系统使用流程指南（含完整字段）（模版）（知识研究或个人学习使用）

系统使用流程指南本指南基于系统“客户侧核心业务为主、供应商侧与内部侧为辅”的设计原则，围绕“基础配置→业务执行→查询统计”的主线，详细介绍各模块使用流程，重点突出“送货单关联订单、对账单自选明细、开票收款关联对账”的核心逻辑。一、前期准备：基础资料维护基础资料是所有业务开展的前提，需优先完成配置，支持后续订单、采购等业务的快速关联调用。各模块完整字段如下：1.1.1客户管理字段字段名称字段类型必填说明示例客户IC自动编号是系统唯一标识KH001客户名称文本是客户全称XX机械加工厂联系人文本是对接人姓名张三联系电话文本是手机号/座机138XXXX1234地址文本否送货/对账地址XX市XX区XX路XX号备注文本否付款周期等信息月结30天1.1.2物料管理字段字段名称字段类型必填说明示例物料IC自动编号是系统唯一标识WL001物料名称文本是商品/材料名称齿轮/不锈钢板材规格型号文本是区分不同规格M10×50/1.2×1220单位文本是计价/计量单位个/平方米参考单价数字否客户报价/采购参考价8.5/120库存数量数字否内部库存参考100/501.1.3供应商管理字段字段名称字段类型必填说明示例供应商IC自动编号是系统唯一标识GY001供应商名称文本是供应商全称XX钢材贸易公司联系人文本是对接人姓名王五联系电话文本是手机号/座机137XXXX9012主营材料关联字段否关联物料ICWL002、WL0031.1核心基础资料（必配）客户管理：进入“客户管理”模块，点击“新增”，填写客户名称（必填）、联系人（必填）、联系电话（必填），可选填地址及付款周期等备注信息，提交后生成唯一客户IC（如KH001）。物料管理：进入“商品/材料管理”模块，点击“新增”，填写物料名称（必填）、规格型号（必填）、单位（必填），可选填参考单价及初始库存数量，提交后生成唯一物料IC（如WL001）。供应商管理（采购材料用）：进入“供应商管理”模块，点击“新增”，填写供应商名称（必填）、联系人（必填）、联系电话（必填），可选填主营材料，提交后生成唯一供应商IC（如GY001）。1.2辅助基础资料（选配）进入“员工管理”模块，点击“新增”，填写员工姓名（必填），可选填负责客户及联系电话，提交后生成唯一员工IC（如YG001），用于关联订单负责人、送货人等。1.2.1员工管理字段字段名称字段类型必填说明示例员工IC自动编号是系统唯一标识YG001员工姓名文本是员工真实姓名李四负责区域/客户关联字段否关联客户ICKH001、KH002联系电话文本否员工联系电话139XXXX5678二、核心业务流程：客户侧全链路操作客户侧业务遵循“报价→合同→订单→送货→对账→开票→收款”的流转顺序，各环节环环相扣，支持按需跳过非必需环节（如直接从订单开始）。各环节完整字段如下：2.1报价与合同（前置可选环节）2.1.1创建报价单进入“报价单”模块，点击“新增”，选择关联客户IC（必填），填写报价日期（必填），可选填报价有效期、负责员工IC及备注（如“含税报价”）。在报价明细区点击“添加明细”，选择关联物料IC，填写报价数量及针对该客户的单价，系统自动计算单条明细金额，可多条添加，最终生成唯一报价单IC（如BJ001）。2.1.1.1报价单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段报价单IC自动编号是系统唯一标识BJ001客户IC关联字段是关联客户管理KH001报价日期日期是报价创建日期2025-12-01报价有效期日期否报价有效截止日期2025-12-31负责员工IC关联字段否关联员工管理YG001报价备注文本否报价补充说明含税报价明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识BJ001-001报价单IC关联字段是关联报价主单BJ001物料IC关联字段是关联商品/材料WL001报价数量数字是报价的物料数量500单价数字是针对该客户的报价9.0金额数字是自动计算（数量×单价）45002.1.2签订合同进入“合同管理”模块，点击“新增”，选择关联客户IC（必填），填写合同编号（企业自定义，必填）、签订日期（必填），可选关联前期报价单IC。在合同明细区关联报价单明细或手动添加，填写合同数量及单价，系统汇总合同总金额，选择合同状态（待执行/执行中/已完成），提交后生成唯一合同IC（如HT001）。