建筑工程项目合同管理规范范文

建筑工程项目合同管理规范范文第一章总则1.1目的与依据为规范公司建筑工程项目合同管理工作，明确合同管理职责，防范合同风险，保障合同当事人的合法权益，确保项目顺利实施，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》及其配套法规、规章，结合公司实际情况，制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有建筑工程新建、改建、扩建项目的合同管理活动。包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、咨询、材料设备采购等各类合同的订立、履行、变更、解除、争议解决、归档等全过程管理。1.3基本原则1.3.1依法合规原则：合同管理必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，确保合同的合法性、合规性。1.3.2平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则订立和履行合同。1.3.3风险控制原则：合同管理应贯穿项目全过程，强化风险识别、评估与应对，有效防范和降低合同风险。1.3.4全过程管理原则：对合同的策划、谈判、评审、签订、履行、变更、结算、纠纷处理直至归档进行全过程、系统性管理。1.3.5责权利统一原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责、权利和义务，确保合同管理责任落实到人。第二章合同管理组织机构与职责2.1组织机构公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。公司层面：设立合同管理领导小组，由公司分管领导任组长，相关职能部门负责人为成员，负责统筹协调公司重大合同管理事项。日常合同管理工作由公司指定的合同管理部门（如法务部或经营管理部）具体负责。项目部层面：项目部是合同履行的直接责任单位，应指定专人（通常为项目商务经理或合同管理员）负责本项目合同的日常管理工作。2.2公司合同管理部门职责组织制定和修订公司合同管理相关制度和流程。负责公司范围内合同标准文本的制定、修订和推广使用。参与公司重大工程项目合同的策划、谈判和评审工作。负责公司对外签订合同的法律审查、编号和备案管理。监督、检查和指导各项目部及相关部门的合同履行情况。组织协调公司合同纠纷的处理与应对。负责合同管理培训、合同信息统计分析及档案管理。其他应由公司合同管理部门承担的合同管理职责。2.3项目部合同管理职责参与项目前期合同策划，提出合同结构、主要条款的初步建议。负责工程项目具体合同（如施工分包合同、材料采购合同等）的谈判、起草（或根据标准文本填写）。负责合同相对方的资质审查、履约能力评估。按照公司规定流程，组织或参与合同评审，并上报公司审批。负责已签订合同的交底工作，确保项目团队成员理解合同主要条款和责任。严格履行合同约定，跟踪合同履行情况，及时上报合同履行中出现的问题。负责合同变更、签证、索赔等事项的管理与办理。收集、整理和保管合同履行过程中的各类文件资料，按规定向公司合同管理部门移交合同档案。参与本项目合同纠纷的初步处理。2.4其他相关部门职责工程技术部：参与与工程技术相关的合同条款（如技术标准、工期、质量等）的评审和履行监督。物资设备部：参与材料设备采购合同的策划、评审、谈判及履行管理。财务部：负责合同价款支付的审核、资金安排及合同成本核算，参与合同价款、支付方式等条款的评审。安全管理部：参与合同中安全生产、文明施工条款的评审和履行监督。第三章合同订立管理3.1合同策划与准备3.1.1项目立项后，项目部应根据项目特点和范围，进行合同结构策划，明确合同标的、承包方式、合同类型等。3.1.2合同管理部门应组织相关部门，针对不同类型的合同，优先选用国家或行业标准合同文本，或公司制定的标准合同文本。无标准文本的，应根据项目具体情况起草。3.1.3对合同相对方（包括潜在的投标人、分包商、供应商等）进行资格审查，审查内容包括但不限于：营业执照、资质证书、生产许可证、业绩证明、财务状况、信誉情况等。3.2合同谈判3.2.1合同谈判应根据项目具体情况组建谈判小组，小组成员应包括技术、商务、法律等相关人员。3.2.2谈判前应制定谈判策略和目标，明确主要谈判条款和底线。3.2.3谈判过程中应做好详细记录，形成谈判纪要，并由双方谈判代表签字确认。重要的口头承诺应及时转化为书面形式。3.3合同评审3.3.1所有对外签订的合同在正式签署前，必须经过公司规定的评审程序。3.3.2合同评审内容主要包括：a)合同主体的合法性、合规性及履约能力；b)合同条款的完整性、严谨性、公平性和合法性；c)合同内容是否符合公司的经营目标和项目实际需求；d)合同风险（如法律风险、经济风险、技术风险等）的识别与控制措施；e)合同价款、支付方式、结算办法的合理性；f)违约责任、争议解决方式的约定是否明确、可行。3.3.3评审采用分级评审制度，根据合同金额、重要程度等确定评审层级和参与部门。评审意见应书面记录，作为合同修改和审批的依据。