浙江省茶叶集团股份有限公司2024年广交会参展方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1参展背景介绍........................................................................................................1

1.1公司介绍....................................................................................................1

1.2展会介绍....................................................................................................2

1.3参展目的....................................................................................................3

2展前准备工作........................................................................................................4

2.1参展人员确定............................................................................................4

2.2展位申请....................................................................................................5

2.3展位布置....................................................................................................5

2.4展品的选择................................................................................................6

2.5物资准备....................................................................................................8

2.5.1产品双语宣传画册的设计.............................................................8

2.5.2其他物资.........................................................................................9

2.6外商邀请....................................................................................................9

2.7参展宣传..................................................................................................10

2.8食宿安排..................................................................................................11

2.9经费预算..................................................................................................11

3展中具体实施......................................................................................................12

3.1客户接待..................................................................................................12

3.2展品促销..................................................................................................13

3.3商务洽谈..................................................................................................14

3.4撤展..........................................................................................................14

4展后跟进联络......................................................................................................14

4.1客户跟进..................................................................................................14

4.2成效分析..................................................................................................18

参考资料.................................................................................................................19

湖南商务职业技术学院毕业设计

浙江省茶叶集团股份有限公司2024年广交会

参展方案设计

1参展背景介绍

随着全球经济的发展与进步，各大展会成为了世界各国之间贸易相互交往

的媒介之一，广交会不仅促进了世界各国之间的贸易往来，还是中国对外贸易

的重要渠道和对外开放的重要窗口。为了更好的拓展我司对外的贸易往来，扩

大海外市场，增强品牌的影响力，我们公司计划将参加2024年秋季广交会，对

此我设计了一份参展方案设计供公司参考。

1.1公司介绍

图1-1浙江省茶叶集团股份有限公司logo

浙江省茶叶集团股份有限公司成立于1950年，其前身是浙江省茶叶公司，

总部位于中国杭州。

浙江茶叶集团拥有七十多年茶叶经营历史，公司继承中华两千年茶文化精

髓，通过将传统茶叶制造工艺与现代技术相结合的方式，秉持以“为全球客户

提供绿色、健康、优质的茶叶饮品”的发展理念。浙江茶叶集团的完整产业链

包括茶叶种植、加工、出口贸易、技术研发、质量检测、茶叶机械制造。

为了扩大海外业务范围，增强品牌影响力，浙江茶叶集团销售网络遍及全

球六十多个国家和地区，在日本、美国设立分公司，在摩洛哥、乌兹别克斯坦、

巴基斯坦等茶叶主销区建立了驻外机构，自上世纪八十年代以来，随着出口贸

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

易规模的扩大，年出口总额达到了4亿多美元。

ZhejiangTeaGroupCo.,Ltd.wasfoundedin1950,itspredecessorisZhejiang

TeaCompany,headquarteredinHangzhou,China.

ZhejiangTeaGrouphasmorethan70yearsofteabusinesshistory,the

companyinheritstheessenceofChineseteacultureof2,000years,throughthe

combinationoftraditionalteamanufacturingtechnologyandmoderntechnology,

upholdthedevelopmentconceptof“toprovideglobalcustomerswithgreen,healthy,

high-qualityteadrinks”.ThecompleteindustrialchainofZhejiangTeaGroup

includesteaplanting,processing,exporttrade,technologyresearchanddevelopment,

qualitytesting,teamachinerymanufacturing.

Inordertoexpandoverseasbusinessscopeandenhancebrandinfluence,

ZhejiangTeaGroupsalesnetworkcoversmorethan60countriesandregionsaround

theworld,setupbranchesinJapanandtheUnitedStates,andsetupoverseasoffices

inMorocco,Uzbekistan,Pakistanandotherteamainsellingareas.Sincethe1980s,

withtheexpansionofexporttradescale,ZhejiangTeaGrouphasbeenexpanding.

Annualexportstotaledmorethan$400million.

1.2展会介绍

图1-2广交会Logo

中国进出口商品交易会，简称广交会，创办于1957年春，每年的春秋两季

在广州举办。作为中国最重要的贸易促进平台，是目前历史最长、规模最大、

商品种类最全，成交效果最好的综合性全球贸易展会。

广交会的举办，不仅成为了新中国打破西方经济封锁与政治孤立的时代窗

口，还加强了中国与世界各国的贸易往来，展示了中国形象与发展成就。截至

第123届，广交会累计出口交易约13237亿美元，累计到会境外采购商约842

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

万人次。每届广交会展览规模达118.5万平方米，境内外参展企业近2.5万家，

210多个国家和地区约20万名境外采购商。

ChinaImportandExportFairiscalledCantonFairforshort,wasfoundedin

thespringof1957,heldinGuangzhouinthespringandautumneveryyear.Asthe

mostimportanttradepromotionplatforminChina,itiscurrentlyacomprehensive

globaltradeexhibitionwiththelongesthistory,thelargestscale,themost

comprehensivevarietyofcommodities,andthebesttransactionresults.

