《应用文文书》-第二章 用应用文写作

项目一党政机关公文任务一党政机关公文概述一、党政机关公文的含义为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，２０１２年４月６日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），《条例》自２０１２年７月１日起施行。１９９６年５月３日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和２０００年８月２４日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）停止执行。下一页返回项目一党政机关公文二、党政机关公文的种类根据２０１２年４月６日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》的规定，党政机关公文种类为１５种：即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（１）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（２）决定：适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（３）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。上一页下一页返回项目一党政机关公文（４）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。（５）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（６）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（７）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（８）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（９）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（１０）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。上一页下一页返回项目一党政机关公文（１１）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（１２）批复：适用于答复下级机关请示事项。（１３）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（１４）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（１５）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。但从不同的角度，可对其进行不同的分类：（一）按行文关系分（１）上行文，即下级机关向上级机关呈送的公文。属于此类公文的有报告和请示等。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）下行文，即上级机关向下级机关发送的公文。属于此类的有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、批复和意见等。（３）平行文，即同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。主要有函和议案，也包括一部分通知和纪要，如向不相隶属机关发出的告知有关事项的通知等。（二）按公文的功能分（１）指挥性公文，即向下级机关传达领导机关的方针政策，实施行政指挥的公文。主要有命令（令）、决定、下行性的意见、通知、批复等。（２）知照性公文，即向受文机关通报情况、知照事项、要求周知或遵守的公文，如公告、通告、通报、通知等。上一页下一页返回项目一党政机关公文（３）报请性公文，一是指向上级机关汇报工作、请示问题、提出建议的公文，属于这类的有报告、请示，以及上行性的意见；二是报请有关部门审批的公文，属于这类的有议案和请批函。（４）联系性公文，即在机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文，主要有函。（５）记录性公文，指用于记载、归纳会议事项的公文，主要有纪要。（三）按行政公文传递、处理的时限要求分（１）特急件，即内容重要而紧急，必须以最快的速度形成和下理的文件。（２）加急件，即内容涉及重要工作，需要急速形成和办理的文件。上一页下一页返回项目一党政机关公文三、公文的特点与作用（一）公文的特点１.以处理公务为内容公文的内容与发文机关所管理的公共事务有关。一个单位在处理公共事务时，要做出决定、解决问题、告晓事情、申诉理由、反映情况、协调行动、上传下达等，都需要使用行政公文。可以说，公文是随着处理公共事务的需要而产生的，是管理国家的重要工具，它使上下级之间和不相隶属机关之间有机地发生联系，让整个国家的各级行政机关协调地运作起来。上一页下一页返回项目一党政机关公文２.有规范的体式有规范的体式是指公文的种类和格式有统一的标准、统一的规定。在长期处理公务的过程中，人们为了便于起草和处理，提高工作效率，逐步形成了规范的公文种类与格式，并由国务院做出严格规定，发布出来，要求全国上下照此执行。其具体表现在以下两个方面：（１）文种要规范。《条例》规定，公文有１５种，各有其适用范围，使用时要根据其发文内容、行文对象和发文目的来选择合适的文种。如“公告”是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文，因而就不能用来宣布在某路段实行交通管制的规定。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）格式要规范。