浙江宜格美妆集团有限公司外商接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1接待背景...........................................................1

1.1我方公司介绍..................................................1

1.2外方公司介绍..................................................2

1.3接待目的.....................................................3

2接待前期准备.......................................................3

2.1工作人员安排.................................................3

2.2人员培训.....................................................4

2.3接待行程安排..................................................5

2.4客户邀请及来访确认...........................................7

2.4.1客户邀请................................................7

2.4.2来访确认................................................7

2.5食宿安排.....................................................8

2.5.1商务宴请................................................8

2.5.2住宿安排................................................8

2.6物资准备.....................................................9

2.6.1宣传资料................................................9

2.6.2定制化礼品..............................................9

2.6.3产品宣传画册设计.......................................10

2.7经费预算....................................................14

3接待具体流程实施..................................................15

3.1接机安排....................................................15

3.2酒店入住....................................................16

3.3商务宴请....................................................16

3.4工厂参观....................................................17

3.5商务洽谈....................................................18

3.6旅游观光....................................................18

3.7送机安排....................................................18

I

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4接待后期工作......................................................19

4.1客户资料整理与归档..........................................19

4.2客户跟进....................................................20

4.3项目复盘....................................................20

5紧急情况预案......................................................21

参考资料............................................................22

II

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浙江宜格美妆集团有限公司外商接待方案设计

1接待背景

1.1我方公司介绍

浙江宜格管理集团有限公司，2014年创立于杭州，是一家集自主研发-品

牌建设-产品销售-用户服务于一体的中国美妆集团。旗下拥有2大自主品牌：

东方彩妆品牌「花西子Florasis」、新锐高端护肤品牌「OGP时光肌」。秉持

着「扬东方之美，铸百年国妆」的企业愿景，宜格集团坚持以东方文化为文化

母体，以东方科技为技术根基，以铸造国际级的中国百年美妆品牌为目标，以

匠心、恒心、敬畏心打造极致的产品与服务，持续为用户创价值，为员工谋发

展，为国妆传美名，为社会造福祉。2017年，宜格集团以“东方彩妆·以花

养妆”的理念，创立了花西子。在产品与品牌中，花西子糅合了东方神韵和国

际时尚；在产品研发方面挖掘古籍中的经典配方，以古方为灵感，并通过现代

工艺让经典东方彩妆配方涅槃重生，更适合当代中国女性使用。2021年专利1

34项，发明专利与实用新型专利57项，数量与含金量均领跑国产彩妆品牌。

ZhejiangYigeManagementGroupCo.,LTD.,foundedinHangzhouin2014,isa

Chinesebeautygroupintegrating"independentresearchanddevelopment-brand

building-productsales-userservice".Ithastwoindependentbrands:Oriental

makeupbrand"Florasis"andnewhigh-endskincarebrand"OGPTimeMuscle".

Adheringtothecorporatevisionof"promotingthebeautyoftheEast,castinga

hundredyearsofnationalmakeup",YigeGroupadherestotheeasterncultureasthe

culturalmatrix,takesOrientalscienceandtechnologyasthetechnicalfoundation,

andaimstocastaninternationalclassofChina'shundredyearsofbeautymakeup

brands.Withingenuity,perseveranceandreverence,YigeGroupcreatestheultimate

productsandservices,continuestocreatevalueforusers,seeksdevelopmentfor

employees,andpromotesthebeautyofnationalmakeup.Forthegoodofsociety.In

2017,YigeGroupfoundedFlorasiswiththeconceptof"Oriental

Makeup·Nourishingmakeupwithflowers".Intheproductsandbrands,Florasis

blendsOrientalcharmandinternationalfashion;Intermsofproductresearchand

development,wedigtheclassicformulainancientbooks,takeancientprescriptions

1

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asinspiration,andmaketheclassicOrientalmakeupformularebirththroughmodern

technology,whichismoresuitableforcontemporaryChinesewomen.In2021,134

patents,57inventionpatentsandutilitymodelpatents,leadingdomesticmakeup

brandsinquantityandgoldcontent.