TheCantonFairnotonlybecameawindowforthenewChinatobreakthe

Westerneconomicblockadeandpoliticalisolation,butalsostrengthenedthetrade

exchangesbetweenChinaandtherestoftheworld,anddemonstratedChina'simage

anddevelopmentachievements.Asofthe123rdsessionoftheCantonFair,thetotal

exporttransactionsofthefairwereaboutUS$1,323.7billion,andthetotalnumber

ofoverseasbuyersattendingthefairwasabout8.42million.Theexhibitionscaleof

eachsessionofthefairreaches1.185millionsquaremeters,withnearly25,000

exhibitorsathomeandabroadandabout200,000overseasbuyersfrommorethan

210countriesandregions.

图1-3广州琶洲会展中心广交会场馆

1.3参展目的

中国茶叶历史悠久，消费基础雄厚。茶饮文化作为我国的优秀传统文化，

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

无论是在国内还是国外，茶叶行业的发展前景都是可观的。在竞争如此激烈的

情况下，浙江茶叶集团不断创新与发展。广交会是规模最大的出口贸易国际性

展会，它既可以为浙江茶叶集团提供较好的贸易出口平台，也能扩大其海外市

场，为了提高品牌知名度，更好的走向国际市场，我司想通过参加广交会来加

强与世界各国的交流。以下为我公司的参展目的：

(1)扩大海外市场，与外商客户建立长期友好的合作关系。

(2)推广自己产品的品牌，提高品牌知名度。

(3)了解茶叶市场的行情，改善营销策略，提高产品销售量。

(4)宣传与推广新产品。

2展前准备工作

参展前的准备工作看起来是一件很简单的事宜，但其实是一件极为细致的

工作安排。为了让参展能够顺利成功的进行，做好参展前的准备工作非常重要，

我们可以从参展人员确定、展位申请、展位布置、资料准备等方面进行展前准

备工作的安排。

2.1参展人员确定

合理的人员安排是为了更好的配置好公司内的人力资源，使其能各发挥所

长，从而促进展会工作有序进行，提高展会工作效率以及公司的整体运作能力。

我方公司人员安排表设计如下：

表2-1人员安排表

人员安排表

部门人员数量职责

销售部2人展品的选择

与顾客进行价格谈判

展会后期客户跟进工作

客户资料的分析与整理

策划部2人负责展台的布置和申请

制定参展方案设计

财务部1人负责一切展会经费预算

宣传部2人负责产品宣传册以及邀请函的设

计

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

负责产品海报以及电子屏产品宣

传内容的设计

保卫部2人负责维持展会期间的秩序

行政部2人接待客户

让顾客填写来访登记表

向顾客介绍并推销产品

茶水服务

国际部1人提供翻译服务

后勤部2人展品的搬运与摆放

其他物料的搬运

展位区域的清洁工作

市场部2人市场调查与分析

展后效果预测

2.2展位申请

展位的选择是参加展会非常重要的一个环节，因为它决定了参展商在展会

期间能否受到更多顾客的关注，以及能否吸引更多客户的光临。我方公司策划

部人员负责该部分。

展位类型：墙角型（10㎡）

选择原因：墙角型展位能够让两个通道的顾客均可注意到展位，容易吸引

顾客且在价格方面对于我们公司来说也比较合适。

2.3展位布置

要想吸引大量的客户，产品的品牌知名度是一个因素，同时展位的布置也

