内部印章保管制度

PAGE内部印章保管制度一、总则（一）目的为加强公司内部印章的管理，确保印章的安全使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位涉及的所有内部印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全性原则：确保印章的存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。3.规范性原则：明确印章的使用流程和审批权限，规范印章的使用行为。4.责任性原则：落实印章保管和使用的责任，对违规行为追究相应责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.申请：因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.审核：行政部门对申请事项进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称规范性等，审核通过后报公司领导审批。3.刻制：经公司领导批准后，由行政部门统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。刻制过程中，应严格监督印章制作质量，确保印章清晰、规范。4.备案：印章刻制完成后，行政部门应将印章的样式、规格、启用时间等信息进行登记备案，并留存印模。同时，将印章的相关信息告知公司各部门及相关人员。（二）印章启用1.启用通知：行政部门在印章刻制完成并备案后，应及时发布《印章启用通知》，明确印章的启用时间、使用范围、保管责任人等信息。2.启用仪式：对于重要印章，可举行简单的启用仪式，由公司领导或相关负责人宣布印章正式启用。启用仪式应拍照或录像留存，作为印章启用的记录。3.旧章废止：新印章启用后，原印章同时废止。行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁。三、印章的保管（一）保管责任人1.公章：由公司行政部门指定专人保管，保管人应具备较强的责任心和保密意识。2.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人应熟悉合同管理业务，严格按照合同审批流程使用印章。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人应具备专业的财务知识和技能，确保印章使用符合财务规定。4.法人章：由公司法定代表人或其授权的专人保管，保管人应严格按照法定代表人的指示使用印章。5.部门章：由各部门指定专人保管，保管人应负责本部门印章的日常使用和保管工作，并接受公司行政部门的监督。（二）保管要求1.专人专柜保管：印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管柜中，实行专人专柜保管，确保印章存放安全。2.双人保管：对于重要印章，如公章、财务专用章等，可实行双人保管制度，即由两名保管人分别持有保险柜钥匙或密码，共同负责印章的保管和使用。3.保管场所安全：印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保印章不受损坏或丢失。4.定期检查：保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好性和清晰度。如发现印章有损坏、变形或模糊不清等情况，应及时报告行政部门，并申请更换印章。5.离岗交接：印章保管人因工作调动、离职等原因离岗时，应及时办理印章交接手续，将印章及相关资料移交给新的保管人，并由行政部门进行监交。交接手续应填写《印章交接登记表》，双方签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司出席各类会议、活动；办理公司相关的工商登记、税务申报、银行开户等手续。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章：用于公司财务收支、资金结算、票据开具等财务业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书、办理银行账户预留印鉴等。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报告等的签署，以及与本部门业务相关的其他事项。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认后，报相关审批人审批。2.审批：根据用印事项的性质和审批权限，由相应的领导或部门进行审批。审批人应认真审查用印申请，确保用印事项合法合规、真实有效。3.用印：经审批同意后，印章保管人应按照审批意见在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白处。4.留存文件：用印完成后，用印人应将用印文件的原件或复印件留存一份，交行政部门或相关部门归档保存。（三）审批权限1.一般事项：涉及公司日常业务的一般性文件、通知、报告等用印，由部门负责人审批。2.重要事项：涉及公司重大决策、经济合同、对外投资、融资等重要事项的用印，由公司领导审批。3.特殊事项：涉及公司与政府部门、司法机关等进行重要沟通、协调或办理特殊业务的用印，由公司法定代表人审批。（四）禁止使用情况1.空白文件：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.虚假文件：对于内容虚假、用途不明确或不符合法律法规及公司规定的文件，不得加盖印章。3.未经审批文件：未按规定履行审批手续的文件，不得加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.原因：印章因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.通知：行政部门应发布《印章停用通知》，明确印章停用的原因、时间等信息，并告知公司各部门及相关人员。3.收回：印章保管人在接到停用通知后，应及时收回停用印章，并交行政部门统一保管。（二）销毁1.申请：行政部门定期对停用印章进行清理，对于确已不再使用且无保留价值的印章，应填写《印章销毁申请表》，报公司领导审批。2.审批：公司领导对印章销毁申请进行审批，同意后由行政部门组织实施销毁工作。3.销毁方式：印章销毁应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人监督，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。4.监销：对于重要印章的销毁，可邀请公司审计部门或其他相关部门进行监销，确保销毁工作的合规性和公正性。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理工作进行日常监督和检查，确保印章管理制度的有效执行。同时，公司审计部门有权对印章管理情况进行定期审计和专项检查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章保管场所的安全性、印章保管人的职责履行情况等。2.印章使用情况：检查印章使用流程的执行情况、审批手续的完备性、用印文件的真实性和合规性等。3.印章登记情况：检查《印章刻制申请表》、《印章启用通知》、《印章使用登记表》、《印章交接登记表》、《印章销毁登记表》等相关登记记录的完整性和准确性。（三）违规处理1.警告：对于发现的轻微违规行为，如未按规定流程使用印章、登记记录不完整等，给予警告处分，并责令限期整改。2.罚款：对于违规情节较重的行为，如擅自使用印章、违规加盖空白文件等，给予罚款处分，并视情节轻重追究相关责任人的责任。3.解除劳动合同：对于严重违规行为，如盗用、冒用印章给公司造成重大