行政事业单位档案管理制度及流程

行政事业单位档案管理制度及流程引言行政事业单位档案是单位在履行职能、开展各项工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是单位宝贵的信息资源和历史凭证。科学规范地管理档案，对于维护单位历史真实面貌、保障工作有序开展、促进决策科学化、服务社会发展具有不可替代的重要作用。为确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规，结合单位实际，特制定本制度及流程。一、档案管理制度（一）总则1.目的与依据：为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和标准，制定本制度。2.适用范围：本制度适用于单位各部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案的管理。3.管理原则：档案管理遵循统一领导、分级负责、完整准确、安全保密、依法利用的原则。实行集中统一管理，确保档案的系统性和可利用性。（二）管理机构与职责1.单位领导职责：单位应明确一位领导分管档案工作，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，定期研究档案工作，协调解决档案管理中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施。2.档案管理部门职责：单位应设立或明确负责档案管理的部门（如办公室或综合档案室），具体负责：*贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；*制定和组织实施本单位的档案管理制度和工作细则；*负责对本单位各部门形成的各类档案进行统一接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；*组织档案业务培训和学习交流活动；*按规定向同级国家档案馆移交档案。3.各部门职责：各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作，并协助档案管理部门做好相关档案利用工作。4.工作人员职责：单位全体工作人员在公务活动中应注意收集、积累应归档的文件材料，并按规定及时向本部门兼职档案员或档案管理部门移交，不得私自留存或销毁。（三）档案的收集与归档1.归档范围：凡是本单位在行政管理、业务活动、外事交往、基本建设、设备采购等工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围由档案管理部门会同各业务部门共同制定，并根据单位职能变化及时调整。2.归档时间：*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。*业务档案、基建档案、设备档案等应在项目完成后或告一段落时及时归档。*会计档案由财务部门整理立卷后，在会计年度终了后保管一年，期满后移交档案管理部门。*声像档案、实物档案等应在活动结束后及时归档。3.归档要求：*归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。*文件材料的格式、用纸、书写材料应符合档案管理的要求，字迹清晰、耐久。*电子文件应连同其元数据、背景信息一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。*归档时应填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字盖章，各执一份。（四）档案的整理与保管1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照《归档文件整理规则》等国家相关标准进行整理，包括分类、编号、排列、编目等环节。具体整理细则由档案管理部门制定。3.档案保管：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。*配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并规范使用。*建立档案库房管理制度，严格控制库房温湿度，定期进行检查和维护。*对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取相应的保护措施，确保其长期可读。4.档案库房管理：非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。（五）档案的利用与开发1.利用范围与方式：档案利用分为内部利用和外部利用。利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。2.利用手续：*单位内部人员查阅一般档案，须经本部门负责人同意，查阅重要或涉密档案，须经单位分管档案工作领导批准。*外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人或单位分管领导批准。*查阅、借阅档案均需填写《档案利用登记表》。3.利用要求：*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。*借阅档案应按期归还，确需延期的，须办理续借手续。*涉密档案的利用，严格遵守国家有关保密规定。4.档案开发：档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革等，为单位领导决策和各项工作提供服务。（六）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定：成立档案鉴定工作小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作小组由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成。2.销毁程序：*对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。*严禁个人私自销毁档案材料。*销毁清册应永久保存。（七）档案的安全与保密1.保密制度：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案的管理、利用、复制、销毁等环节，必须严格遵守保密规定。2.涉密档案管理：涉密档案应单独存放，专人管理，并采取相应的保密措施。3.信息安全：加强对档案管理系统和电子档案数据的安全保密管理，定期进行备份，防止信息泄露、丢失和篡改。4.责任追究：对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密等不良后果的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或按规定追究法律责任。二、档案管理流程（一）文件材料形成与积累各部门工作人员在日常工作中，应随时收集和积累工作中形成的各类文件材料，确保应归档材料不遗漏。（二）收集与初步整理各部门兼职档案员在规定时间内，将本部门形成的文件材料进行收集、分类、排序，并按照归档要求进行初步整理、装订，填写《档案移交清单》。（三）归档审核与接收档案管理部门对各部门移交的档案材料进行审核，检查其完整性、准确性、规范性。对不符合要求的，退回移交部门补充完善。审核合格后，双方在《档案移交清单》上签字，完成档案接收。（四）系统整理与编目档案管理部门按照档案整理规则，对接收的档案进行系统整理，包括确定保管期限、分类、编号、排列、编写卷内目录、填写备考表、装订成卷（件），并进行计算机著录，建立档案目录数据库。（五）入库保管整理编目完毕的档案，按照分类编号顺序入柜存放。档案柜应有明显标识，便于存取。同时，对档案信息进行备份。（六）日常维护档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。保持库房整洁，温湿度适宜，做好“八防”工作。（七）档案利用1.提出申请：利用者填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案内容、利用方式等，并按规定履行审批手续。2.检索调档：档案管理人员根据利用申请，通过档案目录或档案管理系统检索所需档案，准确调出。3.提供利用：在指定地点提供档案查阅。如需复制、摘录，须经批准。4.归还登记：利用完毕后，档案管理人员对归还档案进行检查，确认无误后在《档案利用登记表》上注销。（八）到期鉴定与销毁/移交档案管理部门定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。对仍有保存价值的，重新划定保管期限；对无保存价值的，按规定程序销毁；对需向国家档案馆移交的永久档案，按照国家有关规定办理移交手续。三、保障措施与持续改进1.组织保障：单位领导应高度重视档案工作，将其纳入重要议事日程和年度考核范围。2.人员保障：配备政治素质高、业务能力强、忠于职守的档案管理人员，并保持相对稳定。加强档案人员业务培训，不断提高其专业素养和管理水平。3.经费保障：将档案工作所需经费（包括库房建设与维护、设备购置、耗材、培训、数字化等）列入单位年度预算，确保档案工作正常开展。4.设施保障：配备符合要求的档案库房、档案柜、温湿度调控设备、消防器材、防虫防鼠药品以及必要的档案管理软件和硬件设备。5.制度修订：本制度应根据国家法律法规变化和单位实际情况，适时进行修