2.1.2.1合同管理字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段合同IC自动编号是系统唯一标识HT001客户IC关联字段是关联客户管理KH001合同编号文本是企业自定义合同号JC20251201签订日期日期是合同签订日期2025-12-05关联报价单IC关联字段否可选关联报价单BJ001合同总金额数字是明细金额汇总4500合同状态下拉是待执行/执行中/已完成执行中明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识HT001-001合同IC关联字段是关联合同主单HT001物料IC关联字段是关联商品/材料WL001合同数量数字是合同约定物料数量500合同单价数字是合同约定单价9.02.2订单与送货（核心执行环节）2.2.1创建销售订单进入“销售订单”模块，点击“新增”，填写订单编号（自定义，必填），选择关联客户IC（必填），可选关联前期合同IC，填写下单日期（必填）。在订单明细区点击“添加明细”，选择关联物料IC，填写订单数量及单价，系统自动计算明细金额并汇总订单总金额，选择订单状态（待发货/部分发货/已完成），提交后生成唯一订单IC（如CC001）。2.2.1.1销售订单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段订单IC自动编号是系统唯一标识CC001订单编号文本是企业自定义单号CC20251208客户IC关联字段是关联客户管理KH001合同IC关联字段否可选关联合同HT001下单日期日期是订单创建日期2025-12-08订单总金额数字是明细金额汇总4500订单状态下拉是待发货/部分发货/已完成待发货明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识CC001-001订单IC关联字段是关联订单主单CC001物料IC关联字段是关联商品/材料WL001订单数量数字是订单约定物料数量500单价数字是订单约定单价9.0已发货数量数字否由送货单同步更新0（初始）2.2.2生成送货单（关联订单，同步库存）进入“送货单”模块，点击“新增”，填写送货单号（自定义，必填），选择关联销售订单IC（必填），系统自动同步客户IC，填写送货日期（必填）。在送货明细区，系统自动加载订单明细，填写本次实际发货数量（必填），系统同步订单单价并计算明细金额，可选填物流信息（如快递单号）、关联送货人（员工IC），提交后生成唯一送货单IC（如SH001）。关键提示：送货单提交后，系统会自动扣减对应物料的库存数量，同时更新订单明细中的“已发货数量”。2.2.2.1送货单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段送货单IC自动编号是系统唯一标识SH001送货单号文本是企业自定义单号SH20251213订单IC关联字段是关联销售订单CC001客户IC关联字段是同步订单的客户KH001送货日期日期是实际送货日期2025-12-13物流信息文本否快递/物流单号SF123456789送货人关联字段否关联员工ICYG001明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识SH001-001送货单IC关联字段是关联送货单主单SH001订单明细IC关联字段是关联订单的明细行CC001-001物料IC关联字段是同步订单明细WL001发货数量数字是本次实际发货数量500单价数字是同步订单单价9.0已对账标记下拉否未对账/已对账（初始未对账）未对账2.3对账、开票与收款（结算闭环环节）2.3.1创建对账单（支持自选送货明细）进入“对账单”模块，点击“新增”，填写对账单号（自定义，必填），选择关联客户IC（必填），填写对账周期（如“2025年12月”，必填）及对账日期（必填）。在对账明细区，点击“筛选送货明细”，选择该客户下“已发货、未对账”的送货单，勾选需要对账的明细项（支持部分勾选，如5项选3项），填写对账数量（≤送货数量）。系统自动汇总选中明细的对账总金额，选择对账单状态（待开票/已开票/已收款），提交后生成唯一对账单IC（如CZ001），同时将选中的送货明细“已对账标记”更新为“已对账”。