档案工作责任制度范本

PAGE档案工作责任制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司各项活动的全过程。3.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、征集、接收和整理归档工作，确保档案的齐全完整。4.建立健全档案检索系统，编制各类档案目录和检索工具，方便档案的查询利用。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案库房的管理，做好档案的安全防护工作，确保档案的安全。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。8.积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案整理归档，并移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作。4.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题，并提出改进建议。（三）员工个人职责1.员工应妥善保管好自己在工作中形成的各类文件资料，按照档案管理要求及时整理归档。2.在工作中形成的重要文件资料，应及时移交至本部门兼职档案员或档案管理部门。3.未经批准，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.遵守档案借阅制度，不得将档案转借他人或带出规定场所。5.积极配合档案管理部门的工作，提供与档案相关的信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在行政管理、生产经营、技术研发、财务审计、人力资源等各项活动中形成的文件资料。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司的规划、计划、总结、报告、统计报表等。4.公司的产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.公司的设备档案、仪器仪表档案、基建档案等。6.公司的照片、音像资料、荣誉证书等。7.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行初步整理，剔除无关的资料，确保档案的质量。3.对于重要的文件资料，应采取复印、扫描等方式进行备份，以防原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件资料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用，提高档案管理的效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理档案、生产经营档案、技术研发档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：对纸张较小、零散的文件资料进行装订，确保档案的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案的分类进行存放，确保档案存放有序。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、准确和安全。2.对于破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期对档案架、档案柜等进行擦拭，防止灰尘和污垢对档案的损害。5.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房，确保档案的安全保密。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。3.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。4.严禁个人擅自销毁档案。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人学习、研究等需要查阅档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经本部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。2.档案利用者不得擅自将档案转借他人或带出规定场所。3.档案利用者应在规定的时间内归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化。2.提高档案管理的效率和质量，方便档案的查询、借阅和利用。3.加强档案信息的安全保密工作，确保档案信息的安全。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现存的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速查询和检索。3.档案信息维护：定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保档案信息的准确性和完整性。4.档案信息安全管理：采取必要的安全防护措施，如防火墙、加密技术、用户认证等，确保档案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信息管理系统的操作规程，不得擅自修改系统数据。3.加强对档案信息的备份工作，定期将档案信息备份至移动存储设备或其他存储介质，并异地存放。4.做好档案信息管理系统的安全保密工作，设置不同的用户权限，防止档案信息的泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面。2.档案管理部门应加强对档案管理工作的日常监督检查，及时发现和解决存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核评价内容包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量和效率、档案利用效果等方面。3.考核评价结果作为公司对各部门和员工绩效