钉钉内部报销制度及流程

PAGE钉钉内部报销制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范内部报销行为，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，所反映的经济业务必须与实际发生的业务相符。3.合理性原则：报销费用应合理、必要，符合公司的经营活动需要。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时准确。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通工具的费用。2.住宿费用：因出差需要发生的住宿费。3.餐饮补贴：按照公司规定的标准给予的出差期间的餐饮补贴。4.市内交通费用：出差期间市内的交通费用，如出租车费、地铁费、公交车费等。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户发生的餐饮费、住宿费、礼品费等。2.招待费用应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待标准。（三）办公用品费1.办公文具：如笔、纸、笔记本、文件夹等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等的耗材及维修费用。3.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等的购置及维修费用。（四）通讯费1.员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.公司统一配备的办公通讯设备的费用。（五）培训费1.参加外部培训课程的费用，包括学费、教材费、住宿费等。2.公司内部组织培训的相关费用支出。（六）会议费1.因召开会议发生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、资料印刷费用、参会人员的餐饮及住宿费用等。2.会议费用应严格按照预算控制支出，并提供相关会议通知、参会人员名单等资料。（七）其他费用1.因工作需要发生且符合公司规定的其他费用，如邮寄费、快递费、水电费等。2.特殊情况下经公司领导批准的其他费用支出。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.《费用申请表》需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行粘贴和整理。2.将整理好的报销凭证及填写完整的《费用报销单》一并提交给财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.审核报销金额是否符合公司规定的标准，费用用途是否合理。3.对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时通知报销人并说明原因，要求其补充或更正相关资料。（四）审批签字1.经财务审核通过的报销申请，按照公司审批权限进行签字审批。2.一般费用报销由部门负责人、分管领导签字审批；重大费用报销需经总经理签字审批。（五）报销支付1.审批通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.报销款项原则上通过银行转账方式支付给报销人，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整准确，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况不予报销。（二）收据1.行政事业性收费收据、政府部门开具的收款收据等在规定范围内可以作为报销凭证。2.收据应加盖收款单位的财务专用章或收费专用章。（三）清单1.对于购买商品较多或服务项目较复杂的情况，应提供详细的清单。清单应加盖销售方的公章或发票专用章，并与发票内容相符。2.清单应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息。（四）其他凭证1.因特殊原因无法取得发票的，需提供相关证明材料，如合同、协议、收据等，并经财务部门审核同意后方可报销。2.火车票、飞机票等可作为报销凭证，但需同时提供对应的行程单。五、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的紧急程度和实际需要，按照经济舱标准报销。火车票：按照实际乘坐的车次和座位等级报销。汽车票、船票：按照实际票价报销。2.住宿费用一线城市：[X]元/晚。二线城市：[X]元/晚。三线及以下城市：[X]元/晚。两人及以上同行出差，原则上应安排标准间，住宿费按照标准报销。3.餐饮补贴一线城市：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。4.市内交通费用：按照实际发生的金额报销，凭有效票据实报实销。（二）业务招待费标准1.招待客户时，应根据客户的重要程度和业务需要，合理安排招待标准。2.单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元以上的，需经分管领导审批；单次招待费用在[X]元以上的，需经总经理审批。（三）办公用品费标准1.办公文具的购置应根据实际需求，按照预算进行采购。2.办公设备的耗材及维修费用应根据设备的使用情况和维修需求，合理控制支出。3.办公家具的购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。（四）通讯费标准1.员工手机通讯费用按照公司规定的套餐标准报销，超出套餐部分自理。2.公司统一配备的办公通讯设备的费用按照实际发生额报销。（五）培训费标准1.参加外部培训课程的费用，需经公司领导批准，按照培训合同约定的金额报销。2.公司内部组织培训的费用，应根据培训计划和预算进行控制。（六）会议费标准1.会议费用应根据会议的规模、内容和要求，合理安排预算。2.场地租赁费用、会议设备租赁费用等应按照市场价格进行控制。3.参会人员的餐饮及住宿费用应符合公司规定的标准。（七）其他费用标准1.邮寄费、快递费等按照实际发生额报销。2.水电费等按照公司实际使用情况进行分摊和报销。六、报销时间规定（一）一般费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，超过规定时间的，财务部门有权不予受理。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。（三）特殊情况因特殊原因无法在规定时间内办理报销手续的，需提前向财务部门说明情况，并提交书面申请，经批准后方可延期办理。七、报销审批权限（一）部门负责人负责审核本部门员工的费用报销申请，确认费用的合理性和必要性，签字批准一般费用报销。（二）分管领导负责审核分管部门的费用报销申请，对重大费用报销进行审批。（三）总经理负责审批公司所有重大费用报销及特殊情况下的费用报销申请。八、违规处理（一）对于违反本制度规定的报销行为，财务部