严格落实档案责任制制度

PAGE严格落实档案责任制制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案责任制制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关责任界定与管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司/组织档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责集中管理，各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理和保管，并接受综合管理部门的监督指导。2.完整准确原则档案的形成应保证内容完整、准确反映各项工作的真实情况，避免遗漏重要信息。3.安全保密原则确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查找和利用，以满足公司/组织各项工作对档案的需求。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责集中管理本公司/组织的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，对档案进行统一编号、分类、整理、编目和上架保管。3.指导和监督各部门的档案工作，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案查阅、借阅等服务，积极开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题文件汇编等资料。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案实体安全。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的形成、收集、整理和移交工作。2.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门日常档案的收集、整理和保管工作，并按照规定时间将整理好的档案移交综合管理部门。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，及时提供档案利用所需的相关资料和信息。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案整理规范、排列有序、标识清晰。3.做好档案的借阅登记、归还检查等工作，严格按照规定程序办理档案借阅手续，及时催还到期借阅档案。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案账实相符。5.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数字化录入、存储和管理工作。三、档案形成与收集（一）文件材料的形成1.公司/组织内各部门在各项工作活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，包括纸质文件、电子文件等。2.文件材料的形成应符合国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织内部的规定要求，使用规范的书写材料和格式。（二）档案收集范围1.文书档案涵盖公司/组织各类会议文件、请示报告、批复、通知、决定、合同协议、工作计划与总结、统计报表等。2.科技档案包括科研项目立项文件、研究报告、实验数据、技术图纸、工艺文件、设备档案等。3.人事档案包含员工履历表、劳动合同、考核评价材料、培训记录、奖惩材料、工资福利等相关资料。4.财务档案如会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。5.业务档案根据各业务部门特点，收集与业务活动相关的合同、订单、客户资料、业务记录等档案。（三）收集要求1.各部门兼职档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行收集整理，确保无遗漏。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，并在规定时间内移交综合管理部门。3.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。3.人事档案按照类别个人进行分类。4.财务档案按照会计年度类别进行分类。5.业务档案根据业务特点制定相应的分类方案。（三）整理方法1.文书档案对收集到的文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。按照分类标准进行排列，编页号，填写卷内文件目录。编制案卷封面，填写案卷题名、年度、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数等信息。按照案卷顺序号进行装盒，并在盒脊上填写相关信息。2.科技档案对项目文件材料进行分类组卷，同一项目的文件应集中整理。编制项目文件目录，标注文件编号、题名、日期、页号等。绘制项目竣工图，确保图面清晰、准确。建立项目档案卷内备考表，记录项目档案的整理情况和相关说明。3.人事档案对员工档案材料进行分类排序，按照档案类别依次排列。编写档案目录，标注每份材料的名称、日期、页码等。对档案进行装订或装盒保管，确保档案整齐有序。4.财务档案按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理。会计凭证应按月装订成册，填写封面和封底信息。账簿应按照年度整理，编写账簿目录。报表应按照时间顺序排列，并编制报表清单。5.业务档案根据业务流程和分类方案，对业务文件进行分类整理。建立业务档案索引，方便查找和利用。对于重要业务档案，可单独成册或装盒保管，并标注相关标识。五、档案保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现档案有破损、褪色、霉变等情况应及时采取措施进行修复或处理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。3.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案保密1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对档案信息进行保密。2.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案内容。3.在档案利用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要可查阅、借阅档案，外部单位因特殊原因需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部员工查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位查阅档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经公司/组织领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复制。3.借阅的档案应按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，从档案的内容、价值、保管期限等方面进行综合评估，确定档案是否失去保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对拟鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定结论。4.对确定失去保存价值的档案，编制档案销毁清册，经公司/组织领导批准后进行销毁。（四）销