3.4合同签署与生效3.4.1合同文本经评审通过后，方可正式签署。3.4.2合同签署应由法定代表人或其授权委托代理人进行。授权委托代理人必须持有有效的《授权委托书》。3.4.3合同文本应使用不易褪色的墨水打印或书写，内容应清晰、无涂改。如有修改，应经双方签字盖章确认。3.4.4合同签署应加盖公司合同专用章。合同专用章的使用和管理应符合公司印章管理规定。3.4.5合同自双方当事人签字盖章之日起生效，法律另有规定或合同另有约定的除外。3.4.6合同签订后，应及时办理合同编号、备案手续。第四章合同履行管理4.1合同交底合同签订后，项目部合同管理员应在规定时间内组织合同交底会议，向项目负责人、技术负责人、施工员、质检员、安全员、预算员等相关人员进行合同交底，重点讲解合同的主要条款、技术标准、工期要求、质量标准、双方权利义务、违约责任、结算方式、风险点及控制措施等。4.2履约跟踪与检查4.2.1项目部应建立合同履行台账，对合同约定的各项义务（如工程进度、质量、安全、付款、材料供应等）的履行情况进行动态跟踪和记录。4.2.2定期对合同履行情况进行检查，分析存在的问题，及时采取措施纠正偏差，确保合同顺利履行。4.2.3对于合同相对方的履约情况，也应进行密切关注和评估，发现可能影响履约的情形，及时向公司合同管理部门报告。4.3合同变更管理4.3.1合同履行过程中，因不可抗力、设计变更、业主指令或市场变化等原因需要变更合同内容的，应按规定程序办理合同变更手续。4.3.2合同变更应坚持协商一致、书面确认的原则。任何一方提出变更请求，均应以书面形式通知对方，经双方协商一致后，签订书面变更协议。4.3.3合同变更协议的评审、审批程序参照原合同订立程序执行。未经审批，不得擅自变更合同主要条款。4.4签证与索赔管理4.4.1工程签证：因施工现场实际情况与合同约定不符或发生额外工作，需要确认工程量、费用或工期的，项目部应及时办理工程签证。签证应遵循及时、真实、准确、书面确认的原则。4.4.2索赔管理：当合同一方未能按合同约定履行义务，或出现合同约定的索赔情形时，另一方应在合同约定的期限内，按照合同约定的程序和方式提出索赔。项目部应建立索赔台账，及时收集、整理索赔证据，积极应对。同时，也要防范合同相对方提出的不合理索赔。4.5合同价款支付与结算4.5.1严格按照合同约定的付款方式、条件和期限办理价款支付。付款申请应经项目部相关负责人审核，并按公司财务审批流程报批。4.5.2工程竣工后，及时组织办理工程结算。结算应依据合同约定、竣工图纸、变更签证、索赔文件等资料，做到准确、合规。结算报告需按规定程序审核批准。第五章合同纠纷处理5.1纠纷预防与预警项目部及合同管理部门应加强合同履行过程中的风险预警，对可能导致合同纠纷的苗头性问题，及时分析原因，采取有效措施化解矛盾，防止纠纷扩大。5.2纠纷处理原则与方式5.2.1合同纠纷发生后，应首先采取友好协商的方式解决。协商不成的，可根据合同约定选择调解、仲裁或诉讼方式解决。5.2.2在纠纷处理过程中，应坚持以事实为依据，以法律为准绳，维护公司合法权益。5.3纠纷处理程序5.3.1合同纠纷发生后，项目部应立即向公司合同管理部门报告，并提交相关证据材料。5.3.2公司合同管理部门接到报告后，应组织相关部门进行分析评估，制定处理方案，报公司领导批准后实施。5.3.3如需通过仲裁或诉讼解决，由公司合同管理部门牵头，项目部配合，必要时可聘请外部律师代理。5.3.4纠纷处理过程中，应注意保全证据，包括合同文本、函件、会议纪要、签证单、验收报告、付款凭证等。第六章合同档案管理6.1档案收集与整理合同档案是指从合同策划、谈判、评审、签订到履行、变更、终止、纠纷处理等全过程形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。项目部应指定专人负责合同文件资料的收集、整理和保管。6.2档案内容合同档案一般应包括：合同订立阶段：合同相对方资质材料、招标文件、投标文件、中标通知书、合同谈判纪要、合同评审表、合同正本及附件、补充协议等。合同履行阶段：合同交底记录、履约检查记录、工程进度报表、质量验收记录、安全检查记录、付款凭证、发票、工程签证单、变更协议、索赔文件、会议纪要、往来函件等。合同终止阶段：竣工结算报告、验收证书、保修协议、合同终止协议等。纠纷处理阶段：相关证据材料、调解记录、仲裁裁决书、法院判决书等。6.3档案保管与移交6.3.1合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保管，防止遗失、损坏或泄密。6.3.2项目竣工结算完成后，项目部应将整理齐全的合同档案按规定向公司档案管理部门或合同管理部门移交，办理移交手续。6.3.3合同档案的保管期限应符合国家及公司档案管理规定，重要合同应永久保存。第七章监督与考核7.1监督检查公司合同管理部门应定期或不定期对各项目部及相关部门的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、合同台账建立、合同履行、档案管理等，对发现的问题及时提出整改意见。7.2考核评价将合同管理工作纳入公司对各部门、各项目部及相关人员的绩效考核体系。对在合同管理工作中表现突出、有效防范风险