建立档案工作责任制度

PAGE建立档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案工作责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的责任界定与管理。（三）档案定义及分类1.档案定义：本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。2.档案分类：行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要，工作计划与总结，规章制度，人事任免、奖惩等文件。业务经营类：涵盖市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发资料、财务报表、审计报告等。项目管理类：包含项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等。技术文档类：如产品设计图纸、工艺文件、技术标准、专利文件等。其他类：如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案等。二、档案工作责任分工（一）档案管理部门职责1.统筹规划负责制定公司档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。对公司档案工作进行整体协调和指导，确保档案工作与公司各项业务工作同步推进。2.制度建设建立健全公司档案管理制度、流程和标准，明确档案工作各环节的职责和要求。定期对档案管理制度进行修订和完善，以适应公司发展和档案管理工作的需要。3.档案收集与整理制定档案收集范围和归档要求，指导各部门做好档案的收集工作。负责接收和整理公司各部门移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理规范、有序。4.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案库房进行检查和维护，对档案进行清点、核对，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。5.档案利用制定档案查阅、借阅制度，为公司各部门和员工提供档案利用服务。对档案利用情况进行登记和统计，跟踪档案利用效果，及时反馈利用过程中存在的问题。6.档案信息化建设推进公司档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统安全稳定运行，数据准确完整。7.培训与监督组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。对各部门档案工作进行定期监督检查，发现问题及时督促整改，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。（二）各部门档案工作责任人职责1.明确专人负责各部门应指定一名档案工作责任人，负责本部门档案工作的组织、协调和管理。档案工作责任人应保持相对稳定，如有变动，需及时做好交接工作。2.档案收集与整理按照公司档案管理部门的要求，负责组织本部门各类文件材料的收集、整理工作，确保文件材料齐全、完整。对收集到的文件材料进行初步分类、整理，定期移交公司档案管理部门。3.档案保管在本部门设置档案保管区域，配备必要的档案保管设备，对本部门保管的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏。同时，协助档案管理部门做好档案库房的安全管理工作。4.档案利用严格按照公司档案查阅、借阅制度，为本部门员工查阅、借阅档案提供便利，并做好登记工作。根据工作需要，及时向档案管理部门提出档案利用申请，配合档案管理部门做好档案利用工作。5.档案保密加强对本部门员工的档案保密教育，提高员工的保密意识，确保档案信息安全。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄密事件发生。（三）员工个人档案工作责任1.文件材料形成员工在工作过程中应及时形成各类文件材料，并确保文件材料的真实、准确、完整。按照公司档案管理要求，对文件材料进行规范整理，交由本部门档案工作责任人统一保管。2.档案利用员工因工作需要查阅、借阅档案时，应按照规定办理相关手续，并在规定时间内归还。不得擅自复制、转借档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.档案保密员工应严格遵守公司档案保密制度，对接触到的档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。如发现档案信息有泄露风险，应及时报告本部门档案工作责任人及公司档案管理部门。三、档案收集与归档（一）收集范围1.公司在行政管理、业务经营、项目管理、技术研发等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应纳入档案收集范围。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、合作文件等，以及收到的外部单位来文、函件等，均应收集归档。3.公司员工在工作中形成的重要文件材料，如工作报告、总结、调研成果、获奖证书等，也应及时收集归档。（二）收集要求1.及时性各部门应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料在形成后一个月内移交至公司档案管理部门。对于重要紧急文件，应随时收集并移交。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。对于文件中的缺页、破损等情况，应及时进行修复或补充。3.准确性文件材料的内容应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全。对于存在错误或疑问的文件，应及时核实更正。（三）归档流程1.部门整理各部门档案工作责任人对收集到的文件材料进行分类、整理，按照公司档案分类标准编制目录清单，并填写档案移交清单。2.移交审核各部门将整理好的档案及移交清单一并移交至公司档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.入库归档经审核合格的档案，由档案管理部门进行编号、编目等处理后，存入档案库房，并在档案管理系统中录入相关信息，完成归档工作。四、档案整理与保管（一）整理原则1.遵循档案形成规律按照文件材料的形成时间、来源、内容等特点，保持文件之间的有机联系，进行分类整理。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）整理方法1.分类根据档案分类标准，对档案进行一级、二级分类。如行政管理类档案可分为综合管理、人力资源管理、行政管理等二级类目；业务经营类档案可分为市场营销、财务管理、供应链管理等二级类目。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号方法可采用“年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023XM001”表示2023年项目管理类档案的第1份文件。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，方便档案的检索和查询。