1.2外方公司介绍

欧莱雅美国是全球领先的美妆公司欧莱雅集团旗下最大的子公司，成立于

1909年。公司总部位于美国纽约市，拥有超过12,000名员工，在14个州的

工厂中生产产品。欧莱雅美国引领着全球美妆市场，拥有30多个标志性美妆

品牌，其产品组合遍布全球各产品类别和分销渠道。在美妆行业已有110年的

历史，在过去60年中通过平衡有机增长和战略性收购实现了在美国市场的领

先位置。

L'OrealAmericaisthelargestsubsidiaryoftheL'OrealGroup,theworld'sleading

beautycompany,foundedin1909.HeadquarteredinNewYorkCity,thecompany

employsmorethan12,000peopleandmanufacturesitsproductsatfacilitiesin14

states.L'OrealUSAleadstheglobalbeautymarketwithmorethan30iconicbeauty

brandsandaportfoliospanningallproductcategoriesanddistributionchannels

worldwide.Witha110yearhistoryinthebeautyindustry,ithasachievedaleading

positionintheUSmarketoverthepast60yearsbybalancingorganicgrowthand

strategicacquisitions.

外商来访名单：

表1-1外商来访名单表

姓名职位性别

Sandy总经理女

Anna总经理助理女

Lan市场部经理男

2

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1.3接待目的

与L'OrealAmerica公司建立良好的商务合作关系，拓宽国际市场，增强

我国化妆品产品在国际市场上的影响力。通过欧莱雅美国公司将我方产品在美

国地区联名销售，让国外市场进一步了解中国美妆文化，感受中国美妆的文化

魅力，在一定程度上，搭建中美友好贸易关系的桥梁。

（1）品牌影响力优势：花西子坚持东方美学，打造高端形象，对产品品

质外观设计都有严格把关，将自身的品牌理念和民族文化融入至产品中，用神

秘的东方美学俘获海外消费者的心理。此外，在拥有国内市场的同时，也有许

多的海外博主对花西子品牌爱不释手，拉升品牌的声量。

（2）产品优势：以花西子妆奁彩妆礼盒作为卖点，其具有独特的东方美

学设计风格，展现了中国传统文化的魅力，能吸引客户的目光。采用精美的木

材、丝绸、等材质体现了高品质。同时拥有着如雕刻、镶嵌等精湛的工艺。蕴

含着如传统图案、诗词等丰富的中国文化元素，让客户能深入了解中国文化。

2接待前期准备

2.1工作人员安排

主负责人：石玉婷（188****8852）

主要工作：明确接待目的。制定部门工作计划、合理安排各负责人员工作

并监督贯彻实施，确保圆满完成此次接待工作。

注意事项：

（1）弹性安排

（2）团队协作

（3）小组各成员须保持通讯畅通。

表2-2接待具体人员安排表

阶段人员职责

接待前期工作周雅婷人员培训、客户邀请及来访确认

（178***5526）

石玉婷接待行程人员安排、经费预算

（188****8852）

张嘉物资准备（宣传资料、定制化礼

（155****7392）品、产品宣传画册设计）

3

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刘业食宿安排

（135****8856）

接待中期工作

刘业

（188****7658）接机安排、商务宴请、工厂参

杨晨观、商务洽谈、旅游观光、送机

（199***5526）安排。

林叶

（178****5527）

接待后期工作张嘉客户资料整理与归档

（155****7392）

石玉婷客户跟进、项目复盘

（188****8852）

石思思紧急情况预案

（188****5547）

2.2人员培训

培训目的：

（1）提升专业素养，熟练应对各种场景。

（2）增强跨文化交流能力，掌握文化沟通技巧，避免文化冲突。

（3）提高服务水平，高效满足L'OrealAmerica公司来宾的要求，树立花

西子良好的企业形象。

（4）增强团队协作能力，使各小组工作人员能与各小组协同合作。

培训时间：待定

培训地点：花西子公司A2会议室

培训方式：讲授法

培训内容（包括但不限于）：

（1）不同国家和地区外商的文化习俗、禁忌等，包括问候方式、肢体语

