企业档案管理员责任制度

PAGE企业档案管理员责任制度一、总则（一）目的为了加强企业档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为本企业的生产、经营、管理等各项活动提供可靠的依据和支持，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本企业内所有涉及档案管理工作的员工，包括但不限于档案管理员、各部门兼职档案员等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则企业档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享，避免分散保存导致的管理混乱和资源浪费。2.真实性原则档案内容必须真实反映企业各项活动的实际情况，严禁虚假记录或篡改档案信息。3.完整性原则全面收集企业在生产、经营、管理等各个环节中形成的各类档案，保证档案资料的齐全完整，不得遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便于利用原则档案管理应遵循便于查找、调阅和利用的原则，合理分类、编号和存储，提高档案利用效率。二、档案管理员职责（一）档案管理规划与制度建设1.根据国家有关档案管理的法律法规和企业实际情况，制定档案管理工作计划和规章制度，报经企业领导批准后组织实施。2.定期对档案管理制度进行评估和修订，确保制度的科学性、合理性和有效性，适应企业发展和档案管理工作的需要。（二）档案收集与整理1.负责收集企业各部门在日常工作中形成的各类文件、资料、图表、声像等档案材料，确保档案来源的广泛性和完整性。2.对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理规范要求，便于存储和查找利用。3.指导各部门兼职档案员做好档案收集和初步整理工作，定期检查其工作情况，确保各部门档案收集工作的质量。（三）档案保管与维护1.按照档案保管要求，建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案实体安全。2.对档案进行科学分类存放，建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便快速查找和调阅档案。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案数量准确、内容完整，发现问题及时处理，并做好记录。4.负责档案的数字化工作，将重要档案进行扫描、存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。（四）档案利用与服务1.建立档案利用制度，规范档案查阅、借阅流程，为企业内部各部门和人员提供档案查阅、借阅服务，确保档案利用的合法性、合理性和规范性。2.根据企业生产、经营、管理等工作需要，及时提供相关档案资料，为企业决策、项目申报、纠纷处理等提供有力支持。3.积极开展档案编研工作，对档案信息进行深加工，编写企业大事记、组织沿革、专题资料汇编等编研材料，为企业发展提供历史借鉴和参考依据。（五）档案安全管理1.严格执行档案安全保密制度，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全保密意识，防止档案信息泄露。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，能够迅速采取有效措施，保护档案安全。3.对档案库房的温湿度、空气质量等环境条件进行监测和调控，确保档案保存环境符合要求。（六）档案统计与分析1.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行详细记录，定期进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。2.根据档案统计结果，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，及时采取措施加以改进，不断提高档案管理水平。三、各部门兼职档案员职责（一）档案收集与初步整理1.负责本部门日常工作中形成的各类文件、资料的收集、整理工作，确保档案材料的齐全完整。2.按照档案分类标准，对本部门档案进行初步分类、编号，编制简单的目录清单，定期将整理好的档案移交企业档案管理员。（二）档案保管与移交1.在本部门内妥善保管档案资料，防止档案丢失、损坏。2.配合企业档案管理员做好档案清查、核对工作，及时提供相关信息。3.当本部门档案保管期限届满或不再需要保存时，按照规定及时移交企业档案管理员进行集中处理。（三）档案利用协助1.根据本部门工作需要，协助档案管理员查找、调阅相关档案资料，提供必要的利用服务。2.在利用档案过程中，严格遵守档案利用制度，不得擅自涂改、转借、销毁档案。四、档案管理流程（一）档案收集1.各部门兼职档案员按照档案收集范围和要求，定期收集本部门形成的档案材料，填写档案收集清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，兼职档案员应及时跟踪收集，并确保档案材料的完整性和准确性。3.收集到的档案材料应在规定时间内移交企业档案管理员，交接双方需办理交接手续，签字确认档案数量和状态。（二）档案整理1.文件级整理档案管理员收到移交的档案后，首先进行文件级整理。按照文件的形成时间、来源、内容等因素，对每份文件进行分类、编号、编目等处理。编号应遵循唯一性原则，编目内容包括文件题名、责任者、日期、文号、页数等。2.分类组卷根据档案的性质、内容等进行分类，将相关文件组成案卷。分类应科学合理，便于管理和查找利用。组卷时应注意保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点。3.装订编目对整理好的案卷进行装订，去除金属物等影响档案保存的物品。装订应牢固整齐，不影响档案内容的阅读和查阅。同时，编制案卷目录，注明案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息。（三）档案保管1.库房管理档案管理员将整理好的档案按照分类存放至档案库房，合理安排架位，确保档案存放有序。定期对档案库房进行清洁、通风、除湿等维护工作，保持库房环境整洁、适宜。2.档案上架按照档案上架顺序，将档案逐卷放入指定架位，并在档案存放位置做好标识，便于快速查找。同时，建立档案存放位置索引，记录档案所在架位、层号等信息。3.定期盘点每月对档案进行一次小盘点，核对档案数量、存放位置等信息；每年进行一次全面盘点，确保档案账实相符。盘点过程中发现问题及时记录并查明原因，采取相应措施进行处理。（四）档案利用1.查阅申请企业内部人员因工作需要查阅档案时，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理员。2.查阅审批档案管理员收到查阅申请表后，对查阅申请进行审核，确保查阅目的合理、合法。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需报经企业分管领导审批。3.查阅服务经审批同意的查阅申请，档案管理员按照规定为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅申请因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理员审核后，报企业分管领导批准。5.借阅管理档案管理员按照批准的借阅申请，向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由企业分管领导担任组长，档案管理员、各部门负责人等为成员。负责对企业档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定和企业实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定时应综合考虑档案的内容价值、历史意义、现实利用需求等因素。3.鉴定程序档案鉴定工作小组定期对到期档案进行逐卷鉴定，填写档案鉴定意见书，注明档案的保管期限、鉴定意见、销毁建议等。对于拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报企业领导批准。4.销毁实施经批准销毁的档案，由档案管理员会同相关部门指定专人进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。严禁将拟销毁档案出售或转让给其他单位或个人。五、档案管理监督与考核（一）监督机制1.企业内部审计部门定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的规范性、档案安全保管措施的落实情况等，发现问题及时提出整改意见。2.企业档案管理部门定期对各部门兼职档案员的工作进行检查和指导，发现问题及时纠正，并将检查结果纳入部门档案管理工作考核范围。（二）考核办法1.建立档案管理工作考核指标体系，对档案管理员和各部门兼职档案员的工作进行量化考核。考核指标包括档案收集完整性、整理规范性、保管安全性、利用服务质量、统计分析准确性等方面。2.考核周期为每年一次，由企业档案管理部门负责组织实施。考核采取自评、互评和上级评价相结合方