一份公文由版头、主体和版记三大部分构成，每部分又有若干编排及要求，这些都应该按照《党政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ９７０４—２０１２，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会２０１２年６月２９日发布）来制作。３.有法定的作者和特定的读者所谓“法定的作者”意为：（１）公文的作者，是依照有关法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人，即各级政府及其部门，还包括事业单位和社会团体及其负责人。这些单位及其负责人制发公文的权力是法律赋予的，或者是经一定的组织程序授予的。指出这一点，主要是强调，要明确公文的行文主体的资格。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）公文的作者，代表着他所负责的机构。一篇公文，即使以机关负责人的名义发布，代表的也是他所在的那个机构，而不是代表个人，所以，它具有法定的权威。同时，这也表明不管哪一级的领导人，如果利用公文办私事，是党纪国法所不允许的。４.有法定的权威和行政约束力公文的法定强制力和行政约束力，表现为一经发布，有关单位和个人都要遵照执行，不能有随意性，如果不执行，就要受到法律和行政纪律的制裁。这是因为公文的作者是法定机关及其负责人，发布公文就是为了执行政策法令，行使法律赋予它的权力，因而，它必须具有一定的强制性，这是法定权威的重要体现。这一特色，是其他文体所没有的。上一页下一页返回项目一党政机关公文（二）公文的作用在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或社会团体、企事业单位要行使职能和开展公务活动，都离不开文件。没有文件，那简直是无章可循。总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。公文在机关中占有的重要地位主要体现在其对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：上一页下一页返回项目一党政机关公文１.领导指导作用党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文件来部署各部工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。２.行为规范作用文件的行为规范作用，是文件强烈的政治性和法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又被称为法规约束作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布，便成为全党、全社会的行为规范，必须坚持依照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、障人民的合法权益有着极其重要的作用。上一页下一页返回项目一党政机关公文３.传递信息作用文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关是相同的，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就能及时掌握下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。上一页下一页返回项目一党政机关公文４.公务联系作用各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。随着改革开放的不断深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁，机关公务文书的协调联络作用于是显得越来越重要、越来越广泛了。一个机关的工作活动，不是孤立进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。上一页下一页返回项目一党政机关公文５.凭据记载作用文件是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。上一页下一页返回项目一党政机关公文四、公文格式（一）公文格式的含义公文的格式指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、印制要求、公文中各要素的排列顺序和编排规则。公文的格式，在实际工作中又分为文件格式、命令（令）格式和信函的格式。（二）公文格式各要素的编排规则《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，这是一份公文的主要内容。此外，版心外还有公文页码。上一页下一页返回项目一党政机关公文１.版头部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，其排列顺序和编排规则具体如下：（１）份号。份号，即公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。同一文件印刷多少份，就有多少个份号。份号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，但并不是所有的公文都需要编制份序号。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）秘密等级和保密期限。秘密等级简称为密级。需要保密的公文，都要标明其秘密程度的等级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密保密期限的规定》的有关规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害，其保密期限为３０年；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害，其保密期限为２０年；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害，其保密期限为１０年。