确。（三）检查频率行政部门定期对印章管理情况进行检查，每季度至少进行一次全面检查，并形成检查报告。（四）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法