水利档案工作责任制度

PAGE水利档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司水利档案工作的规范化、科学化管理，确保水利档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥水利档案在公司水利工程建设、管理、运行等各项工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及水利工程规划、设计、施工、运行管理等各个环节所形成的档案资料的管理工作，包括但不限于纸质档案、电子档案等各种载体形式的档案。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》、《归档文件整理规则》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案管理工作实行统一领导，由公司档案管理部门负责统筹协调，各部门按照职责分工，负责本部门水利档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统安全原则确保水利档案内容完整、准确反映水利工程建设与管理的全过程，保证档案的系统性，并采取有效措施保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、检索和利用，以满足公司各项工作对档案信息的需求，提高工作效率。二、组织与职责（一）档案管理领导小组成立公司水利档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各分管副总经理担任副组长，成员包括各部门负责人。领导小组负责全面领导公司水利档案管理工作，研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司水利档案管理工作的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责公司水利档案工作的统筹规划和组织协调，指导、监督各部门的档案管理工作。3.集中统一管理公司重要水利档案，包括水利工程项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、运行管理文件等各类档案资料。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案的管理水平和利用效率。5.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、清点、维护，确保档案的实体安全。同时，做好档案的数字化工作，保障档案信息的安全存储和有效利用。6.组织开展档案的开发利用工作，根据公司工作需要，及时提供档案资料，为水利工程建设、管理、决策等提供服务。7.负责组织档案工作人员的业务培训和考核，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。8.参与公司水利工程项目竣工验收等工作，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行审查，并出具档案专项验收意见。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门水利档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理、移交等工作，并对档案的真实性、完整性和准确性负责。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门日常档案工作的收集、整理、保管和初步编目等工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。兼职档案员应接受公司档案管理部门的业务指导和培训。3.各部门在水利工程建设、管理等工作中，应严格按照档案管理要求，及时形成、积累和整理本部门工作中产生的各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。4.积极配合公司档案管理部门做好档案的整理、归档、保管和利用等工作，按照规定的时间和要求向公司档案管理部门移交档案。三、档案收集（一）收集范围1.水利工程项目前期阶段包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案、水资源论证报告等文件材料。2.设计阶段初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、设计交底记录等设计过程中形成的各类文件。3.施工阶段施工组织设计、施工技术方案、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、单位工程验收记录、工程进度报表等施工过程中产生的文件。4.监理阶段监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理通知单、工程质量评估报告等监理文件。5.运行管理阶段运行管理制度、操作规程、设备维护记录、安全检查记录、水质监测报告、工程运行状况记录、维修养护记录、更新改造项目文件等运行管理过程中形成的文件。6.其他与水利工程相关的文件材料如项目招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函、声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.及时性各部门应按照档案形成规律，及时收集本部门工作中产生的各类文件材料，确保档案资料的时效性。对于重要文件和紧急事项，应在文件形成后及时整理并移交档案管理部门。2.完整性收集的档案应齐全完整，涵盖水利工程建设与管理的各个环节和方面，不得遗漏重要文件材料。同时，要收集与文件相关的附件、附图、补充材料等，保证档案内容的完整性。3.准确性档案内容应真实可靠反映水利工程建设与管理的实际情况，文件材料的字迹应清晰、工整，签字盖章应齐全有效，数据准确无误。（三）收集程序1.各部门兼职档案员负责在日常工作中收集本部门产生的文件材料，并按照档案分类标准进行初步整理。2.兼职档案员定期（每季度末）将整理好的档案移交本部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时返回兼职档案员进行补充完善。3.经部门负责人审核通过的档案，由兼职档案员填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交公司档案管理部门。4.公司档案管理部门收到各部门移交的档案后，应进行认真核对，对不符合要求的档案及时通知移交部门进行整改，直至符合要求为止。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照水利工程建设程序分类分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、运行管理文件等类别。2.按照文件载体形式分类分为纸质档案、电子档案等。对于电子档案，应按照其存储格式和内容进行分类管理。3.按照文件性质和用途分类如工程技术文件、管理文件、财务文件、人事文件等。（三）整理方法1.纸质档案整理装订去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保文件整齐、牢固。分类按照分类标准对文件进行分类，同一类别的文件按照时间顺序或重要程度排列。编号为每份文件或每组文件编制唯一的编号，编号应体现文件的类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。编目填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，准确反映卷内文件的内容和排列顺序。同时，编写卷内备考表，记录卷内文件的整理情况、缺损情况等。装盒将整理好的文件装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写相关信息，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，便于档案的上架和查找。2.电子档案整理分类存储按照分类标准对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，确保电子档案的存储有序。命名规范电子文件的命名应遵循简洁明了、准确反映文件内容的原则，采用“年度+项目名称+文件主题+文件格式”的命名方式，如“2023年XX水利枢纽工程可行性研究报告.docx”。元数据管理建立电子档案元数据管理体系，对电子档案的题名、责任者、日期、格式、大小、密级等元数据进行准确记录和管理，以便于电子档案的检索和利用。备份管理定期对电子档案进行备份，采用异地备份等方式，确保电子档案数据的安全性和完整性。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品投放设备等。（二）保管要求1.档案入库前，应进行严格的检查和整理，确保档案的质量符合要求。对破损、褪色等不符合保管条件的档案，应进行修复或复制后再入库保管。2.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。同时，建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、盒号等信息。3.定期对档案进行检查和清点，一般每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次局部清点。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。4.做好档案库房的温湿度管理，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取通风、除湿、加湿等措施。5.加强对档案库房的安全管理，严格门禁制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。配备必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。6.对电子档案应进行安全存储，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并定期进行数据维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，要做好电子档案的病毒防护工作，安装正版杀毒软件，定期进行病毒查杀。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务公司工作原则档案利用工作应紧密围绕公司水利工程建设、管理、决策等各项工作，为公司提供及时、有效的档案信息服务。3.保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照规定进行严格管理和利用。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到公司档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和收费。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案管理部门印章后方可有效。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保管，以便日后查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括公司内部相关业务专家、档案管理人员等。鉴定小组负责对公司水利档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定标准1.保管期限划分根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。永久保管的档案反映公司重大水利工程建设与管理活动、具有重要历史价值和现实意义的档案，如水利工程项目的审批文件、竣工验收文件、重要技术资料等。长期保管的档案在一定时期内对公司水利工程建设与管理工作有查考利用价值的档案，如工程设计变更文件、施工过程中的重要文件等。短期保管的档案在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，如一般性的工程报表、会议记录等。2.销毁标准对保管期满且确无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，可予以销毁。销毁档案应严格按照规定程序进行，确保档案信息的安全。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期（每[X]年）对库存档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出拟鉴定档案的清单，包括档案名称、形成时间、保管期限等信息。2.鉴定小组对档案鉴定清册进行审查，根据鉴定标准，对每份档案进行逐一分析和判定，确定档案的保管期限和是否需要销毁。3.鉴定小组形成鉴定意见，填写档案鉴定审批表，注明鉴定结论、销毁档案清单等内容，经公司档案管理领导小组审批后生效。4.对批准销毁的档案，档案管理部门应按照规定进行登记造