单位档案安全工作责任制度

PAGE单位档案安全工作责任制度一、总则（一）目的为加强单位档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护单位正常工作秩序，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体工作人员在档案收集、整理、保管、利用等工作环节中的档案安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防和应对各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则强化档案安全防范意识，建立健全安全管理制度和工作流程，加强日常监督检查，及时发现和消除安全隐患。3.责任明确原则明确各部门及人员在档案安全工作中的职责，做到责任到人，确保各项安全措施落实到位。4.依法管理原则严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作，确保档案管理活动合法合规。二、组织与职责（一）档案安全工作领导小组成立以单位主要领导为组长，各分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案安全工作领导小组。领导小组负责统筹协调单位档案安全工作，研究解决档案安全工作中的重大问题，决策档案安全工作的重要事项。（二）领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案安全工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案安全工作规划和年度计划。2.组织制定和完善档案安全工作制度，监督检查制度的执行情况。3.定期召开档案安全工作会议，分析研究档案安全形势，部署档案安全工作任务。4.协调解决档案安全工作中的重大问题，保障档案安全工作所需的人员、经费、设施设备等资源。5.对档案安全事故进行调查处理，追究相关人员责任。（三）各部门职责1.综合管理部门负责制定和完善档案安全管理制度，组织开展档案安全培训和宣传教育工作。指导、监督各部门的档案安全工作，定期对档案安全工作进行检查和考核。负责档案安全事故的应急处置工作，协调相关部门采取措施，降低事故损失。负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备正常运行，环境条件符合要求。2.档案形成部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的完整与准确。按照档案安全管理要求，妥善保管本部门的档案，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。严格执行档案查阅、借阅制度，履行审批手续，确保档案的安全使用。对本部门工作人员进行档案安全培训，提高安全意识和操作技能。3.信息技术部门负责档案信息化系统的安全建设和维护，保障档案数据的安全存储和传输。制定档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等技术措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和修复安全漏洞。协助档案管理部门做好档案数字化工作中的安全保障工作。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案归档范围和保管期限的规定，及时收集本部门形成的各类档案。2.收集的档案应齐全完整、真实准确，不得遗漏重要文件和资料。3.对电子档案的收集，应确保数据的完整性和可读性，及时进行备份。（二）整理要求1.档案整理人员应严格按照档案整理规则和分类标准进行操作，确保档案整理规范有序。2.对纸质档案的整理，应做到装订牢固、编目准确、装盒规范；对电子档案的整理，应进行分类存储、建立索引，便于查询和利用。3.在档案整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点建设，远离火源、水源和污染源。2.库房应配备必要的设施设备，如消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备、防盗报警设备等，并定期进行检查和维护，确保正常运行。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。4.库房应设置专人负责管理，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.对纸质档案应采用符合国家标准的档案装具进行存放，不得使用易腐蚀、易破损的材料。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行异地备份，确保数据的安全性。4.对重要和珍贵档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、加密存储等。（三）温湿度控制1.库房应配备温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度变化情况。2.根据档案保管要求，合理控制库房内的温度和湿度。一般情况下，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施，如通风、除湿、加湿等。（四）防火防盗1.库房应安装防火、防盗报警装置，并与单位的安全监控系统联网，确保实时监控。2.库房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等危险物品，严禁明火作业。3.档案管理人员应熟悉消防器材的使用方法，定期组织消防演练，提高应急处置能力。4.加强库房门窗的防护，安装防盗门窗、门锁等设施，确保库房安全。（五）防虫防鼠1.库房应采取有效的防虫防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。2.定期对档案进行检查，发现虫害和鼠害迹象时，应及时采取措施进行处理，防止档案受损。五、档案利用安全（一）查阅借阅制度1.建立健全档案查阅借阅制度，明确查阅借阅的范围、审批程序、登记手续等。2.单位内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。3.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，经单位分管领导审批后，方可查阅。查阅重要档案需经单位主要领导批准。4.档案借阅应严格履行借阅手续，借阅期限一般不得超过规定时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。5.档案查阅借阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全使用。（二）利用场所管理1.设立专门的档案查阅利用场所，配备必要的桌椅、照明设备等，为查阅人员提供良好的查阅环境。2.查阅利用场所应保持整洁、安静，严禁吸烟和使用明火。3.查阅利用场所应安装监控设备，对查阅利用过程进行全程监控，防止档案丢失和损坏。（三）数字化利用安全1.档案数字化过程中，应采取有效的安全措施，确保数据的安全。如对数字化设备进行加密处理、对数据进行备份等。2.数字化档案的利用应遵循相关规定，严格控制访问权限，防止数据泄露。3.定期对数字化档案进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。六、档案安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全工作进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括档案库房设施设备、档案存储状况、温湿度控制、防火防盗防虫防鼠措施、查阅借阅登记等方面。3.检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况。（二）不定期抽查1.档案安全工作领导小组应不定期对档案安全工作进行抽查，及时发现和解决档案安全工作中存在的问题。2.抽查内容可根据实际情况进行确定，重点检查档案安全制度的执行情况、档案管理的关键环节等。（三）隐患排查与整改1.建立档案安全隐患排查治理机制，对检查和抽查中发现的安全隐患进行及时排查和分析。2.针对安全隐患，应制定切实可行的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。3.整改完成后，应进行复查，确保安全隐患得到彻底消除。对因整改不力导致安全事故的，将追究相关人员的责任。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据档案安全工作实际情况，定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，演练内容包括火灾、水灾、网络安全事故等方面。2.通过应急演练，检验应急预案的可行性，提高档案管理人员的应急处置能力和协同配合能力。3.演练结束后，应对演练效果进行评估，针对演练中存在的问题及时进行改进。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，迅速组织人员进行抢险救援，保护档案实体和信息安全。2.及时向上级主管部门报告事故情况，配合有关部门进行调查处理，如实提供相关信息。3.对事故造成的损失进行评估，采取措施进行恢复和重建，尽量减少事故对单位工作的影响。八、档案安全培训与宣传教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容应包括档案安全法律法规、安全管理制度、操作技能、应急处置知识等方面。（二）培训实施1.定期组织档案安全培训，培训对象包括档案管理人员、各部门兼职档案员及其他涉及档案管理工作的人员。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。3.建立培训档案，记录培训人员、培训内容、培训时间等信息，作为员工考核和晋升的参考依据。（三）宣传教育1.开展档案安全宣传教育活动，通过内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，宣传档案安全知识，提高全体员工的安全意识。2.结合“国际档案日”等活动，组织开展形式多样的档案安全宣传活动，营造良好的档案安全工作氛围。九、档案安全工作考核与奖惩（一）考核内容1.档案安全工作考核内容包括档案安全制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况、档案利用服务水平、安全检查与隐患排查整改情况等方面。2.建立档案安全工作考核指标体系，对各部门和档案管理人员的档案安全工作进行量化考核。（二）考核方式1.档案安全工作考核采用定期考核与不定期考核相结合的方式进行。2.定期考核每年进行一次，由档案管理部门组织实施；不