确定国家秘密事项的密级时，如果没有标注保密期限，应当按国家保密期限的规定上限处理。上一页下一页返回项目一党政机关公文（３）紧急程度。紧急程序简称为急度，是对公文送达和办理时限的要求。公文有平件和急件之分。急件就是需要紧急办理的公文，分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定，如有的规定“特急件”要随到随办，不能超过２４小时；“急件”要求３天内处理完毕。电报的急度则分为“特提（特别提前）”、“特急”、“加急”、“平急”。注明急度，可以保证公文的时效，使紧急公务得到优先处理。上一页下一页返回项目一党政机关公文（４）发文机关标志。发文机关标志俗称“红头”，有两种构成方法，一种是由发文机关全称或规范化简称构成；另一种是在发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应由该机关的上级机关规定。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为３５ｍｍ，用红色小标宋体字编排，具体字号各党政机关可根据机关名称字数多少来定，以醒目、美观、庄重为原则。上一页下一页返回项目一党政机关公文（５）发文字号。发文字号简称为文号，是发文机关按年度对公文编排顺序的代号，由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。在实际工作中，发文机关代字一般由办公厅（室）编，编制机关代字要科学、明确，易于辨认，要选取机关名称中最具代表性的字，如广州市人民政府为“穗府”。机关代字的编排层次宜由大到小，即“地名代字＋机关代字＋分类代字”，如广东省人事厅干部培训处则为“粤人干”。上一页下一页返回项目一党政机关公文（６）签发人。签发人是指签上发文机关核准发出该文的领导人的姓名。上报的公文需要标注签发人姓名，主要目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。领导人签发的应该是职权范围内的文件，不得越级签发。具体地说，带全局性的重要公文，由机关的主要负责人（即机关的正职或主持工作的负责人）签发；局部性、事务性的公文，由分管领导签发；联合发文，要联合发文机关负责人签发；办公厅（室）公文，由秘书长或办公厅（室）主任签发。上一页下一页返回项目一党政机关公文（７）版头中的分隔线。发文字号之下４ｍｍ处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。党委机关的公文的红色分隔线中间有一红五星。２.主体部分公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；通常由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等项目构成。上一页下一页返回项目一党政机关公文（１）标题。公文标题的作用是让读者在最短的时间内了解公文的主要内容和形式。完整的公文标题一般由三部分组成：发文机关、事由和文种，如《××职业技术学院关于召开第五届运动会的通知》。在实际工作中也可采用省略式标题，即可省掉发文机关，如《关于工业生产情况的报告》；或省掉事由，如《广州市人民政府命令》；还可省掉发文机关和事由，如《通知》。当然，省去发文机关的公文标题，在归档登记或引用时，要将省去的部分补上，让查阅的人看得明白。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）主送机关。主送机关俗称“抬头”，是指公文发送的主要对象，即应当办理该公文的机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法同抄送机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文（３）正文。正文是文件的核心部分和主体部分。一般由缘由、事项和结尾三部分组成。①缘由是正文的导言，主要交代为什么要制发这篇公文，即目的。②事项是讲述公文主要内容的部分，它叙述情况，分析问题，说明做法，提出要求，一般这部分所占的篇幅最长。③结尾是正文的收束，一般是讲执行要求或用一些惯用语，如“以上请示当否，请批复”、“特此通知”。有些公文事项说完就结束，没有独立的结尾部分。上一页下一页返回项目一党政机关公文（４）附件说明。附件是公文主件的附属说明部分，是补充公文主件内容的材料，如文件中的人员名单、报表、照片、典型材料、证明文件等有关资料。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。（５）发文机关署名、成文日期和印章。成文日期，就是公文的发出日期。一个单位发的公文，以该单位领导人签发的日期为准；联合行文的公文，以最后签发机关领导人签发的日期为准。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全；年份应标全称，月、日不编虚位（即１不编为０１）。上一页下一页返回项目一党政机关公文（６）附注。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县、团级”、“此件可见报”，不是对公文的内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。（７）附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用３号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题，应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。上一页下一页返回项目一党政机关公文３.版记部分公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。通常由抄送机关、印发机关和印发时间等项目构成。（１）版记中的分隔线。