长沙诚佳人力资源公司采购管理方案优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙诚佳人力资源公司介绍........................................1

2长沙诚佳人力资源公司采购情况介绍................................2

3长沙诚佳人力资源公司采购管理存在问题分析........................2

3.1采购缺乏计划性............................................3

3.2采购流程不规范............................................3

3.3采购人员不专业............................................4

4长沙市诚佳人力资源物品采购管理方案优化.........................4

4.1加强物资采购规划管理......................................4

4.2优化采购作业流程.........................................5

4.3加强员工培训，完善采购制度................................5

5结论............................................................6

参考资料.........................................................7

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长沙诚佳人力资源公司采购管理方案优化设计

1长沙诚佳人力资源公司介绍

长沙诚佳人力位于长沙市芙蓉区雄天路，公司成立于2019-09-09，企业地

址位于湖南省长沙市芙蓉区雄天路98号孵化楼1号栋6楼601-01室，所属行

业为商务服务业，经营范围包含：人力资源服务外包；人力资源测评；人力资

源培训；人力资源管理咨询；人力资源信息软件服务；人力资源供求信息的搜

集和发布；文化活动的组织与策划；培训活动的组织；职业生涯规划咨询服务；

企业管理服务；招、投标咨询服务；劳动保障事务咨询服务；就业和创业指导；

法律咨询；档案管理服务；市场营销策划服务；广告制作服务；广告发布服务；

广告设计；广告国内外代理服务。该公司区域配套完善，城市资源与自然资源

兼备，不过近段时间由于疫情物资等原因，后勤储备的完善程度不是很理想。

后勤部门的采购主要是先通过各部门领班的上报进行采购，那些物资没有了就

上报主管然后主管在制定采购计划，当然，采购必不可少的就是选择供货商，

办公室专用A4纸打印机电脑报告都是供应商直接送过来，保安服、帽子、黑鞋、

头盔、对讲机、西装、警棍、皮带都是有专门的供货商送货当前的物资补货管

理也是也是有一定的基础的效果，但是在时代的发展下，后勤部门在面对公司

制度改革上面没有做到很好的顺应发展，逐渐显露以往管理的弊端。老旧的物

资补货方案已经慢慢不适应内部工作方式的需求。不仅造成了对客户服务上面

的不达标。同时也让后勤人员的工作变得困难。而且后勤物资在公司总的成本

支出中占比比较大，维持着公司的正常运转。

图1后勤部的功能

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公司后勤部的功能包括订单处理，采购处理，采购结算。订单处理是根据

