乡镇档案工作责任制度

PAGE乡镇档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案工作的规范化、制度化建设，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇机关各部门、所属各单位以及村（社区）的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则乡镇档案工作实行统一领导，由乡镇党委、政府指定专人负责档案管理工作，并对所属各部门、各单位的档案工作进行监督和指导。各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案人员，负责本部门、本单位的档案收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统安全原则档案工作人员要认真履行职责，确保档案的形成、积累、整理和归档工作及时、准确、完整，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案工作要以服务乡镇各项工作为宗旨，遵循便于利用的原则，科学整理档案，建立健全档案检索体系，为档案的查阅和利用提供便利条件。二、档案工作职责（一）乡镇档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇档案工作的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责集中统一管理本乡镇机关各部门、所属各单位以及村（社区）的各类档案，对档案工作进行监督、检查和指导。3.负责制定本乡镇档案工作发展规划和年度工作计划，组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案工作人员的业务素质和广大干部群众的档案意识。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，积极开发档案信息资源，为乡镇各项工作提供档案服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化，建立健全档案数据库，实现档案信息资源的共享和利用。6.负责对本乡镇档案工作中的重大问题进行研究和决策，协调解决档案工作中的困难和问题。（二）乡镇机关各部门、所属各单位职责1.贯彻执行本乡镇档案工作的规章制度和业务规范，明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案人员，负责本部门、本单位的档案工作。2.负责组织本部门、本单位档案的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统，并按照规定的时间和要求向乡镇档案管理部门移交档案。3.负责建立健全本部门、本单位的档案管理制度，加强对档案的日常管理，做好档案的安全保管和保密工作。4.积极配合乡镇档案管理部门开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本部门、本单位干部群众的档案意识。5.负责本部门、本单位档案的查阅和利用工作，按照规定的程序和要求为其他部门、单位以及社会公众提供档案服务。（三）村（社区）职责1.贯彻执行本乡镇档案工作的规章制度和业务规范，明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案人员，负责本村（社区）的档案工作。2.负责组织本村（社区）档案的收集、整理、归档工作，重点收集和整理涉及农村土地承包、宅基地审批、计划生育、民政优抚、财务收支等方面的档案，确保档案的完整、准确、系统，并按照规定的时间和要求向乡镇档案管理部门移交档案。3.负责建立健全本村（社区）的档案管理制度，加强对档案的日常管理，做好档案的安全保管和保密工作。4.积极配合乡镇档案管理部门开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本村（社区）干部群众的档案意识。5.负责本村（社区）档案的查阅和利用工作，按照规定的程序和要求为村民以及其他部门、单位提供档案服务。（四）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守本乡镇档案工作的规章制度和业务规范。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案工作的质量和效率。3.加强对档案的日常管理，做好档案的安全保管和保密工作，定期对档案进行检查和维护，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务素质和工作能力。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化，建立健全档案数据库，实现档案信息资源的共享和利用。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为乡镇各项工作提供档案服务。7.完成领导交办的其他档案工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇机关各部门、所属各单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料、图表、声像等资料，包括上级机关下发的文件、本部门制定的政策法规、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表、财务账目、人事档案、业务档案等。2.村（社区）在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料、图表、声像等资料，包括村规民约、村民会议记录、财务收支凭证、土地承包合同、宅基地审批文件、计划生育档案、民政优抚档案等。3.乡镇举办的各类重大活动、重要项目形成的具有保存价值的文件、材料、图表、声像等资料，包括活动方案、领导讲话、会议纪要、照片、录像、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集的责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的档案资料，并进行分类整理。2.档案收集要做到全面、完整、及时，确保档案资料的真实性、准确性和系统性。对重要的文件、材料、图表、声像等资料要进行备份，防止丢失。3.村（社区）应加强对档案收集工作的组织领导，明确专人负责档案收集工作，定期对本村（社区）的档案资料进行收集整理，确保档案资料的完整、准确、系统。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的门类、载体和保管期限进行分类整理，同一门类、载体的档案应集中整理，不同保管期限的数据应分别整理。3.档案整理应采用统一的分类标准和编号方法，确保档案的系统性和规范性。（四）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，并编制档号。