江苏采购内部控制制度

PAGE江苏采购内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范江苏地区公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购业务合法合规、高效有序，提高采购资金使用效益，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于江苏地区公司及所属各部门、分公司、子公司的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规、政策以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循公开透明的程序，确保所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，明确各部门职责权限，规范采购流程，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同约定，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，审批采购预算，监督采购活动，对采购工作中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应配备专业的采购人员，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。采购部门的主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算，根据公司生产经营需求，合理安排采购品种、数量和时间。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.办理采购付款手续，审核采购发票等相关凭证，确保付款准确无误。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等，参与采购过程中的技术谈判、到货验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，办理采购付款结算，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保采购物资符合质量要求。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，防范采购风险。三、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划、销售预测等，结合物资库存状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“以收定支、收支平衡、略有结余”的原则，确保采购资金合理安排，避免预算编制过高或过低。3.采购预算编制过程中，采购部门应与需求部门、财务部门等进行充分沟通和协调，确保采购预算准确反映公司实际需求。（二）采购预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购决策委员会审议。采购决策委员会应根据公司战略规划、财务状况等，对采购预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）采购预算执行与监控1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金使用符合预算安排。2.财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中的问题。3.对于超预算采购项目，采购部门应提前提出申请，说明原因和资金来源，经采购决策委员会批准后方可实施。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细描述采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证。2.采购申请经采购部门审核通过后，应提交采购决策委员会审批。采购决策委员会根据采购预算、采购政策等，对采购申请进行审批。3.经审批通过的采购申请，采购部门应下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和时间节点。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等相关资质证明。2.采购部门应建立供应商评估体系，从供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面对供应商进行综合评估。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（四）采购实施1.根据采购项目的特点和要求，采购部门可以选择招标采购（公开招标、邀请招标）、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等采购方式。2.招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价采购应向多家供应商发出询价函，比较供应商报价，确定成交供应商。5.单一来源采购应符合相关法律法规规定的情形，并履行相应的审批程序。6.在采购实施过程中，采购人员应严格遵守采购程序和工作纪律，不得与供应商串通舞弊，不得泄露公司商业机密。（五）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量部门等进行验收。2.质量部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告。对于验收合格的物资，质量部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的物资，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.需求部门应根据采购合同和实际需求，对采购物资的数量、规格、型号等进行核对验收。验收合格后，需求部门应在验收报告上签字确认。（六）采购付款1.采购部门应在采购合同约定的付款期限内，根据验收报告、采购发票等相关凭证，填写付款申请单，提交财务部门审核。2.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核无误后，办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应提供供应商的收款账户信息、采购合同等相关资料，经审批后办理预付款支付。在采购物资到货验收合格后，按照合同约定支付剩余款项。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量不合格、采购流程不规范等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核评价。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。2.采购价格风险管理：关注市场价格动态，建立采购价格信息库，定期收集、分析市场价格数据。通过招标采购、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，降低采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式进行风险管理。3.采购质量风险管理：加强对采购物资质量的控制，严格执行采购合同中的质量条款。在采购合同中约定质量保证金、质量违约责任等条款，督促供应商提高产品质量。加强对采购物资的检验和验收，确保采购物资符合质量要求。4.采购流程风险管理：完善采购内部控制制度，规范采购流程，明确各部门职责权限，加强对采购全过程的监督和管理。定期对采购流程进行审计和检查，及时发现和纠正采购流程中的问题，防范采购流程风险。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，收集与采购业务相关的市场信息、供应商信息、价格信息、政策法规信息等。2.采购信息收集应及时、准确、全面，为采购决策提供依据。（二）采购信息分析与利用1.采购部门应定期对收集到的采购信息进行分析和整理，提取有价值的信息，为采购决策、供应商管理、采购成本控制等提供支持。2.通过对采购信息的分析，及时发现市场变化趋势、供应商动态、采购价格波动等情况，采取相应的措施，优化采购决策，提高采购效益。（三）采购信息保密1.采购人员应严格遵守公司信息保密制度，对在采购过程中获取的公司商业机密、供应商信息等予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于涉及公司商业机密的采购文件、资料等，应妥善保管，防止丢失或泄露。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时处理。（二）外部监督1.公司应接受政府有关部