档案材料岗位责任制度

PAGE档案材料岗位责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案材料管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案材料在公司各项工作中的作用，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案材料的形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案材料实行集中统一管理，确保档案材料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案材料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案材料应涵盖公司各项工作的各个方面，保证档案材料的全面性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案材料的安全，防止档案材料泄露。二、档案材料岗位职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案材料管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案材料的集中统一管理，包括档案材料的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全公司档案材料数据库，实现档案材料的信息化管理，提高档案材料的检索和利用效率。4.定期对公司档案材料进行清查、核对，确保档案材料的完整和安全。5.负责组织公司内部档案材料的鉴定、销毁工作，按照国家有关规定办理档案材料的销毁手续。6.开展档案材料的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持和服务。7.对公司各部门的档案材料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案材料管理工作培训和考核。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.负责接收、整理、保管公司各类档案材料，确保档案材料的及时归档和妥善保管。3.按照档案管理的有关规定和标准，对档案材料进行分类、编目、装订等整理工作，保证档案材料的规范化和标准化。4.负责档案材料的信息化录入工作，确保档案材料信息的准确、完整和及时更新。5.严格遵守档案管理的保密制度，不得擅自泄露档案材料内容。6.定期对档案材料进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。7.积极开展档案材料的开发利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务。8.完成档案管理部门交办的其他工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案材料的完整和安全。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案材料移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案材料的清查、核对等工作。4.对本部门员工进行档案材料管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案材料的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、函件等文件材料。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、工作报告、科研成果等材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案材料的信息化管理和检索查询。（四）整理方法1.分类：按照档案材料的来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类等。2.编号：对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案材料目录，包括档案材料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整和装订，确保档案材料的整齐和牢固。四、档案材料的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案材料进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对不同保管期限的档案材料应分别存放，便于管理和查阅。3.对电子档案材料应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全和完整。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）保护措施1.采取有效的防火措施，配备必要的灭火设备，定期检查消防设施的有效性。2.控制档案库房的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.做好防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，对档案材料进行检查，发现虫害及时处理。4.加强防盗措施，安装必要的防盗设备，如监控摄像头、门禁系统等。5.防止档案材料受到光照、灰尘等损害，档案库房应保持清洁，避免阳光直射档案材料。五、档案材料的利用与借阅（一）利用原则1.服务公司各项工作原则：档案材料的利用应紧密围绕公司的中心工作，为公司的决策、管理、生产、经营等提供有力支持。2.依法依规原则：档案材料的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的规章制度，确保档案材料的安全和合法使用。3.方便快捷原则：简化档案材料利用手续，提高档案材料的利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案管理部门查阅档案材料，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案材料的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案材料应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。（三）利用要求1.利用者应爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.未经档案管理部门同意，利用者不得擅自将档案材料带出档案库房或转借他人。3.利用者归还档案材料时，档案管理人员应认真检查档案材料的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。六、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案材料进行鉴定，确保档案材料的保管价值得到准确评估。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案材料的内容、来源、时间、保管期限等因素，综合判断其保管价值。3.集体鉴定原则：档案材料的鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门负责人和档案管理人员共同参与，进行集体讨论和决策。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定和公司的实际情况，制定档案材料的鉴定标准，明确不同类型档案材料的保管期限。2.鉴定方法：采用直接鉴定法，对每一份档案材料进行逐件审查，判断其是否具有保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确定需要销毁的档案材料，档案管理部门应编制销毁清册，详细记录档案材料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实