个人信息管理制度

个人信息管理制度一、总则为规范本单位（以下简称“单位”）对个人信息的收集、存储、使用、处理、传输、共享及销毁等行为，切实保护自然人个人信息权益，维护单位信息安全和正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业规范，结合单位实际情况，特制定本制度。本制度所称个人信息，是指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。敏感个人信息，是指一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，如生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。本制度适用于单位内所有部门及全体员工在履行职责过程中涉及的个人信息处理活动，以及代表单位执行任务的外部合作方。任何组织或个人在与单位发生业务往来，涉及向单位提供或由单位处理其个人信息时，亦应遵守本制度相关规定。个人信息管理遵循以下基本原则：1.合法原则：个人信息的处理必须符合法律法规要求，获得个人的合法授权。2.正当原则：处理个人信息的目的应当明确、合理，不得利用个人信息从事违法或违背公序良俗的活动。3.必要原则：仅收集与业务目的直接相关且为实现目的所必需的个人信息，避免过度收集。4.最小够用原则：处理个人信息的范围和程度应以满足业务需求为限，对个人权益影响最小。5.公开透明原则：向个人明确告知处理个人信息的目的、方式、范围等事项，保障个人的知情权和选择权。6.确保安全原则：采取必要措施保障个人信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、丢失或被篡改。二、管理机构与职责单位指定专门的部门（如综合管理部或信息技术部）作为个人信息保护工作的牵头部门（以下简称“个人信息保护牵头部门”），负责统筹协调个人信息保护工作，其主要职责包括：*组织制定和修订个人信息管理制度及相关操作规程；*组织开展个人信息保护宣传教育和培训；*监督检查各部门个人信息保护制度的执行情况；*受理和处理个人信息相关的投诉、举报及咨询；*协调处理个人信息安全事件；*其他与个人信息保护相关的管理工作。各业务部门负责人为本部门个人信息保护的第一责任人，负责本部门个人信息处理活动的合规性管理，确保本部门员工理解并遵守本制度规定，组织落实个人信息保护的具体措施。所有员工在其工作职责范围内，均有责任保护其接触到的个人信息，严格按照制度规定和业务流程处理个人信息，防止信息泄露。三、个人信息的收集与处理信息收集应遵循以下要求：*收集个人信息前，应通过隐私政策、告知书或其他明确方式，向个人清晰、准确、完整地告知收集、处理个人信息的目的、方式、范围、存储期限以及个人享有的权利等事项，并获得个人的明确同意。*收集的个人信息应与声明的处理目的直接相关，且为实现该目的所必需，不得超出必要范围。*不得通过欺诈、胁迫、诱导等不正当方式收集个人信息。*收集敏感个人信息时，除满足上述要求外，还应获得个人的单独同意，并对收集的必要性、安全性进行额外评估。*个人信息的提供应为自愿行为，不得因个人拒绝提供非必要个人信息而拒绝提供核心业务服务。信息处理应遵循以下要求：*严格按照已告知并获得同意的范围和方式处理个人信息，不得擅自超出范围或变更处理目的。*处理个人信息时，应采取必要措施确保信息的准确性和完整性，并及时更新过时或错误的信息。*对个人信息的处理活动进行记录，确保处理过程可追溯。*在处理过程中，应采取技术措施和管理措施，防止个人信息被泄露、篡改或丢失。四、个人信息的存储与保管个人信息的存储应具备相应的安全技术条件，包括但不限于访问控制、数据加密、安全审计等，防止未授权访问。个人信息的存储期限应遵循最小必要原则，不得超出实现处理目的所必需的最短时间。法律、行政法规另有规定的，从其规定。存储期限届满后，应及时、彻底地删除或匿名化处理相关个人信息。不同类别的个人信息应分类存储，并根据信息的敏感程度采取不同级别的保护措施。敏感个人信息应采取更加严格的存储和访问控制措施。个人信息的保管责任人应定期对存储的个人信息进行检查和清理，确保信息的安全性和有效性。员工因工作需要接触和使用个人信息时，应严格遵守权限管理规定，仅能访问其职责范围内所需的信息，并对信息的使用情况进行记录。五、个人信息的使用与共享使用个人信息应限于实现处理目的的必要范围，不得用于与告知目的无关的其他用途，除非获得个人的进一步同意或法律法规另有规定。原则上不向第三方共享个人信息。确因业务需要必须共享时，应满足以下条件：*获得个人的明确同意（法律法规另有规定的除外）；*与第三方签订数据共享协议，明确双方的权利义务、数据安全保护措施及违约责任；*对第三方的资质、数据安全能力进行评估，并对其个人信息处理活动进行监督；*共享敏感个人信息时，应进行更为严格的审查和风险评估。严禁向无合法资质或无法保障信息安全的第三方共享个人信息。在单位内部不同部门间流转个人信息时，也应遵循最小必要原则，严格控制信息的流转范围和权限。六、个人信息主体权利的行使与保障单位应建立便捷的渠道，保障个人依法行使其对个人信息的查阅、复制、更正、补充、删除、限制处理、拒绝自动化决策、撤回同意等权利。收到个人行使权利的请求后，应在法定期限内对请求进行核实和处理，并将处理结果告知个人。对于合理的请求，应及时予以满足；对于不能满足的请求，应说明理由。处理个人撤回同意的请求时，应尊重个人意愿，及时停止基于该同意的个人信息处理活动，但不影响撤回前基于合法同意已进行的个人信息处理活动的效力。七、个人信息安全事件应对与上报各部门及员工发现个人信息泄露、丢失、被篡改或被非法访问等安全事件时，应立即采取补救措施，防止损害扩大，并第一时间向个人信息保护牵头部门报告。个人信息保护牵头部门接到报告后，应立即组织评估事件影响，启动应急预案，采取必要措施控制事态，并按照相关法律法规要求，及时向监管部门报告，同时根据情况需要告知受影响的个人。单位应定期组织个人信息安全事件应急演练，提高应对能力。八、监督与问责个人信息保护牵头部门应定期或不定期对各部门个人信息保护制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改要求，并跟踪整改情况。对于违反本制度规定，导致个人信息泄露、造成不良后果或损失的，单位将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。鼓励员工对违反个人信息保护