合同的保全制度

合同的保全制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于合同管理的统一要求，结合企业内部风险防控需求与业务发展实际制定。旨在规范企业合同全生命周期的管理行为，防范法律风险，提升合同履约效能，保障企业合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在经营活动中涉及合同订立、履行、变更、解除及终止等环节的管理工作。业务范围覆盖但不限于采购、销售、技术开发、投资合作、劳动关系、知识产权等场景。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“合同专项管理”指企业通过制度建设、流程优化、风险防控等手段，对合同管理活动实施系统性、标准化管控的综合性管理活动。（二）“合同管理风险”指在合同管理过程中可能引发法律纠纷、经济损失或声誉损害的不利因素，包括但不限于条款缺失、权责不清、履行障碍、违约责任不对等等情形。（三）“合同合规”指合同管理活动符合国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保业务行为的合法性与合理性。（四）“合同履约保障”指通过风险预警、过程监控、争议解决等机制，确保合同义务得到有效履行，最大限度降低违约损失。第四条合同专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有业务场景下的合同管理活动均纳入制度管控范围，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门在合同管理中的职责分工，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险识别与防控为核心，优先处理重大及高频风险事项。（四）持续改进：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为合同专项管理的第一责任人，对制度落实情况负总责；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核等具体工作。第六条设立合同专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹制度建设、重大风险决策、跨部门协同等事项，每季度召开会议研判形势、部署工作。第七条合同专项管理领导小组下设办公室，挂靠法务合规部（或指定牵头部门），承担日常管理职能，具体职责包括：（一）制定、修订并解释本制度及配套细则；（二）组织专项培训，提升全员合同管理意识；（三）汇总分析风险数据，提出管理优化建议；（四）监督考核各部门制度执行情况。第八条牵头部门（法务合规部）职责：（一）负责合同管理制度体系化建设，定期组织评估修订；（二）审核合同模板及重点条款，提供专业法律支持；（三）主导重大合同的风险评估，出具合规意见；（四）协调处理合同争议，监督违约责任追究。第九条专责部门职责：（一）业务部门（如采购部、销售部）负责本领域合同需求管理，包括供应商/客户尽职调查、商务条款谈判等；（二）财务部门负责合同资金支付审核、发票管理及税务合规；（三）技术部门负责知识产权类合同的技术条款审核；（四）人力资源部负责劳动合同及员工保密协议管理。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域合同管理制度，开展风险自查；（二）建立合同台账，动态跟踪履约进度；（三）及时上报重大风险事件及合规问题；（四）配合开展审计、调查等工作。第十一条基层执行岗责任：（一）签订前严格核对合同要素，确保信息完整准确；（二）履行中主动识别异常情况，按流程上报风险；（三）归档时规范管理合同资料，确保可追溯；（四）签署岗位合规承诺书，明确违约后果。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同订立管理。业务部门发起合同需求时，须提交《合同风险评估表》，经专责部门审核后报领导小组审批。禁止未经评估即签订合同。第十三条供应商/客户尽职调查。采购、销售等部门在合同签订前，必须完成第三方主体资格、信用状况、履约能力等核查，重点关注关联交易及利益输送风险。第十四条招标采购流程规范。涉及公开招标的合同，必须严格遵循比选程序，禁止化整为零规避招标。技术、商务条款需经无记名评审，并留痕存档。第十五条资金支付审批。财务部门按权限审核合同金额、支付节点及发票合规性，重大支付需双签确认。严禁预付款超过合同总额30%或无合同支付资金。第十六条知识产权保护。技术开发、合作类合同必须明确成果归属、保密期限及违约赔偿，技术秘密条款最长保护期限不超过十年。第十七条违约责任设定。合同条款中应明确违约情形、赔偿标准及争议解决方式，赔偿金上限原则上不超过合同总额的20%。第十八条合同变更控制。任何变更须书面确认，重大变更需重新履行审批程序。禁止口头变更或通过补充协议规避合规要求。第十九条履约过程监控。业务部门每月提交履约报告，专责部门每季度抽查履约记录，逾期未履行义务的，须在五日内启动预警程序。第二十条争议解决机制。境内合同优先约定仲裁，涉外合同采用国际商协会规则，诉讼管辖地须选择对己方有利的司法管辖区。第四章专项管理运行机制第十一条制度动态更新机制。每年6月30日前，牵头部门汇总法规政策变化及业务调整需求，修订完善制度，经领导小组审定后发布。第十二条风险识别预警机制。建立合同风险库，定期开展专项排查（每季度一次），按“低/中/高”分级管理，重大风险即时发布预警。第十三条合规审查机制。将合同审查嵌入业务流程，签订前须完成“三审”：业务部门初审、专责部门复审、领导小组终审。未经审查的合同一律无效。第十四条风险应对机制。一般风险由业务部门整改，重大风险启动应急程序：（一）立即中止合同履行；（二）成立专项处置组（成员包括业务、法务、财务）；（三）48小时内上报处置方案。第十五条责任追究机制。明确违规情形及处罚标准：（一）轻微违规：通报批评、绩效扣分；（二）严重违规：解除岗位、移送纪律处分；（三）重大损失：追究连带赔偿责任。第十六条评估改进机制。每年12月31日前，牵头部门组织对制度执行效果进行评估，通过问卷调查、案例复盘等方式优化管理漏洞。第五章专项管理保障措施第十七条组织保障。各级领导须在月度会议中强调合同管理要求，建立“主要领导负总责、分管领导抓落实、部门主任管具体”的责任体系。第十八条考核激励机制。将合同合规情况纳入部门年度考核（权重不低于10%），连续两年考核优秀的部门可获专项奖励。个人违规直接影响评优资格。第十九条培训宣传机制。每半年开展全员培训（线上/线下结合），新员工入职前必须考核合格。定期发布《合同管理简报》，通报典型案例。第二十条信息化支撑。建设合同管理系统，实现以下功能：（一）电子签章与模板管理；（二）风险自动校验（如金额超限、条款缺失）；（三）履约进度可视化监控。第二十一条文化建设。每年4月发布《合同合规手册》，组织全员签订承诺书。设立“合规标兵”评选，营造“人人重合同、事事讲合规”的氛围。第二十二条报告制度。建立《合同管理年报》，每月汇总以下信息：（一）新增合同数量及风险等级；（二）重大风险处置结果；