版记中各要素之下均加一条黑色分隔线，宽度同版心。首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为０.３５ｍｍ），中间的分隔线用细线（推荐高度为０.２５ｍｍ）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。（２）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要了解或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上一页下一页返回项目一党政机关公文（３）印发机关和印发时间。印发机关指印刷、封发公文的机关名称，通常是发文机关的办公厅（室）。印发时间以公文付印的日期为准，一般要在发文日期５天内印好发出。４.页码页码位于版心外，一般用４号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘７ｍｍ。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文如有Ａ４纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。上一页下一页返回项目一党政机关公文（三）公文的信函格式公文的信函格式也就是函件的格式，其格式编排如下：１.发文机关的编排信函格式的首页上端用红色小标宋体字编排发文机关全称或规范化简称，后不加“文件”二字，居中排布，上边缘至上页边为３０ｍｍ。联合行文时，使用主办机关标志。２.分隔线的编排信函的发文机关名称下４ｍｍ处为一条红色双线（上粗下细），距下页边２０ｍｍ处为一条红色双线（上细下粗），两条线长度碷为１７０ｍｍ，居中排布。上一页下一页返回项目一党政机关公文３.份号、密级、急度和发文字号的编排如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。信函格式的发文字号，由发文机关代字、“函”、年份加该年发文的顺序号组成，如“粤府函〔２０１２〕１０号”。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。４.标题和版记的编排标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。上一页下一页返回项目一党政机关公文五、行文规则行文，即指各级机关在其处理公务的过程中，以本机关名义制发公文的运行过程。简单地说，就是公文的发送传递。行文规则是机关单位在公文的发送传递过程中要共同遵循的规则。公文能否顺利发送传递，是关系到受文机关能否及时收到并顺利办理，从而提高国家行政机关工作效率的问题，更重要的是，还关系到我国政府机关的形象问题。因此，理顺行文关系，遵守行文规则，是发挥公文作用、提高工作效率的必要条件。上一页下一页返回项目一党政机关公文（一）与行文规则有关的概念１.行文关系行文关系是指发文机关和受文机关之间的关系，是保证机关单位工作正常运转的组织关系在公文运行中的体现。２.行文方向行文方向即以发文机关为立足点，根据职权范围和隶属关系，公文向不同层次机关单位运行的去向。３.行文方式行文方式是根据工作需要和机关单位的组织关系决定的行文的方法和形式，即指行文时确定公文受文机关或发文机关的具体办法。上一页下一页返回项目一党政机关公文（二）行文规则的内容《办法》规定，公文的行文规则有以下内容：１.行文实效原则《办法》第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”毫无疑问，哪一级机关、单位所发的公文都必须与党的路线、方针和国家的法律法规相一致，但单纯做“传声筒”，就不能发挥出发文机关的职能，因此要求发文机关把上级的有关精神与当地的实际情况结合起来，从而形成针对性、操作性强的文件。２.行文关系的原则《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”该规定指出了确定行文关系的根据有以下两个：上一页下一页返回项目一党政机关公文（１）隶属关系。本指垂直组织系统中存在直接往来的上下级之间的关系，而在实际工作中，我国的各类各级机关之间存有以下五种关系。①领导关系：即上下级之间领导与被领导的关系，如国务院省府市府县府，或省府厅、局、委、办。下级对上级用请示、报告，上级对下级要用决定、通知、批复、通报、公告、通告等指挥性、知照性公文。②指导关系：即主管部门上下级之间的关系，如省教育厅市教育局县教育局。相互行文与前一种关系大致相同。上一页下一页返回项目一党政机关公文③协作关系：即同级机关或不相隶属机关之间的关系，前者是指如同属一级政府之下的财政局、人事局、经贸委等机关之间的关系，后者是指不相隶属的农业局、组织部、共青团等机关之间的关系，这些机关之间行文用函。④监督关系：这主要是指人民代表大会及其常委会、政府和党委机关之间的关系。它们之间没有隶属关系，各有自己的系统。人民代表大会是立法机关，监督政府的运作；政府是行政机关，接受监督；党委，在政治上起领导作用，主要管大政方针和党务，把握方向。它们之间相互行文一般用函，但政府向同级人民代表大会提请审议事项用议案。上一页下一页返回项目一党政机关公文⑤统管关系：地方政府同辖区内的上级机关及其他地方机关派驻机构的关系。这些派驻机构，除了接受它的上级领导外，还得接受地方政府的统一管理，如某省人民政府驻广州办事处与广州市人民政府之间的关系。它们之间相互行文一般用函。（２）职权范围。职权范围是指本机关在其组织系统中所赋有的职能和所具有的权力。职权既是各级机关处理本机关管理范围内有关公文的必要条件，又是处理与有关公务相关公文的根据。概括而言，各机关的职权范围有以下两种。①本机关职权。这是一个机关按照法律规定或依照法律程序确定而赋有的职责和具有的权力，是其完成本职工作经常性使用的职权，因此称为经常性职权。上一页下一页返回项目一党政机关公文②上级机关授权。即上级机关为进行某一项工作而有条件或有限制地把原属上级机关的部分职权在一定时间内授给下级机关的行为。这种职权，作为下级机关只是临时代行，当这项工作结束时，所接受的职权便不复存在，因此称为临时性职权。