客户下单，选出有效订单，剔除无效订单，将数据进行汇总生成采购单。采购

复核是通过复核员检查采购订单的数量和收到货物的数量进行对比，并进行质

量检查，确保质量和数量是正确的。采购结算是在复核员确认订单信息后交给

会计部门进行采购结算。

2长沙诚佳人力资源公司采购情况介绍

后勤物资补货是人力资源公司能够正常运转的一个重要环节，后勤部有1

位后勤主管，3个采购员3个复核员1个会计组成的。如下表1所示：

表1后勤部岗位情况

序号岗位名称岗位职责

1后勤主管制定采购计划，分发工作，负责上司临时分配的任务

2采购员采购物资，登记好购买的物资

3复核员核对物资，每次清点，年终盘存统计，做到入库有验收、

出库有手续，保证帐实相符。

4会计统计好购买物资的数量以及价格，开发票给公司

后勤部的后勤物资种类繁多，而且项目很杂。量少但是涉及的面很宽。物

资采购涉及到的范围领域很广。主要包括：保安涉及的服装及工具、办公设备、

对讲机及维修工具材料等。

保安涉及的服装及工具主要是用来服务客户的，电脑、A4纸是给办公部门

用的，对讲机是安保人员维护外面的秩序所需要的，还有一些其他的东西。具

体如下表2所示：

表2公司部分物品采购明细表

序号物资类别物资名称主要供货商用途

A4纸电脑键盘笔

晨光、联想等签协议办公等

1办公用品打印机

保安服、西装、帽子、

武汉报喜鹊服饰满足客户要求

2服装用品鞋子、皮带

防卫、对讲机

3外包用品头盔、对讲机、警棍一喜定制

建立岗位沟通

3长沙诚佳人力资源公司采购管理存在问题分析

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3.1采购缺乏计划性

公司采购部采购活动缺乏计划性，主要是管理者的观念在很大程度上影响

着整个企业的管理方式，采购经理对采购管理存在错误认识，认为采购只需要

用最低的成本来保证供给就可以了，其对整个企业的运营和利益的影响则是微

乎其微的。这样的理念下，公司采购很少遵从计划进行，经常出现临时采购，

使采购成本大大增加。

比如：公司承接的大型演出项目的配套安保项目，需要大量安保人员，也

需要一批保安服装，公司采购主管想着拼多多便宜就在那里下单100套，结果

物流慢，衣服质量不太行，导致匆匆忙忙去实体店另外买了一些，这就是想着

低成本而忘了质量以及保安服的运输速度从而影响公司的运营及利益。

3.2采购流程不规范

图2采购作业流程图

如上图2所示，现在的采购流程比较简单，主要步骤如下：

①下面的部门向主管提出采购需求

②主管联系供货商，谈好价格后下单。

③供货商发货送到之后收货然后仓库直接收货。

④主管出具发票，最后转到财务部门核实账单然后财务进行结算。

在物资采购过程中临时采购的现象很普遍。没有计划性。导致运输过程复

杂多变，这样就导致了采购成本也增加了。流通成本和库存压力也也增加。在

一次次的物资配送过程中。我们的主管就是哪里需要就临时叫人配送。缺少采

购计划。当然这也跟下面部门不能提前上报有关系，一般就是这里需要，就安

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排采购配送，这一点极大的增加了日常管理难度，而且每个部门的负责人都不

能好好的承担自己的责任，包括我们的主管，总想着把责任推给别人。这也是

采购没有计划性的表现。

3.3采购人员不专业

采购是由主管出去采购，而且以上流程大部分都是主管一个人在操作，人

员分布不均，导致采购流程中存在着溢价的空间，主管对其中的疏忽，可能会

增加采购成本。就比如光达车展活动需要150套安保服装需要提前半个月准备，

但主管没有提前准备，都是急急忙忙，没有提前预约供应商，然后在淘宝上买

了150套，到货之后发现十多套保安服是劣质的，之后就急急忙忙去实体店购

买十多套保安服，导致损失了一千多不必要的资金。

采购的人员有采购主管分配，在采购部的办公室里，没有明确的职责进行

岗位分工和工作分配表。显然，采购部的主管都没有对岗位进行明确的设置，

更没有根据员工的职责进行岗位分配，造成员工执行了不相容岗位的工作。因

而，导致应该分离的职位没有得到有效的分离。

采购部包括采购经理在内只有4个人，在采购工作量大的时候，采购部面

临人手不足的问题。但公司出于对成本的考虑，不愿意再额外支付工资聘请人

员来分担采购部的工作。因此，就出现了询价与确定供应商合同谈判与合同

签订这些不相容职位由同一个人负责的现象。

4长沙市诚佳人力资源物品采购管理方案优化

4.1加强物资采购规划管理

建议公司所有物资的采购均依本采购管理办法执行。采购物资本着公平、

公正、公开的原则，必须坚持秉公办事，维护公司利益的原则，本着处处节约

的原并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。真正采购价廉物美、

质量可靠、经久耐用的物品。每次采购活动，都要有对应的采购方面，以公司

新蓝盾光达项目为例，采购方案模版如下表3所示：

表3公司新蓝盾光达项目采购明细表

序号物资名称采购数量单价预算资金备注

1保安服100606000项目需要

2保安帽1008800项目需要

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3腰带1007700项目需要

4标识1005500项目需要

合计8000

制表人审批人

4.2优化采购作业流程

根据公司的实际情况，建议优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本。

优化后的采购流程如下图4所示：

图3优化后的采购流程图

优化采购流程后，不再是主管一个人的工作，由采购员下单然后供应商发

货，仓库直接收货，复核员核对物资，主管出具发票后会计核实账单并付款整

个流程也就清晰明了，也减少不必要的开支。也有效的防止和杜绝采购部凌驾

管理层私自购买，也实现了公司的远程监控。

4.3加强员工培训，完善采购制度

采购部的人员需要不断提高自身的专业技能，需要遵循职业道德规范。公

司应该制定相关规章制度，赏罚分明，并且先让老员工培训，然后培训在实习

期的新人，再进行考核，考核成功再安排入职。并要求每个月进行培训，每个

月底要发现不足，总结经验。

复核部门在采购前应对所需物资提出详细技术要求。物资到货后，应按照

技术要求及有关规定验收。验收后发现有问题，应及时处理质量和其他有关问

题，避免经济上不应有的损失。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定

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经济责任。

设置职务分离制度：采购部经理应该将各岗位职责要求粘贴在办公室内，

并按此执行。比如:李某某负责向供应商的询价，而员工A发展确定供应商。员

工B负责合同事项的谈判，而员工A负责与供应商签订采购合同。以交叉的方

式来分配工作，既能保证不相容岗位得到有效的分离，又可以充分挖掘本部门

人员的潜力。在分配工作和人员的同时，采购经理应该制定工作分配表，让每

个采购人员对自己的职责更加清晰。采购经理还应不定期对采购人员的工作进

行检查看采购人员是否能够做到自己的职责，是否有垮职的行为存在，以确保

不相容岗位真正实现分离。

增加审批程序：采购人员编制采购计划，首先由采购部经理修改审核并签

字之后传递给总经理进行最后审核并签字。在这两个环节的审核过程中如果任

意一个环节不通过，采购人员