2.3.1.1对账单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段对账单IC自动编号是系统唯一标识CZ001对账单号文本是企业自定义单号CZ202512客户IC关联字段是关联客户管理KH001对账周期文本是对账的时间范围2025年12月对账日期日期是对账单创建日期2025-12-20对账总金额数字是选中明细金额汇总2700明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识CZ001-001对账单IC关联字段是关联对账单主单CZ001送货明细IC关联字段是选择需要对账的送货明细行SH001-001物料IC关联字段是同步送货明细WL001对账数量数字是可小于等于送货数量300已开票标记下拉否未开票/已开票（初始未开票）未开票2.3.2开具发票（关联对账明细）进入“开票单”模块，点击“新增”，填写实际发票编号（必填），选择关联对账单IC（必填），系统自动同步客户IC，填写开票日期（必填），选择发票类型（专票/普票，必填）。在开票明细区，加载对应对账单的对账明细，填写开票数量（=对账数量，支持分批开票），系统同步对账金额并汇总开票总金额，提交后生成唯一开票单IC（如KP001），同时将对应的对账明细“已开票标记”更新为“已开票”。2.3.2.1开票单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段开票单IC自动编号是系统唯一标识KP001发票编号文本是实际发票号码04897654321对账单IC关联字段是关联对账单CZ001客户IC关联字段是同步对账单客户KH001开票日期日期是发票开具日期2025-12-22开票总金额数字是开票明细汇总2700明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识KP001-001开票单IC关联字段是关联开票单主单KP001对账明细IC关联字段是关联需要开票的对账明细CZ001-001物料IC关联字段是同步对账明细WL001开票数量数字是等于对账数量300已收款标记下拉否未收款/已收款（初始未收款）未收款2.3.3登记收款（关联开票明细）进入“收款单”模块，点击“新增”，填写收款单号（自定义，必填），选择关联客户IC（必填），填写收款日期（必填），选择付款方式（转账/现金/承兑，必填）。在收款明细区，选择关联开票单IC及对应的开票明细，填写收款金额（可等于/小于开票金额，支持分批收款），系统汇总收款总金额，可选填付款备注（如转账流水号），提交后生成唯一收款单IC（如SK001），同时将对应的开票明细“已收款标记”更新为“已收款”。2.3.3.1收款单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段收款单IC自动编号是系统唯一标识SK001收款单号文本是企业自定义单号SK20251225客户IC关联字段是关联客户管理KH001收款日期日期是实际收款日期2025-12-25收款总金额数字是收款明细汇总2700付款方式下拉是转账/现金/承兑转账明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识SK001-001收款单IC关联字段是关联收款单主单SK001开票明细IC关联字段是关联需要收款的开票明细KP001-001物料IC关联字段是同步开票明细WL001收款金额数字是可等于/小于开票金额2700三、辅助业务流程：供应商采购与内部支出供应商侧与内部侧业务为企业运营提供支撑，各环节完整字段如下：3.1供应商材料采购创建采购订单：进入“采购订单”模块，点击“新增”，填写采购单号（自定义，必填），选择关联供应商IC（必填），填写下单日期（必填）；在采购明细区添加物料IC，填写采购数量及单价，系统汇总采购总金额，选择订单状态（待收货/已收货），提交生成采购订单IC（如CG001）。3.1.1采购订单字段（主单+明细）类别字段名称字段类型必填说明示例主单字段采购订单IC自动编号是系统唯一标识CG001采购单号文本是企业自定义单号CG20251210供应商IC关联字段是关联供应商管理GY001下单日期日期是采购订单创建日期2025-12-10采购总金额数字是明细金额汇总6000订单状态下拉是待收货/已收货待收货明细行字段明细IC自动编号是单条明细唯一标识CG001-001采购订单IC关联字段是关联采购主单CG001物料IC关联字段是采购的材料WL002采购数量数字是采购物料数量50采购单价数字是采购约定单价120登记采购收货：进入“采购收货单”模块，点击“新增”，填写收货单号（自定义，必填），选择关联采购订单IC（必填），系统同步供应商IC，填写收货日期（必填）；在收货明细区加载采购明细，填写实际收货数量，系统同步金额，提交后自动增加物料库存。3.1.2采购收货单字段（主单+明细）3.2内部明细支出登记进入“内部支出”模块，点击“新增”，填写支出日期（