３.部门行文的规则《办法》的第十五条、第十七条、第十八条和第十九条所表述的都是政府部门行文的规定，具体如下：（１）“政府各部门依据部门职权可以相互行文。”如省财政厅和省外经贸厅，都是省政府属下的职能部门，在工作中需要与对方沟通的，可按各自的职权范围向对方发函联系，而不必“绕道”省政府而徒增运转层次和手续。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）各部门可以“向下一级政府的相关业务部门行文”。部门的上下级之间可以相互行文，属于指导关系，业务主管部门的上下级之间也可以相互行文。如省农业厅可与市农业局相互行文。（３）各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。政府各部门（包括议事协调结构）不能对下一级政府正式行文，但确有工作需要而要向下一级政府行文时，有以下三种处理方法。①以函的形式行文（非正式行文），商洽工作、询问和答复问题、审批事项。②报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。上一页下一页返回项目一党政机关公文③因特殊情况确需向下一级政府正式行文，要报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。④“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”所谓“部门内设机构”是指各厅、局、委、办内的处、科一级的机构。⑤“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。”这条规定了部门在本职责范围内可以单独发文，也可以与别的部门联合行文。⑥“须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”这样可以减少政府的发文数量，以保证内容重要、事关全局的工作才由政府正式行文。上一页下一页返回项目一党政机关公文⑦“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”主管部门的上级一般有两个：一是本级政府，如县林业局→县政府；二是指导关系的上级，如县林业局→市林业局。⑧“部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。”此条规定，是为了维护公文的权威性和政令的一致性。凡行文内容涉及其他部门的职权范围时，行文前必须由主办部门负责与有关部门就该问题进行协商，当取得一致意见后方可行文，一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商中如果确实难以取得一致意见，应由主办部门如实列出各方理据，提出建议性意见，上报共同的上级机关，以便该上级机关进行协调或仲裁。上一页下一页返回项目一党政机关公文４.联合行文的规则如果一项工作同时涉及两个或两个以上的同级机关并需要配合协同处理的，为了增强公文的权威性、提高办事效率，可以联合行文。《办法》第十六条、第十七条规定了可以联合行文的几种情况：（１）“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。”这一条是说明行政机关系统里的联合行文规则的，这里包括了以下三种情况。①同级政府可以联合行文，即同是一级的地方人民政府可以联合行文，如佛山市人民政府和东莞市人民政府可以联合行文。②同级政府各部门可以联合行文，如某地级市的人事局和劳动局可以联合行文。上一页下一页返回项目一党政机关公文③上级政府部门与下一级政府可以联合行文，如省人事局和某市政府可以联合行文。（２）“政府与同级党委和军队机关可以联合行文。”它是指同级党、政、军的联合行文。如中共广东省委、广东省人民政府和中国人民解放军广东省军区可以联合行文。（３）“政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。”（４）“政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”（５）“联合行文应当明确主办部门。”上一页下一页返回项目一党政机关公文５.向上行文的规则（１）逐级行文。《办法》第十四条规定：“一般不得越级请示和报告。”因为根据管理体制，是一级管一级的。为了维护正常的办公程序，发挥各级行政机关的作用，避免工作脱节，下级机关向上级机关请示、报告，一般应向直接的上级机关行文，如某县（区）人民政府拟增设机构，就不应向省人民政府请示，而应向市人民政府请示。各行政机关要严格限制在职权范围内行文，不得越权。上一页下一页返回项目一党政机关公文（２）不送个人。《办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”应按正常的工作程序，某份请示送到上级机关，上级机关就会按照职权范围分工处理，发挥各个职能部门的作用。如果是“负责人直接交办的事项”，属于特殊情况，就可以直接报送领导者个人。（３）请示的规则。请示除了要遵守上述规定之外，还得遵守以下规定：①一文一事。“‘请示’应当一文一事”（《办法》第二十一条），即在一份请示中只讲一项工作或只讲一个方面的问题。上一页下一页返回项目一党政机关公文②一头请示。请示“一般只写一个主送机关。”（《办法》第二十一条）一份请示只应有一个主送机关，有关事项就由这个主送机关负责批复。“需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。”《办法》第十八条规定：“受双重领导的单位，需要同时报另一上级机关，就可以根据实际情况，选择与请示事项直接有关的上级作为主送机关，而另一上级则作为抄送机关。”为什么不能多头请示？因为多头请示，就要多头审批，而多头审批，一是重复劳动，造成劳动、时间等的浪费；二是不按行文规则行文，容易造成公文处理程序的混乱；三是如果出现几个上级批复意见不一时，就会产生矛盾。③“不得抄送其下级机关。”（《办法》第二十一条）上报的请示，当上级还没批复下来时，其内容就还没生效。