人事档案的保管制度

人事档案的保管制度人事档案的保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合集团母公司关于企业档案管理的指导意见及公司内部风险防控与业务流程规范化的实际需求，旨在明确人事档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节的管理要求，规范人事档案工作流程，提升档案管理质量，防范档案管理风险，保障公司合法权益。通过建立健全人事档案管理制度，实现人事档案管理的科学化、规范化、制度化，为公司人力资源决策、员工管理、风险防控等各项工作提供准确、完整、及时的档案信息支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各部门、下属单位在人事档案管理工作中，应严格遵守本制度的规定，确保人事档案的真实性、完整性、系统性和安全性。全体员工应积极配合人事档案的收集、整理和保管工作，妥善保管个人档案信息，不得伪造、篡改、损毁或擅自提供、复印、转递人事档案。第三条本制度中下列用语的含义：（一）“人事档案专项管理”是指公司为实现人力资源管理目标，对员工个人档案信息进行收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等一系列管理活动，是人力资源管理的重要组成部分。（二）“人事档案管理风险”是指因人事档案管理不善，可能导致档案信息泄露、档案内容失实、档案损坏丢失等，从而给公司带来经济损失、声誉损害或法律风险的可能性。（三）“人事档案合规”是指公司人事档案管理活动符合国家法律法规、行业准则和公司内部管理制度的要求，保障员工合法权益，维护公司利益。第四条人事档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）“全面覆盖”原则是指人事档案管理应覆盖公司所有部门和员工，确保所有应归档的人事档案信息都得到及时、准确、完整的管理。（二）“责任到人”原则是指明确各级管理人员和经办人员的职责，建立责任追究机制，确保人人有责、人人负责。（三）“风险导向”原则是指重点关注人事档案管理中的风险点，采取有效措施防范和化解风险，保障人事档案安全。（四）“持续改进”原则是指定期评估人事档案管理工作的有效性，不断优化管理流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司人事档案管理工作负总责，对公司人事档案管理工作的重大事项进行决策，并对公司人事档案管理工作的总体质量和效果负责。主要负责人应定期听取关于人事档案管理工作的汇报，研究解决人事档案管理工作中遇到的重大问题，推动公司人事档案管理工作的健康发展。第六条公司分管人力资源工作的负责人对人事档案管理工作负直接责任，负责组织、协调、监督和指导公司人事档案管理工作，并对人事档案管理工作的具体实施情况进行检查和考核。分管人力资源工作的负责人应定期组织召开人事档案管理工作会议，研究解决人事档案管理工作中存在的问题，推动公司人事档案管理工作的规范化、制度化。第七条公司设立人事档案管理领导小组，负责统筹协调公司人事档案管理工作，对人事档案管理工作的重大事项进行决策审批，并对人事档案管理工作的有效性进行监督评价。人事档案管理领导小组由公司主要负责人、分管人力资源工作的负责人、人力资源部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人以及其他相关部门负责人组成。人事档案管理领导小组下设办公室，办公室设在人力资源部门，负责人事档案管理领导小组的日常工作。第八条人力资源部门为公司人事档案管理的牵头部门，负责统筹公司人事档案管理制度的建设、修订和实施，负责组织公司人事档案管理人员的培训，负责监督和考核各部门、下属单位的人事档案管理工作，负责组织开展人事档案专项风险排查，负责向人事档案管理领导小组报告人事档案管理工作情况，负责向公司报告人事档案管理工作中发现的重大问题。第九条财务部门作为人事档案管理的专责部门，负责审核公司人事档案管理中的财务相关内容，如员工薪酬、社保、公积金等信息的准确性和完整性，负责监督和指导公司人事档案管理中的财务流程，确保人事档案管理中的财务信息合规、安全。