机关单位档案管理制度及流程

机关单位档案管理制度及流程机关单位档案是机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关工作查考、经验总结、历史研究的重要依据。为规范和加强机关单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规，结合机关工作实际，特制定本制度及流程。一、档案管理制度（一）总则1.管理宗旨：档案管理工作旨在维护机关历史真实面貌，服务当前工作，为机关决策提供参考，为各项事业发展积累历史资料。2.基本原则：档案管理遵循统一领导、分级负责、科学整理、安全保密、依法利用的原则。3.适用范围：本制度适用于机关单位各部门在工作中形成的各类应归档文件材料的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。（二）管理机构与职责1.领导责任：机关单位应明确一位领导分管档案工作，将档案工作纳入机关整体工作计划和考核范围。2.档案管理部门：设立或明确档案管理部门（如档案室），负责统筹、协调、指导和具体实施本单位的档案管理工作。3.部门职责：各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成文件材料的收集、初步整理和定期向档案管理部门移交。档案管理部门负责对各部门档案工作进行业务指导和监督检查。（三）档案收集与归档1.归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体包括：*上级机关下发的与本机关工作相关的重要文件材料；*本机关发布的各类正式文件、会议材料、工作计划、总结、报告、统计报表等；*本机关在各项业务活动中形成的记录、合同、协议、凭证等；*本机关干部人事、财务、基建等专门档案材料；*其他具有保存价值的文件材料。2.归档要求：*归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。*文件材料应按照其自然形成规律和有机联系进行整理。*归档的文件材料应为原件，字迹清楚、图样清晰、装订整齐。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。3.归档时间：各项工作中形成的文件材料，一般应在工作结束后或按规定时间（如次年第一季度）向档案管理部门移交归档。（四）档案整理与保管1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类方案进行分类、编号、排列、编目。具体整理方法应符合国家及行业有关档案整理的规范标准。3.库房管理：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。*配备必要的档案装具和设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。*建立库房管理制度，定期对库房温湿度进行监测和调控，保持库房整洁。4.档案保管：*档案实行集中统一管理，专人负责。*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。*对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。*涉密档案应单独存放，并采取严格的保密措施。5.数字化管理：积极推进档案数字化建设，对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立档案管理信息系统，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。（五）档案利用与保密1.利用原则：档案利用应坚持为机关工作服务、为社会利用服务的原则，严格遵守国家有关保密规定和本单位档案利用制度。2.利用手续：*本机关工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，查阅涉密档案须经单位分管领导批准。*外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准，必要时报单位分管领导审批。*查阅档案应在指定地点进行，一般不得带出阅档室。确需带出的，须经单位分管领导批准，并限期归还。3.利用方式：可提供查阅、复制、摘录、借阅等服务。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，加盖档案证明章。4.保密管理：*严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。*档案管理人员和查阅人员应严守档案纪律，不得泄露档案内容。*涉密档案的管理和利用，必须严格执行国家有关保密规定。*严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播涉密档案内容。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定标准：按照国家有关档案保管期限规定和本单位档案的实际价值，确定档案的存毁。3.销毁程序：*对鉴定为销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批。*销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。*《档案销毁清册》应永久保存。（七）责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。二、档案管理流程（一）文件材料形成与积累各部门在日常工作中形成的各类文件材料，由经办人负责收集、积累，并进行初步整理，确保文件材料的齐全完整。（二）收集与初步整理1.部门收集：各部门兼职档案员定期（如每月或每季度）将本部门形成的、已办理完毕的文件材料进行收集、筛选、分类、排序，并填写《文件材料移交清单》。2.初步审核：兼职档案员对收集的文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性、规范性和有效性。（三）移交归档1.定期移交：各部门应在规定时间（如次年第一季度）将上一年度形成的、符合归档要求的文件材料，连同《文件材料移交清单》一并向档案管理部门移交。2.交接验收：档案管理部门对移交的文件材料进行验收，核对《文件材料移交清单》，对不符合要求的，退回移交部门补充完善。验收合格后，双方在移交清单上签字，各执一份。（四）系统整理档案管理部门接收文件材料后，按照档案整理规则和方法进行系统整理：1.分类：根据档案分类方案，对文件材料进行分类。2.编号：对分类后的文件材料进行编号。3.排列：按照一定顺序对文件材料进行排列。4.编目：著录文件材料的主要特征，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。5.装盒：将整理好的档案装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、脊背。（五）保管1.入库上架：将整理好的档案按照分类编号顺序入库存放于档案柜中。2.日常管理：做好库房温湿度调控、清洁卫生、安全防范等工作。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.数字化加工：对需要数字化的档案，进行扫描、图像处理、著录、质检、存储等数字化加工工作，并进行备份。（六）利用1.提出申请：利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅范围等，并按规定履行审批手续。2.审核批准：档案管理部门负责人或单位分管领导对《档案查阅申请表》进行审核批准。3.提供利用：档案管理人员根据批准意见，调取相应档案，在指定地点提供给利用者查阅。利用者应遵守阅档规定。4.利用登记：对档案利用情况进行登记，包括利用者、利用目的、利用档案内容、利用时间等。5.归还归档：利用完毕后，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后入库归位。（七）鉴定与销毁1.到期鉴定：对已到保管期限的档案，由档案鉴定工作小组进行鉴定。2.提出意见：鉴定工作小组对档案的存毁提出鉴定意见。3.审批销毁：对鉴定为销毁的档案，编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批。4.组织销毁：按照批准意见，由两人以上负责监销，确保档案安全销毁，并在《档案销毁清册》上签字。三、保障措施1.组织保障：明确档案管理工作的领导责任和部门职责，确保档案工作有人抓、有人管。2.人员保障：配备具有专业知识和业务能力的档案管理人员，并保持相对稳定。加强对档案管理人员的业务培训和职业道德教育，提高其综合素质。3.经费保障：将档案管理所需经费（包括库房建设与维护、设备购置、档案装具、数字化加工、人员培训等）纳入单位年度预算，确保档案工作的正常开展。4.制度建设：根据国家有关法律法规和本制度，结合