基础性档案编研材料培训

基础性档案编研材料培训教程目录

一、全宗介绍二、大事记三、组织沿革四、基础数字汇编五、专题汇编

一、全宗介绍（一）什么是全宗？

全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位是指立档单位，也称为全宗构成者。（二）全宗介绍的定义与作用

1、定义全宗介绍又称“全宗指南”，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。

2、全宗介绍的作用

向利用者介绍和报道有关某一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。（三）全宗介绍的编写

1、全宗介绍的结构（一）封面（二）正文

a.全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等

b.全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况介绍

c.全宗档案内容基本情况（三）备注

2、封面项目的填写

3、正文的编写

（1）单位简介

一般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。需要注意的一些基本要求：

a.单位名称一般用全称，也可以在全称后面用加注通用简称。

例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）

本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。

b.重要时间

需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名和撤消时间；内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。

c.主要职能

要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务

d.隶属关系

具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。大家有疑问的，可以询问和交流可以互相讨论下，但要小声点

e.主要负责人名单

反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。

f.本单位内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。

1内部一级机构的名称。

2内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。

3内部一级机构的主要职能。

4内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

g.其它

1涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。

2本单位改组和撤消的原因。4、备注的编写

1本全宗介绍的编制情况

2有关全宗内档案的补充说明。

a全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。

b全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。

c其它有关问题的说明。

5、编写中要注意的其他问题

a本单位简介要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右。

b全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。

c要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。

d行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。

二、大事记

（一）大事记的定义大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。

（二）大事记的特点大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。（三）大事记的结构

由封面、正文两部分组成

1封面：大事记名称：单位名称+“大事记”大事记起止年度：全宗号：编制单位：编制时间：

2大事记正文，由大事时间和大事记述两部分组成。大事记正文应包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。（1）题名包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。例如：

中共天津市委机关大事记

1949年3月——2009年3月

天津市委机关档案室编（2）前言说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性或本机关），材料来源（档案室藏档案或走访、回忆）（3）目录凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应列为目录条目。（4）正文包括大事记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。（5）附录一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记可以不设附录。（四）大事记记述的范围

大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。

1、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；

2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；

3、本机关重大的组织机构调整和人事任免；

4、本机关发布的重大决定、决议事项；

5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；

6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；

7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；

8、上级领导来机关视察的情况；

9、本机关先进人物的事迹；

10、各类重大事故；

11、重要的外事活动

12、在业务职能活动中发生的大事、要事。（五）大事记正文的格式：

注：▲（黑色实心三角）表示已知月份，日子不清楚的，放在当月的最后

▲▲表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后（六）大事记记述要素总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）（七）编写大事记的其他要求1编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；2其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；3摘录应该列入大事记年表的事实；4对摘录的事实进行审核；5按计划排列大事，组成完整的系统。

大事记范文天津市环境保护大事记

2008年4月—6月

天津市环保局档案室编四月

2日，市环保局党组副书记、局大讨论活动办公室主任刘永强率市环保局机关16个处室及有关直属单位的主要负责同志，先后到市国土房管局、市规划局进行学习。这次学习活动是市环保局在“解放思想、干事创业、科学发展”大讨论活动中采取请进来、走出去学习的又一重要举措，为下一步有针对性地实施工作整改，全面提高思想水平和工作水平奠定了基础。

10日，严定中局长到辐射所检查奥运核与辐射安全管理及反恐应急准备工作。辐射所主要负责同志汇报了“迎奥运”辐射安全管理重点工作和反恐应急工作情况。严局长肯定了辐射所在“迎奥运”辐射安全管理方面所做的工作，并对进一步做好工作提出要求。

25日，市环保局组织了演习代号为“安保２号”核与辐射反恐应急演习，其目的是锻炼队伍、测试信息沟通时间、反应速度、应变能力及各战斗小组独立作战能力。

五月

6日，《天津新技术产业园区华苑产业区国家生态工业示范园区建设规划》通过国家论证。该规划通过专家论证后，华苑产业区将抓紧落实生态重点项目建设，建立和完善生态保障体系，力争2至3年建成国家生态工业示范园区。

10-11日，环保部生态司朱广庆副司长一行4人到大港区、西青区进行调研，朱广庆副司长对大港区、西青区环境优美乡镇创建工作给予了充分肯定，并提出了三点建议。

六月

5日，市长黄兴国在《天津日报》、《今晚报》等本市主要媒体，发表题为《建设生态文明创建绿色奥运》的纪念“六五”世界环境日致词，号召全市人民积极行动起来，大力倡导生态文明的观念，以崭新的面貌迎接绿色奥运。

9日，市环保局组成的对口支援四川茂县灾区环境监测工作队出发仪式在市环保局大院举行。市环保局局长严定中向环境监测工作队下达了出发令并将队旗交到工作队领队——市环境监测中心副主任陈向党同志手中，两辆载着由市环境监测中心、南开及北辰区环保局的环境监测专家组成的7人工作组和监测仪器的车辆驶向灾区，市环保局领导同志及局系统200余人为监测队伍送行。三、组织沿革

（一）组织沿革的定义

组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种档案参考资料。（二）组织沿革的内容

1、机关、地区或系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围，即机关性质和职能；

2、隶属关系；

3、人员编制编制及发展情况；

4、内部机构设置和变化情况；

5、领导成员的组成及发展变化情况。（三）组织沿革的结构组织沿革包括封面和正文两部分

1、封面：

天津市南开区档案局组织沿革

1959年至2009年全宗号：04号天津市南开区档案局

2009.52、正文：

天津市南开区××局组织沿革

(一)机关简介主要介绍机关成立时间、办公地址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况如：天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照XX文件精神，于一九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，两个牌子，机构改革中区档案局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单位,