财务部门应定期对人事档案管理中的财务信息进行检查，发现问题的应及时向人事档案管理领导小组报告。第十条法务部门作为人事档案管理的专责部门，负责审核公司人事档案管理中的法律合规性，如劳动合同、协议等法律文书的合法性，负责监督和指导公司人事档案管理中的法律流程，确保人事档案管理中的法律合规性。法务部门应定期对人事档案管理中的法律合规性进行检查，发现问题的应及时向人事档案管理领导小组报告。第十一条各部门、下属单位负责落实本部门、本单位的人事档案管理要求，开展本部门、本单位的人事档案日常管理，开展本部门、本单位的人事档案专项风险防控。各部门、下属单位应指定专人负责本部门、本单位的人事档案管理工作，并定期向人力资源部门报告本部门、本单位的人事档案管理工作情况。第十二条各级管理人员和经办人员应严格遵守人事档案管理制度，按照规定收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁人事档案，确保人事档案的真实性、完整性、系统性和安全性。各级管理人员和经办人员应定期接受人事档案管理培训，提高人事档案管理水平。各级管理人员和经办人员应签署人事档案管理合规承诺书，承诺遵守人事档案管理制度，并对本人经手的人事档案信息安全负责。第三章专项管理重点内容与要求第十三条人事档案收集应全面、及时、准确，收集范围包括但不限于员工入职登记表、劳动合同、协议、工资条、社保记录、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录、离职证明等。各部门、下属单位在员工入职、在职、离职等各个环节，应及时收集、整理员工的人事档案信息，并移交人力资源部门归档。第十四条人事档案整理应按照人事档案管理制度的统一要求进行，确保档案内容的完整性和系统性。人事档案整理应遵循以下要求：（一）按照员工姓名的笔画顺序排列档案，笔画相同的按照出生年月日顺序排列。（二）档案内容应包括员工入职、在职、离职等各个阶段的人事档案信息，确保档案内容的完整性和系统性。（三）档案材料应按照规定进行分类、编号、装订和保管，确保档案的规范性和易查性。第十五条人事档案保管应确保档案的安全、完整、保密，防止档案丢失、损坏、泄密。人事档案保管应遵循以下要求：（一）人事档案应存放在具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施的档案室或档案柜中。（二）人事档案应指定专人负责保管，并建立档案出入库登记制度。（三）人事档案应定期进行检查和维护，确保档案的完好无损。（四）人事档案应实行密级管理，不同密级的档案应分别存放，并严格控制接触权限。第十六条人事档案利用应遵循“谁利用、谁申请、谁审批、谁记录”的原则，确保档案利用的合规性和安全性。人事档案利用应遵循以下要求：（一）利用人事档案应填写档案利用申请表，并说明利用目的、利用范围和利用方式。（二）人力资源部门应对档案利用申请进行审核，审核批准后方可利用。（三）利用人事档案应指定专人负责，并做好档案利用记录。（四）利用人事档案后应及时归还，并核对档案内容，确保档案的完整性和准确性。第十七条人事档案鉴定应由人力资源部门组织相关专家对人事档案的真实性、完整性、系统性和安全性进行鉴定，并形成鉴定意见。人事档案鉴定应遵循以下要求：（一）人事档案鉴定应定期进行，一般每三年进行一次。（二）人事档案鉴定应由人力资源部门组织相关专家进行，并形成鉴定意见。（三）人事档案鉴定意见应存入人事档案中，并作为人事档案管理的重要依据。第十八条人事档案销毁应由人力资源部门组织相关人员进行，并形成销毁记录。人事档案销毁应遵循以下要求：（一）人事档案销毁应按照鉴定意见进行，对失去保存价值的人事档案应及时销毁。（二）人事档案销毁应由人力资源部门组织相关人员进行，并形成销毁记录。（三）人事档案销毁应采用符合环保要求的方式，确保档案信息无法恢复。第十九条严禁任何单位和个人伪造、篡改、损毁或擅自提供、复印、转递人事档案。严禁利用人事档案进行任何违法违规活动。严禁泄露人事档案信息，对违反规定泄露人事档案信息的，应依法依规追究责任。第二十条人事档案管理中的重点防控点包括：（一）人事档案收集环节的风险防控，应确保收集的档案信息全面、及时、准确，防止档案信息遗漏或错误。