水利局采购内部控制制度

PAGE水利局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强水利局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利局机关及所属各事业单位（以下统称“各单位”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规的规定，遵循法定程序，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受监督，保障各利益相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，确保采购项目能够获得优质的货物、工程和服务，同时降低采购成本。4.公正原则：采购活动应当公正对待所有参与竞争的供应商，不偏袒、不歧视，确保采购结果公平公正。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金的使用效益，实现采购活动的经济效益和社会效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立水利局采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购计划、采购方式的确定、采购合同的签订等。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立水利局采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室设在局财务部门，配备专职工作人员，负责采购项目的需求确认、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构成立水利局采购监督小组，作为采购监督机构，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由局纪检监察部门、审计部门等人员组成，对采购活动的合法性、合规性、公正性进行监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行查处。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购项目的需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等，配合采购办公室进行采购文件编制、供应商资格审查等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核签订，对采购资金的使用情况进行绩效评价。3.纪检监察部门：负责对采购活动进行纪律监督，查处采购过程中的违规违纪行为。4.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制各单位应当根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息。采购预算应当按照规定的格式和时间要求报送局财务部门审核汇总。（二）预算审核局财务部门应当对各单位报送的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、可行性，采购金额的准确性，资金来源的合规性等。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。（三）预算执行采购预算一经批准，应当严格执行。各单位应当按照采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购领导小组审批。四、采购计划管理（一）计划编制各单位应当根据采购预算和实际工作需要，编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式等具体内容。采购计划应当按照规定的格式和时间要求报送采购办公室。（二）计划审核采购办公室应当对各单位报送的采购计划进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、可行性，采购时间的安排，采购方式的选择等。审核通过后的采购计划报采购领导小组备案。（三）计划执行采购办公室应当按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。在采购过程中，如发现采购计划需要调整的，应当及时报采购领导小组审批。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前报采购领导小组审批。采购办公室应当在采购文件中明确采购方式及理由，并按照审批意见组织实施采购活动。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购办公室应当根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应当符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应当报采购办公室负责人审核。审核重点包括采购文件的完整性、准确性、合法性、公正性等。审核通过后的采购文件报采购领导小组备案。（三）采购文件发放采购办公室应当按照规定的时间和方式，将采购文件发放给潜在供应商。采购文件发放过程应当记录在案，确保采购文件发放的准确性和及时性。七、供应商管理（一）供应商资格审查采购办公室应当对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。（二）供应商选择采购办公室应当按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件进行评审，从中选择最优供应商。评标过程应当记录在案，确保评标结果的公平、公正、公开。（三）供应商评价采购办公室应当建立供应商评价机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果作为以后选择供应商的重要参考依据。（四）供应商淘汰对于评价不合格的供应商，采购办公室应当及时淘汰，并禁止其参与本局以后的采购活动。八、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应当在中标供应商确定后，及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应当符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、有效性。（二）合同审核采购合同签订前，应当报采购办公室负责人和财务部门负责人审核。审核重点包括合同条款的完整性、准确性、合法性、公正性等。审核通过后的采购合同报采购领导小组备案。（三）合同执行采购合同签订后，采购办公室应当按照合同约定，督促供应商履行合同义务。采购办公室应当及时掌握合同执行情况，如发现供应商存在违约行为，应当及时采取措施，追究供应商的违约责任。（四）合同变更在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应当按照规定的程序报采购领导小组审批。采购办公室应当与供应商协商一致后，签订合同变更协议。（五）合同验收采购项目完成后，采购办公室应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合合同约定。验收合格后，采购办公室应当出具验收报告。（六）合同付款采购办公室应当按照合同约定，及时办理采购项目的付款手续。付款前，应当审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保付款的准确性和合法性。九、采购风险管理（一）风险识别采购办公室应当对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括采购预算风险、采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。（二）风险评估采购办公室应当对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法。（三）风险应对采购办公室应当根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应当采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应当采取定期检查、加强管理等措施；对于低风险事项，应当采取日常关注、适当控制等措施。（四）风险监控采购办公室应当对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现风险变化情况，调整风险应对措施。同时，应当定期对采购风险管理工作进行总结评估，不断完善采购风险管理体系。十、采购信息管理（一）信息收集采购办公室应当收集采购活动中产生的各类信息，包括采购预算、采购计划、采购文件、供应商信息、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款记录等。（二）信息整理采购办公室应当对收集到的信息进行整理，分类归档，建立采购信息档案。采购信息档案应当包括纸质档案和电子档案，确保信息的完整性和可追溯性。（三）信息公开采购办公室应当按照规定的程序和方式，将采购信息公开，接受社会监督。采购信息公开内容包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购结果等。（四）信息保密采购办公室应当对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息进行保密管理，防止信息泄露。对于涉及保密信息的采购活动，应当采取相应的保密措施，确保信息安全。十一、采购绩效评价（一）评价指标采购绩效评价指标应当包括采购预算执行情况、采购计划完成情况、采购方式合规性、采购质量、采购成本、采购效率、供应商满意度、用户满意度等。（二）评价方法采购绩效评价可以采用定性评价和定量评价相结合的方法，如指标评分法、