抄送尚未生效的文件，会造成工作混乱。上一页下一页返回项目一党政机关公文（４）“‘报告’不得夹带请示事项。”报告是呈阅性公文，是给领导看的，不要求答复，而请示是要求上级机关要给予明确答复的。把请示事项夹进报告中，其结果只能是延误工作。处理的办法，应是另起草一份请示，写明请示理由和请示事项。６.抄送的规则（１）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（２）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。上一页下一页返回项目一党政机关公文六、公文制发规定公文的制发，是指以本机关名义制作和发送公文的各项工作过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这些程序环环相扣，彼此相连，以规范的顺序来完成公文的制发工作。（一）审核审核是指公文的审核人员按照一定的原则和方法，在公文签发之前对其进行全面的检查、修正活动。审核是发文办理中一个不可缺少的关键环节，它对制作一份规范、合格的公文具有极其重要的意义。上一页下一页返回项目一党政机关公文１.行文关行文关即确定是否有发文的必要性。只有当一份公文的确是为解决问题所必须，能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才能确定发文。那些可发可不发的公文坚决不发，在实际工作中，要掌握好几个“不发”：凡部门自行发文能解决的事项，就不以政府的名义行文；凡会议已经部署的工作，就不再重复行文部署；除法定正式会议上的工作报告外，领导在一般会议上的讲话不以正式文件转发；贯彻上级文件精神，如没有实质性的贯彻意见，可不再发文件，应采取翻印的形式下发；凡适宜公开见报或在内部刊物上登载的典型经验和各类工作会议、座谈会、专业会议纪要等，可不发正式文件。上一页下一页返回项目一党政机关公文２.法规政策关这方面的审核要注意两点：一是不得与国家的法律、法规相抵触；二是不能违背党和国家的现行政策。公文在对现行政策做出调整和新规定的同时，应与原规定相衔接，以保持法规、政策的连续性和一致性。３.内容关内容关即检查公文内容是否真实有据、情况可靠、观点正确、提法妥当，措施要求是否符合实际、切实可行。４.文字关文字关即确定文稿的写作是否符合逻辑规则和语法规范，表述是否准确，结构是否严谨，详略是否得当，条理是否清楚，文稿中人名、地名、数字、引文、结构层次序数、国家法定计量单位等的表达是否准确、规范，各项数据项目的表达是否符合标准和规范。上一页下一页返回项目一党政机关公文５.体例格式关体例格式关即检查文稿是否符合行文规则：如行文方式是否妥当，行文关系、传递方向是否正确，是否符合联合行文的条件，文种是否正确，标题、文号、主送和抄送机关等技术方面是否符合规范。（二）签发签发是对审核无误的文稿进行最终审核并签注发出意见的活动。签发公文是正式赋予公文法定效力的关键一步。通常情况下，公文文稿通过几次审核确认无误，由签发人批注正式发出意见，签注姓名和日期后，文稿即成为定稿，具备正式公文的效用，成为缮印的标准文本。经签发后的定稿，其他人未经签发人同意，均不得对其再做任何修改，否则将负行政或法律责任。上一页下一页返回项目一党政机关公文签发工作是机关各级主要负责人行使职权、履行职责的重要手段，因此，签发公文的人员是负有法定职责的主要负责人或被授权的部门负责人。签发公文必须按照下列的原则进行：１.分层签发原则分层签发原则即签发人必须根据其职权范围的规定，签发自身法定权限内的公文。每一层组织机构的领导都有自己的职权范围，只有权签发属于其权限内的公文，而不得越权签发公文。按照《办法》第二十八条的规定，以本机关名义制发的公文，由本机关的正职或主持工作的负责人签发；以机关内设机构名义发文时，由部门负责人签发；会议讨论通过的决议、会议纪要等，由主持会议的领导签发；联合行文时应先由主办机关签署意见，然后由各协办机关依次签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级负责人签发的，其他协办单位就由哪一级负责人会签。一般不使用复印件会签。上一页下一页返回项目一党政机关公文２.先核后签原则先核后签原则即在发文办理过程中必须首先对公文进行审核，核查无误后再送交领导人签发。如果先签发后审核，容易造成签发失效，造成反复签发，浪费资源，而且使审核失去其为领导签发而起的“助手”的作用。签发时应规范书写签发意见。签发意见不应直接写在正文文稿上，而应在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见（如“发”、“急发”等），并签注完整的姓名与日期。日期要求写全年、月、日，因为签发日期作为公文的成文日期，是公文的法定生效时间。会签时，各单位的签发人均要签注签发意见以及完整的姓名与时间；代签时，应标注“代”、“代签”等字样。上一页下一页返回项目一党政机关公文（三）复核复核，即文秘部门在公文正式印制前，对领导人签发后的公文所进行的最后一次的把关检查。复核工作的重点是：（１）检查审批签发手续是否完备。即核查文稿的审批人、签发人是否合法，有无越权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期。（２）检查公文管理信息是否准确。即公文具体的发文范围是否明确；阅读范围的级别限制是否清楚；急度、密级是否合理；印刷份数、发文字号是否有误等。（３）检查附件材料是否齐全。即附件材料的名称、顺序是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺。上一页下一页返回项目一党政机关公文（４）检查格式是否统一、规范。即公文书写格式、字体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释等的表达格式是否符合有关规定，表达公文内容的结构格式是否规范。（５）再次对公文的内容和形式进行审查。经复核，如发现问题，确实需要对文稿进行实质性修改的，应向签发人提出请求，征得其同意后，方可修改。文稿经修改后，必须按程序进行复审、签发。