2.科技档案的整理按照项目、专业、阶段进行分类，编制科技文件材料目录，装订成册，并编制档号。3.会计档案的整理按照会计年度、保管期限进行分类，编制会计档案目录，装订成册，并编制档号。4.声像档案的整理按照载体、内容、时间进行分类，编制声像档案目录，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并编制档号。5.实物档案的整理按照实物类别、时间进行分类，编制实物档案目录，注明实物名称、来源、时间、保存期限等信息，并编制档号。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理行业标准为依据，结合本乡镇档案工作的实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合分析档案的保存价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.严格掌握档案的保管期限，既要防止档案的过早销毁，又要避免档案的过度保存，做到既保证档案的完整性，又便于档案的管理和利用。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由乡镇档案管理部门负责人、各部门档案管理人员以及相关业务人员组成，负责对档案的保存价值进行鉴定。2.档案鉴定小组按照档案的保管期限表，对档案进行逐件审查，提出鉴定意见，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满的档案，档案鉴定小组应进行复查，对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报乡镇分管领导批准后予以销毁。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映本乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是反映本乡镇一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。（四）保管要求1.档案保管应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的统计与编研（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的数量、年度归档数量、保管期限分布等。2.档案的利用情况统计，包括档案查阅人次、查阅档案数量、利用效果等。3.档案保管设备统计，包括档案柜数量、库房面积、温湿度控制设备等。（二）统计要求1.档案管理人员应建立健全档案统计制度，定期对档案的数量、利用情况、保管设备等进行统计，并填写统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠，统计方法科学合理。3.档案统计报表应及时报送乡镇档案管理部门负责人审核，并按照规定的时间和要求上报上级档案管理部门。（三）编研内容1.编写乡镇大事记，记录本乡镇重要事件、重要会议、重要决策等。2.整理乡镇组织沿革，包括乡镇机构设置、人员编制、领导任职等情况。3.汇编重要文件资料，如本乡镇制定的政策法规、重要会议文件、领导讲话等。4.开展专题编研，如围绕本乡镇重点工作、重大项目等开展专题研究，编写专题资料。（四）编研要求1.档案编研工作应紧密围绕乡镇各项工作的需要，注重实用性和针对性，为乡镇领导决策、工作查考、历史研究等提供有力支持。2.编研人员应认真收集、整理和分析档案资料，确保编研成果的真实性、准确性和系统性。3.编研成果应采用规范的格式和文字表述，内容丰富、形式多样，具有较高的质量和价值。4.编研成果应及时报送乡镇档案管理部门负责人审核，并按照规定的时间和要求进行发布和利用。六、档案的利用与公布（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和档案管理的规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.方便利用原则档案管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高利用效率，为档案利用者提供便利条件。3.安全保密原则档案利用应严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全和保密，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.本乡镇机关各部门、所属各单位因工作需要查阅档案的，可按照规定的程序和要求到乡镇档案管理部门查阅档案。2.村（社区）因工作需要查阅档案的，可按照规定的程序和要求到乡镇档案管理部门查阅档案，也可在本村（社区）档案管理人员的协助下查阅本村（社区）的档案。3.其他单位和个人因工作需要查阅档案的，应按照规定的程序和要求向乡镇档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。3.查阅档案如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序和要求办理复印或摘录手续。4.查阅档案如需借出档案的，应经乡镇分管领导批准，并办理借出手续，借出期限一般不得超过7天，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。（四）公布方式1.档案公布应严格遵守国家有关法律法规和档案管理的规定，确保档案公布的合法性和规范性。2.档案公布可采用多种方式，如在乡镇政务公开栏公布、在乡镇网站发布、编印档案资料汇编等。3.档案公布应注明档案的来源、保管期限、查阅方式等信息，确保档案公布的真实性和准确性。七、档案工作的监督与检查（一）监督检查主体1.乡镇档案管理部门负责对本乡镇机关各部门、所属各单位以及村（社区）的档案工作进行监督检查。2.上级档案管理部门负责对本乡镇档案工作进行监督检查，并对发现的问题提出整改意见。（二）监督检查内容1.档案工作规章制度的执行情况，包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等工作环节的执行情况。2.档案工作责任制的落实情况，包括档案管理部门、各部门、各单位以及档案工作人员的职责履行情况。3.档案的完整、准确、系统情况，包括档案的收集范围、整理质量、保管期限划分等情况。4.档案的安全保管情况，包括档案库房设施设备、温湿度控制、防火防盗等情况。5.档案信息化建设情况，包括档案数据库建设、档案信息资源共享等情况。（三）监督检查方式1.定期检查乡镇档案管理部门应定期对本乡镇机关各部门、所属各单位以及村（社区）的档案工作进行检查，每年不少于一次，并填写检查记录。2.不定期抽查乡镇档案管理部门应不定期对本乡镇机关各部门、所属各单位以及村（社区）的档案工作进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见。3.专项检查根据上级档案管理部门的要求或本乡