承担着全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制23人,

内设办公室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。

南开区档案局(馆)座落在南开区二纬路22号，

面积1560平方米，其中办公面积660平方米，库房面积900平方米。目前馆藏档案达到131个全宗，

16种门类，10万余卷，资料6000余册。其中我馆征集的清代和民国时期、解放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为档案界珍品。档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。

四、基础数字汇编（一）基础数字汇编的概念、特点和作用1．概念：基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。2．基础数字汇编的特点是：内容集中、形式灵活、利用方便。3．它有以下三方面的作用：

a基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。

b举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。

c基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。（二）基础数字汇编的种类和形式1．基础数字汇编的种类有：

序号

划分标准

种类

（1）从反映的空间范围分有一个地区、一个系统和一个单位的（2）从反映时间上分有一年、多年、某一阶段或某一时间段的（3）从内容上分有综合性和专题性的2.基础数字汇编的形式有：

序号

形式

（1）文字记述式（2）图表式图示式/表格式（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法1．文字记述式它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的优点是采用文字阐述，便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。它由“标题”、“前言”、“数列”和“说明”四个部分构成。部分构成说明1标题（汇编名称）它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容2前言简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断，材料的来源和完整准确程度3数列由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象所含的方面）、统计数值四个方面组成4说明简要说明本汇编所需说明的问题

文字记述式基础数字汇编示例1

文字记述式基础数字汇编示例2

2．表格式是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，优点是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是：（1）根据客观需求，选定栏目，制作表格；（2）摘录数据，填人表格；（3）按照一定题目汇集成册。表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：序号表格种类说明1时间数列表反映在同一空间条件下，不同时间上的某项或某几项统计数列的表格2空间数列表反映在同一时间条件下，不同空间范围某项或某几项统计数列的表格3时空数列结合表反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格

表格式基础数字汇编示例3．图示式是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的优点是形象直观，一目了然。图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握，以下介绍三种。A.直方图直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），纵轴（右）表示比率。B.折线图

折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接而成，也可用组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。有些分组很简单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标图。C.饼图饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干份，每一份代表一定的数量关系的图形。（四）基础数字汇编的编写要求编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题：序号问题说明1.目的性确定汇编的总题目和具体文、图、表的标题，必须有明确的目的。项目、指标不可滥设，应根据不同机关、单位一定的需要和目的，选择对社会和经济活动有价值的基本项目和指标。并根据目的确定采用文字记述式还是表格式或图示式。2.真实性指标数值必须以单位正式上报的统计数字为基准，做到准确无误，不可掺入臆断和估计的成分。3.对应性文字记述的数列中，统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。注：如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。封面上中部写标题，下中部写编者和时间；封面后首页为前言或编辑说明，其次为目录。4.可比性指标数值的计量单位和标列方法，必须可供比较（1）当表列指标数值都以同一单位计量时，应将计量单位标写在表的右上角；（2）当同栏指标数值以同一单位计量，而各栏计量单位不同时，则应将计量单位标写在各纵栏标题的下方或右侧；（3）当同行统计资料以同一单位计量，而各行的计量单位不同时，则可在横行标题后添列一计量单位栏，用以标写各行的计量单位；（4）坐标图的纵、横轴的计量单位，分别列于纵、横轴外侧中部轴名之下。五、档案专题汇编（一）定义

专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。（二）特点

1、专题性强专题汇编以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起，具有很强的专题性。如：安全部门编制的《安全生产操作规程汇编》就是这种专题性很强的汇编。

2、形式多样可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如：《人员任免汇编》、《荣誉汇编》、《制度汇编》、《标准汇编》、《会议记录汇编》、《质量管理文件汇编》、《计划总结汇编》等等。

3、密级不宜过高专题汇编应是反映本单位某一方面情况，单位广大人员都可以利用到的一种汇编，因此密级不易过高，即尽量不选取涉密文件。（二）编制方法和要求

1、选题有针对的选取工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准、计划总结、获奖表彰等档案材料，从专题角度出发，形成《发文汇集》、《会议记录汇编》、《人员任免汇编》、《荣誉汇编》、《计划总结汇编》、《标准汇编》和《质量管理文件汇编》等多种类型的档案专题汇编，便于平时的查阅利用。

2、选材选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。选用重份原始文件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。

3、校对为保证档案编研成果的严肃性、权威性，做好加工编辑工作，特别是文字校勘。另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件上注明归档原件的档号，以方便利用。

4、编排专题汇编的编纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定，结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。

5、审核方面专题汇编的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果，实际都是利用有关科技档案编制而成，内容涉及技术秘密、技术诀窍，甚至自主知识产权等，一定要进行严格的审核，控制使用的范围。（三）几种常见的专题汇编的编写

1、文件汇编：是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存两份）。文件汇编的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。对于发文比较少的单位，可以一年编一本文件汇编。对于发文比较多的单位，可以一年遍几本。假如有必要编几本的，可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。

文件汇编示例2、计划总结汇编：是将本单位一定年限（10—20年）的年度计划总结按时间先后顺序汇集而成的一种基础性编研材料。在最前面编有目录、每页编写页号，装订成册，以方便日常查阅利用。原则上每个单位可将自单位形成之日起，每年的年度计划总结都列入计划总结汇编，满10年或20年可以装订为1册，并在封面上标注起止年代。在实际操作中，也可以只汇总近10年的计划总结。3、制度汇编：为规范本单位工作人员言行举止，方便日常工作管理而制定的针对不同部门、不同职责的个体的规范准则汇编。可以下发给每位职工并作为管理依据使用。（1）封面标注“制度汇编”和编写单位和时间（2）前言一般体现出制定该汇编的目的意义（3）目录中首先反映不同岗位的职责、其次是不同部门的具体制度