（二）人事档案整理环节的风险防控，应确保档案内容的完整性和系统性，防止档案材料缺失或混乱。（三）人事档案保管环节的风险防控，应确保档案的安全、完整、保密，防止档案丢失、损坏、泄密。（四）人事档案利用环节的风险防控，应确保档案利用的合规性和安全性，防止档案信息泄露或滥用。（五）人事档案鉴定和销毁环节的风险防控，应确保档案鉴定的科学性和准确性，确保档案销毁的彻底性和安全性。第四章专项管理运行机制第二十一条公司应建立人事档案管理制度动态更新机制，根据国家法律法规、行业准则和公司内部管理制度的调整，及时修订人事档案管理制度，确保人事档案管理制度的有效性和适用性。人事档案管理制度修订应经公司人事档案管理领导小组审议通过，并报公司主要负责人批准后实施。第二十二条公司应建立人事档案管理风险识别预警机制，定期开展人事档案专项风险排查，对排查出的风险进行分级评估，并发布风险预警通知。人事档案专项风险排查应重点关注档案收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节的风险点，并采取有效措施防范和化解风险。人事档案专项风险排查应形成风险排查报告，并报公司人事档案管理领导小组审议。第二十三条公司应建立人事档案合规审查机制，将人事档案合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”的原则。人事档案合规审查应由人力资源部门组织实施，审查内容包括档案的真实性、完整性、系统性和安全性，审查结果应作为业务决策、合同签订、项目启动的重要依据。第二十四条公司应建立人事档案管理风险应对机制，对一般风险和重大风险事件进行分级处置，明确应急流程、责任协同及上报要求。一般风险应由人力资源部门负责处置，重大风险事件应由公司人事档案管理领导小组负责处置。风险应对过程中，应加强部门之间的协同配合，及时上报风险处置情况，并形成风险处置报告。第二十五条公司应建立人事档案管理责任追究机制，对违反人事档案管理制度的行为进行界定，并制定相应的处罚标准。对违反人事档案管理制度的行为，应根据情节轻重，给予警告、罚款、降职、撤职等处罚，并联动绩效考核、纪律处分。对违反人事档案管理制度情节严重，构成犯罪的，应移交司法机关处理。第二十六条公司应建立人事档案管理评估改进机制，定期对人事档案管理体系的有效性进行评估，对发现的问题进行整改，并优化管理流程，提升管理水平。人事档案管理体系评估应由公司人事档案管理领导小组组织实施，评估结果应作为人事档案管理制度修订和改进的重要依据。人事档案管理体系评估应形成评估报告，并报公司主要负责人批准后实施。第五章专项管理保障措施第二十七条公司应建立人事档案管理的组织保障，明确各级管理人员和经办人员的职责，建立责任追究机制，确保人人有责、人人负责。公司主要负责人应定期听取关于人事档案管理工作的汇报，研究解决人事档案管理工作中遇到的重大问题，推动公司人事档案管理工作的健康发展。第二十八条公司应建立人事档案管理的考核激励机制，将人事档案合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩。对在人事档案管理工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对在人事档案管理工作中存在问题的部门和个人，应进行批评教育，并限期整改。第二十九条公司应建立人事档案管理的培训宣传机制，分层级开展人事档案管理培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训等。通过培训，提高各级管理人员和经办人员的人事档案管理水平，增强人事档案管理意识。公司应定期组织开展人事档案管理宣传活动，营造全员合规氛围。第三十条公司应建立人事档案管理的信息化支撑，通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控等，提升人事档案管理效率和质量。公司应开发或引进人事档案管理系统，实现人事档案的电子化管理，提高人事档案管理的效率和准确性。第三十一条公司应建立人事档案管理的文化建设的，如发布人事档案合规手册、签订人事档案合规承诺书，营造全员合规氛围。公司应通过多种形式，宣传人事档案管理的重要性