未经签发人同意，不得对复核中发现的问题擅自修改，否则，将会追究修改人的行政或法律上的责任。上一页下一页返回项目一党政机关公文（四）缮印缮印就是根据定稿制作公文正本的工作。这一程序中包括了印刷、校对和装订等三个环节。１.印刷印刷时要求做到：（１）根据适用和耐久原则，正确选择纸张和字迹材料。有关这方面的指标，请参见国家标准。（２）按照国家标准，规范地安排公文的版式。其内容包括：公文各部分文字符号所占区域的位置、排列次序、编排方法；版心尺寸；行距、字距；字体、字号等。上一页下一页返回项目一党政机关公文（３）排版时还须根据实际情况，处理好一些特殊情况。如公文中标题的排列。公文中大小标题的排列形式，可根据重要程度和字数居中排布。字数不多时排一行；字数较多时，可排两行或多行，外形可呈正梯形、倒梯形、橄榄形、齐肩形等。排列时还应注意避免“背题”现象，即将标题排在该页的最后一行，使题下无正文文字。遇到这种情况，应将标题移至下一版面，或者通过加行或缩行的方法来解决。２.校对公文排版完毕打印出文本后，还需要进行认真、仔细的校对工作，这样才能成为正式公文。上一页下一页返回项目一党政机关公文校对是以定稿和规范格式为基准，对校样进行全面核对检查，以发现、纠正各种错漏，确保公文质量。其主要内容是：校正与定稿不符的各种错字、倒字、横字、残字；校正与定稿不符的被颠倒的字句、行段；删除多余成分，补正被遗漏部分；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；校对页与页的衔接和页码标注位置方面的差错等。校对要十分仔细认真，逐字逐句，一丝不苟。一般公文需经２～３次校对后方能付印，重要的或上报的公文，其校次还需适当增加，并有两人以上参加校对，以确保公文的质量。在校对中如发现问题，应及时提交审核部门处理，印制部门和其他人员不得擅自更改。上一页下一页返回项目一党政机关公文３.装订经校对无误后打印出的正式文本，应予以装订，以免散失，方便传递和公文的办理。装订的方法和要求详见国家标准的内容。（五）用印为表明对公文承担法律责任，表明对公文法律效力的认可，发文机关必须在公文上加盖机关印章。用印和签署都是公文生效的标志，都必须按照法定的权限和程序进行。以组织名义发的公文通常要加盖其印章；以领导人名义发的公文应予签署，即由该领导人负责在公文正本上签注其姓名。除已经法定领导人正式签署的公文外，行政机关的公文不经用印一律无效。在法定的１５种公文中，除会议纪要外，均需加盖印章或签署。上一页下一页返回项目一党政机关公文（六）登记登记即文秘部门清点核对文件，进行发文登记，编发文号，记载发文范围、印刷数量、发出方法等。发文登记的方法有卡片式、活页式、账簿式等。（七）分发公文的分发，就是将已经登记封装完毕的公文以一定的方式发送给受文机关的传递活动。公文的分发方式，一般有普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换以及电信传递等方式，如遇到高度机密公文或情急的情况，则要采用专人送达的方式。上一页返回项目一党政机关公文任务二公告一、公告的适用范围及特点公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公务文书，是属于发布范围广泛的晓谕性文种，多数通过广播、电视、报刊等大众传播媒介迅速发出。公告具有以下特点：（一）发文权力的限制性由于公告宣布的是重大事项或法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体来说，国家最高权力机关（人大及其常委会），国家最高行政机关（国务院）及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，都有制发公告的权力。下一页返回项目一党政机关公文其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。（二）发布内容的重要性公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。所谓重要事项，是指事关全局或在国内外能产生重大影响的事项。如公布宪法、公布全国人大代表人数等，都可用公告行文。所谓法定事项，是指按法律程序批准确定的事项，例如，全国人民代表大会审议通过某项法规，需向社会发出公告。公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公之于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容，都不能用公告的形式发布，因为它们很难具有全国和国际性的意义。上一页下一页返回项目一党政机关公文（三）发布范围的广泛性公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文，其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。譬如，中国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位；另一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。中国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，以便消费者能认清名牌。上一页下一页返回项目一党政机关公文（四）内容和传播方式的新闻性公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻，就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容，都是新近的、群众应知而未知的事项，在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征，它一般不用红头文件的方式传播，而是在报刊上公开刊登。上一页下一页返回项目一党政机关公文二、公告的种类（一）重要事项的公告凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、