是非常重要的，独特有个性的展位设计能给人眼前一亮的感觉。我方公司的策

划部人员将负责该部分。

展位布置要点：

空间布局：展位的布局要根据产品的内容以及展会的主题进行合理的空间

布局，要突出产品的重点，对产品进行分类摆放，我们不仅要考虑到展示区、

接待区、休息区的设计与布局，还要让来往的顾客对我们的展品有良好的视觉

效果。

高度和照明：展位能否有一个好的视觉效果，展位的高度和灯光是必不可

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

少的因素。为了更吸引来往的顾客，我们采用暖色系的灯光，同时也在每一排

的货架栏的对应处，用小的暖色灯照射产品，增强光感。

材料和颜色：关于展位的搭建，考虑到展位的视觉效果以及其使用寿命、

维护的成本、环保等方面，我们采用环保的原木风，整体颜色方面也都是偏暖

色系的风格。

展位布置设计参考图（仅供参考）：

图2-1展位布置设计图

2.4展品的选择

在展位这个有限的空间里，有代表性的展品不仅是本公司参加展会成功与

否的一个因素，同时也是吸引顾客比较关键的一个因素。因此，我们在选择产

品之前，应对国内外市场上各类茶叶的需求量做一个分析与调查。展品的选择

将由市场部人员负责。

表2-22022年中国茶叶出口统计表

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

根据2022年中国茶叶出口统计表中可以看出，绿茶仍是我国茶叶出口优势

品类，出口量额均占较大比重，分别为83.65%与66.93%。在出口量方面，除

普洱茶持续下降外，其余品类茶叶出口量均有不同程度增长。其中，增幅最高

的是红茶，达到了12.33%。

经过对展品选择因素的分析以及集中参展企业的供应能力和市场潜力这两

点因素，拟参展展品为绿茶和红茶两大类：

绿茶：西湖龙井

红茶：桂花红茶

第一种参展展品为两种包装方式的同一产品:西湖龙井

图2-2袋装西湖龙井图2-3盒装西湖龙井

品牌：狮峰Brand:LionPeak

种类：西湖龙井Type：WestLakeLongjing

包装：袋装Packing:Inbags

价格：9.78美元/袋（70元/袋）Price:$9.78/bag（70yuan/bag）

规格：300克/袋Specification:300g/bag

包装：盒装Packing:box-packed

价格：21.8美元/盒（156元/盒）Price:$21.8/box（156yuan/box）

规格：750克/盒Specification:750g/box

产品特点：气香、味甘，茶香清新典雅，汤清甘爽口，余味鲜爽持久。

Productfeatures:aroma,sweettaste,teafreshandelegant,soupsweetand

refreshing,freshandlong-lastingaftertaste

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

第二种参展展品为罐装的桂花红茶

图2-4罐装桂花红茶图2-5桂花红茶

品牌：狮峰Brand:LionPeak

种类：桂花红茶Type：Osmanthusblacktea

包装：罐装Packing:Canning

价格：13.7美元/罐（98元/罐）Price:$13.7/tin(98yuan/tin)

规格：450克/罐Specification:450g/tin

产品特点：香气浓郁。桂花红茶的香气浓郁且持久，既有桂花的芬芳清香，

又有红茶的醇厚口感。

Productfeatures:richaroma.Osmanthusblackteahasastrongandlong-lasting

aroma,withboththefragranceofosmanthusandthemellowtasteofblacktea.