（三）保管期限划分1.永久保管对公司具有重要历史意义、长期查考利用价值的档案，如公司设立、变更、注销文件，公司章程，重大合同协议，重要财务报表等，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般性合同协议、年度工作计划与总结、人事档案等，可根据实际情况确定保管期限。（四）保管要求1.档案库房管理档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。档案架应排列整齐，标识清晰，档案应分类存放，便于查找和管理。2.档案存储介质管理对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据校验和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。同时，建立电子档案存储介质的管理制度，明确存储介质的使用、保管、销毁等要求。3.档案安全防护加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自允许他人进入库房。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。对存在安全隐患的档案，应采取相应的保护措施，确保档案安全。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.合法合规档案利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得利用档案从事违法违规活动。2.服务工作档案利用应紧密围绕公司各项工作开展，为公司决策、业务发展、项目管理等提供有力支持。3.确保安全在档案利用过程中，应采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。（二）利用方式1.查阅公司内部员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经本部门负责人审批后，到公司档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅因工作需要长期使用档案的，可办理档案借阅手续。借阅申请表需经本部门负责人和档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。3.复制对于确需复制的档案，应填写档案复制申请表，经审批后，由档案管理部门按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期、份数等信息。（三）利用登记与统计1.利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用人次、利用档案类别、利用目的分布等，形成统计报表。通过统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案保密与安全（一）保密制度1.保密范围公司档案中涉及商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等敏感信息的，均属于保密范围。具体保密内容包括但不限于公司客户信息、产品配方、财务数据、人事任免等。2.保密措施对保密档案进行标识，明确保密等级和保密期限。保密档案应单独存放，严格限制查阅和借阅权限。加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。在档案利用过程中，对涉及保密内容的档案，应采取相应的保密措施，如限定查阅范围、要求查阅人员签署保密承诺书等。对档案信息的传输、存储、处理等环节，应采取加密等安全技术措施，确保档案信息在传输和存储过程中的安全。（二）安全管理1.安全制度建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，制定档案安全事故应急预案。档案安全管理制度应涵盖档案库房管理、档案存储介质管理、档案信息安全管理等方面的内容。2.安全检查定期对档案库房、档案存储介质、档案信息系统等进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。安全检查应包括防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等方面的内容。3.应急处置制定档案安全事故应急预案，明确应急处置流程和责任分工。一旦发生档案安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.通过档案信息化建设，实现档案信息资源的共享和整合，为公司各部门提供便捷的档案信息服务，支持公司业务决策和发展。（二）信息化系统功能1.档案录入与管理实现档案的电子化录入，包括档案的基本信息、文件内容、附件等。对录入的档案进行分类、编号、编目等管理，确保档案信息的准确性和完整性。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案。同时，支持模糊检索和组合检索功能，提高检索效率。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。通过系统记录借阅情况，便于跟踪和统计档案借阅信息。4.权限管理设置不同的用户角色和权限，对档案信息的访问进行严格控制。只有经过授权的用户才能访问相应的档案信息，确保档案信息安全。5.统计分析对档案利用情况、档案存储情况等进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据维护与备份1.数据维护定期对档案信息管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、数据清理、数据校验等工作，确保数据的准确性和完整性。2.数据备份建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据恢复测试，确保备份数据的可用性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定每年定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的留存价值符合公司实际需求。2.全面审查对档案的内容、来源、形式、保管期限等进行全面审查，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存意义。（二）鉴定组织与程序1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。2.鉴定程序档案管理部门根据档案保管期限，筛选出已到保管期限的档案清单，提交给鉴定工作小组。鉴定工作小组对档案清单中的档案进行逐一审查，查阅档案内容，听取相关业务部门意见，综合评估档案的留存价值。根据鉴定结果，形成档案鉴定意见书，明确哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单对经鉴定可以销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等详细信息。2.审批档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施选择具有资质