2.5物资准备

参加展会要准备的物资分为三大类，分别是产品双语宣传画册、邀请函、

其他物资。在参加展会之前，所有这些物资必须提前准备好，避免在展会期间

缺东少西，给展会带来不必要的麻烦。

2.5.1产品双语宣传画册的设计

产品宣传画册是企业宣传产品的重要方法，它不仅能向客户展现企业的企

业精神、企业文化，还可以详细的展现产品的功能、特性、用途、服务等，同

时展品宣传画册比较轻便，设计精美的宣传画册更能吸引来往的外商客户。本

次产品双语宣传画册将由宣传部人员负责。

产品双语宣传画册（仅供参考）另附。

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.5.2其他物资

在参加展会之前，各类物资的准备一定要提前规划和安排好。物资包括两

大类，分别为服务材料与机械设备。公司的物资准备环节将由后勤部人员负责。

表2-3物资清单表

物资类型物品名称数量

服务材料固体胶3个

胶带（宽）3卷

一次性茶杯10箱

名片1000份

签字笔2盒

客户登记表10份

产品双语宣传画册100份

合同20份

海报1张

桌椅2套

订书机（订书针）2套

纸巾2箱

剪刀2把

大头笔1盒

货物架2套

小礼品50份

机械设备电子显示屏1台

烧水壶2个

2.6外商邀请

为了让外商客户更直观的了解我们的产品，加强与外商客户的长期合作与

交流，我方公司销售部人员将会在展会开始前8周对外商客户进行邀请，同时

为了让外商感受到我们的诚意邀约，我们将分为两个阶段进行邀请。

第一阶段：电话邀请

电话邀请这种方式更加直接，我们能够快速的向双方表达自己的意愿，有

助于加强与客户之间的联系。

第二阶段：邀请函邀请

9

湖南商务职业技术学院毕业设计

电话邀请之后，为了让客户感受到我们的正式与诚意，我方公司将会制作

邀请函并对外商客户进行二次邀请。内容丰富且精美的邀请函能够给外商客户

增加好感。

以下为我方拟邀请函（仅供参考）：

图2-6英文邀请函图2-7中文邀请函

2.7参展宣传

展前的宣传能够吸引更多的客户，提升观众的参与度，从而进一步的扩展

市场，加强与海外顾客的合作伙伴关系。我们将线上线下相结合的方式进行对

外宣传。我方公司的宣传部人员将负责展会宣传工作。

线上：电话邀请、邀请函、各大社交媒体发布公司参展的详细信息。

线下:抽奖活动、进展会就送小礼品。

10

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.8食宿安排

参展期间的酒店住房需求量一般较大，为了让参展的工作人员有舒服、便

利的住宿环境，酒店需提前预定好。我方公司的行政部人员将负责酒店住宿的

预定。

综合距离、环境、费用等因素，我们打算选用金诚酒店作为住宿的地方。

根据人数，我们将会为9名参展人员预定4间双人间，1间单人间。

2.9经费预算

参加展会需要花销的地方比较多，所以做好费用预算这一步非常的重要，

其中包括展位费用、物资费用、运输费用、住宿费用等等。我方公司的财务部

人员将负责该部分。

以下为经费预算表（仅供参考）：

表2-4展会经费预算表

费用项目费用预测合计（元）

展位费场地费用1600022000

搭建费用5000

电子显示屏支持费用1000

展品、物资运输费运去路程费用10002000

用运回路程费用1000

物资费用固体胶102000

胶带（宽）15

一次性茶杯150

名片30

签字笔20

客户登记表200

产品双语宣传画册200

合同50

海报30

桌椅300

订书机（订书针）20

纸巾50

11

湖南商务职业技术学院毕业设计

剪刀15

大头笔10

货物架200

小礼品500

烧水壶200

差旅费用飞机票（往返）900016000

酒店费用6000

餐饮费用700

当地交通接送费用300

参展手续费展会注册费100220

展会报名费120

本次展会的总费用42220

3展中具体实施

展中的实施是整个展会过程最重要的一部分，对于推广公司以及宣传产品

是个很好的机会，具体内容包括：客户接待、展品促销、商务谈判、撤展。

3.1客户接待

客户接待是展会中必不可少的一个环节，好的接待不仅能吸引外商客户的

兴趣，向客户展现自己的热情，还能给客户留下一个深刻的印象，为促成我们

达成商务交易合作有一个好的铺垫。我方公司的行政部人员将负责客户接待这

一部分。接待流程：

（1）会场引导

当看到展位前有参观者在观望或者停留的时候，接待人员要面带微笑积极

主动地上前与他们打招呼，并邀请他们进入展位中，向他们介绍公司的产品。

（2）客户信息登记

收集好客户的信息不仅便于展后对客户进行回访，还能够在展后分析总结

中了解客户群体，对日后宣传产品更具针对性。

（3）向客户递交名片与产品宣传手册

12

湖南商务职业技术学院毕业设计

名片设计如下（仅供参考）：

图3-1英文名片设计

图3-2中文名片设计

接待员接待客户的话术如下（仅供参考）：

Welcometoourbooth,whatcanIdoforyou？

欢迎来到我们的展位，有什么可以帮您的吗？

Hello,I'mLiHua,andthisismybusinesscard.

你好，我是李华，这是我的名片。

Ourcompanyhasmorethan70yearsofteabusinesshistory,andthemain

productsaregreenteaandblackteaseries.

我们公司有70多年的茶叶经营史，主要产品有绿茶和红茶系列。

Hereisourproductbrochurethatyoucanlearnabout.

这是我们的产品宣传手册，你可以了解一下。

3.2展品促销

展品促销这一环节主要目的是提高我们产品的销售量，组织一些活动来吸

13

湖南商务职业技术学院毕业设计

引更多的参观者进入我们的展位。我方公司的宣传部人员将负责展品的促销宣

传。

（1）礼品赠送：凡是在展位中消费300元以上的顾客，可以赠送精美小礼品一

份(产品小样)。

（2）折扣活动：前300名的消费者可享受8.8折的折扣。

（3）赠送周边：凡是进入展位中的前200名的顾客，可以领取一个本公司logo

的钥匙扣一个。

3.3商务洽谈

商务洽谈是与顾客建立合作关系的一个重要前提，能否顺利合作，就要看

在商务洽谈的过程中双方是否都能满意。我方公司的销售部人员将负责商务洽

谈这一部分。

3.4撤展

撤展也是一个工程量比较大的工作，在撤展的过程中一定要遵守当地会展

中心的规定，在规定的时间内撤展完毕，打扫好区域内卫生。我方公司后勤部

人员将负责该部分。

撤展具体工作流程：

（1）拆装工人撤台

（2）展品分类打包装入收纳箱

（3）办理相关退费手续（包括租用展具的归还、相关服务费用的结清，并到组

展商中领出门条）

（4）整理和清扫展位区域内的垃圾

（5）通知货运公司运输展品以及其他物资

4展后跟进联络

展后跟进联络是展会中必不可缺少的一部分，我们要及时的整理客户信息，

加强与外商客户取得联系，并立即进行成效分析，促进与外商客户之间的合作

关系，从而达到参加此次展会的目的。

4.1客户跟进

在展会洽谈的过程中，我们可能会有一些顾客还有些犹豫或者是对于产品

14

湖南商务职业技术学院毕业设计

很满意，但是在价格方面还要再商议的，我们在展后通过电子邮件、电话、调

查问卷等三种方式跟进这些顾客，尽力达到双方满意的结果。我方销售部人员

将负责该部分的工作。

电子邮件：

电子邮件可以更加清楚的表明我们的意愿，能让顾客立刻收到我们传递的

资料。我们可以把顾客分为两大类：

潜在客户

这类客户一般对我们的产品比较感兴趣，也需要这种产品，只是价格方面

还有一点不同意见。所以我们要立刻向这类发出主动的联络，及时与他们进行

沟通，尽可能的满足他们的需求，让他们有意向与我们进行交易合作。

客户跟进电子邮件设计如下（仅供参考）:

DearSirs/Madam,

WeenjoyedtalkingwithyouattheCantonFair.Incompliancewithyourrequest,

weareenclosingourcatalogueforyourreference.

Theteaofourcompanyisofsuperiorqualityandbeautifullypacked.Ithasbeen

wellreceivedathomeandabroad.Wouldyoupleaseletusknowwhatyourequire?

Ifthereisabigdemand,wewillgiveyouacorrespondingdiscount.

Lookingforwardtoyourearlyreply.

Yourssincerely,

LiHua

敬启者：

我们很高兴能与贵方在广交会上的交谈。应你方的要求，我们随函附上产

品目录，供贵方参考。

我们公司的茶叶质量上乘，包装精美，在国内外受到了一致好评。您能告

知我们贵方的需求量吗？如果需求量大，我们将给予贵方相应的折扣。

期待贵方的早日回复。

谨上

李华

新客户

这类客户对我们的产品还有一个大概的了解，但是态度迟疑，我们要让他

对我们的产品有一个更深层面的了解，说明我们的产品将会给他们公司带来一

些实惠，激发他们的购买欲望。

客户跟进电子邮件设计如下（仅供参考）:

15

湖南商务职业技术学院毕业设计

DearSirs/Madam,

IamLiHua,SalesManagerofZhejiangTeaGroupCo.,LTD.,whomyouspoketo

atthelastCantonFair.IamgladthatyouareinterestedinourWestLakeLongjing.

Thesalesvolumeofourcompany'sproductstotheoutsideworldisveryimpressive.

Accordingtothesurvey,theproducthasbecomeverypopularinonlyoneweek

afteritwaslaunched.I'msurethisproductwillsellwellinyourcountryaswell.If

youneedatrialorder,pleasecontactusassoonaspossible.

Lookingforwardtoyourearlyreply

Yourssincerely,

LiHua

敬启者：

我是上次广交会与贵方的交谈的浙江省茶叶集团股份有限公司的销售经理

李华，很高兴贵方对我们的西湖龙井感兴趣。

我们公司的产品对外销售量非常可观，据调查，该产品仅仅上市一周，就

变得非常的受欢迎。我确定，该产品在贵国也会销量很好的，如果贵方需要试

订单，请尽快与我们联系。

期待贵方的早日回复。

谨上

李华

电话沟通

电话更加直接，可以根据客户的说话语气了解到客户对于与我们合作的意

向与态度。同时我们也可以顺势来说服客户，以便更好地促进合作。

展后电话跟进对话设计如下（仅供参考）：

Ourcompany'steaisverypopularinoverseasmarkets,especiallyin

Europe.

我们公司的茶叶在海外市场很受欢迎，尤其是在欧洲市场。

Themainproductsofourcompanyareblackteaandgreentea.

我们公司的主要产品有红茶和绿茶这两种系列。

Wewillsendyouacatal