言习惯等。

（2）商务礼仪规范，如着装要求、座次安排、名片交换礼仪等。

（3）常用的商务英语表达及专业术语，提升英语沟通能力。

（4）花西子的历史、规模、优势、产品或服务的详细介绍。

4

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（5）相关业务流程、合作模式等讲解。

（6）有效倾听技巧，准确理解外商需求。

（7）应对不同意见和谈判情景的策略。

（8）从接机到送机整个接待流程的细节安排，如交通、住宿、餐饮等。

（9）会议、洽谈等活动的组织与安排要点。

（10）当地适合外商的休闲娱乐场所及活动介绍。

（11）陪同外商参与社交活动的注意事项。

2.3接待行程安排

工作目的：确保此次外商接待高效准确地圆满完成，指导以及监督工作人

员的日常工作任务。

工作安排：提前一周做好整个接待工作的双语接待行程安排表，并且打印

10份。双语接待行程安排如下表：

表2-3中文接待行程安排表

时间地点工作内容相关人员总联系人

7月4日杭州萧山国际接机接待组、翻译组石玉婷：

下午4点机场（188****8852）

7月4日杭州盛泰开元酒店入住接待组、翻译组

下午6点名都大酒店Sandy、Anna、Lan

7月5日国利花园餐厅商务宴请商务组、接待组、

中午12点（天元大厦翻译组

店）Sandy、Anna、Lan

7月5日宜格集团公司工厂参观接待组、翻译组

下午2点工厂Sandy、Anna、Lan

7月5日宜格集团公司商务洽谈商务组、接待组、

下午4点A1翻译组

会议室Sandy、Anna、Lan

7月6日西湖、雷峰旅游观光接待组、翻译组

上午9点塔、凤凰寺Sandy、Anna、Lan

5

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7月7日自由安排

7月8日杭州萧山国际送机商务组、接待组、

上午10点机场翻译组

Sandy、Anna、Lan

表2-4英文接待行程安排表

TIMEPlaceEventRelatedPersonnelTatalContact

4p.m.HangzhouPickingupReceptiongroup、SHIYUTING：

onJul.4XiaoshanTranslationgroup（188****8852）

International

Airport

6p.m.GrandNewCheckinginReceptiongroup、

onJul.4CenturyHotelTranslationgroup

Sandy、Anna、Lan

12a.m.GuoliGardenBusinessBusinessGroup、

onJul.5Restaurant(TianYubanquetReceptiongroup、

anMansionTranslationgroup

Branch)Sandy、Anna、Lan

2p.m.YigeBeautyVisitingReceptiongroup、

onJul.5FactoryfactoryTranslationgroup

Sandy、Anna、Lan

4p.m.A1meetingroomBusinessBusinessGroup、

onJul.5ofYigeBeautynegotiationReceptiongroup、

Translationgroup

Sandy、Anna、Lan

9a.m.WestLake,LeifengSightseetingReceptiongroup、

onJul.6Pagoda,PhoenixTranslationgroup

TempleSandy、Anna、Lan

Jul.7Freetime

10a.m.HangzhouAirportBusinessGroup、

onJul.8Xiaoshandropping-Receptiongroup、

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InternationaloffTranslationgroup

AirportSandy、Anna、Lan

2.4客户邀请及来访确认

2.4.1客户邀请

邀请方式：邮件邀请

邀请安排：提前一个月向欧莱雅美国公司发送邀请函，及时了解客户来访

目的、时间和航班班次等信息，并做好接待准备工作。

注意事项：

（1）明确目的和事项。

（2）说明时间、地点和内容。

（3）使用正确、礼貌的语言和格式。

（4）强调客户的重要性和价值。

2.4.2来访确认

具体安排：发出邀请后一周内，向客户发送确认函并发送接待行程、住宿

安排、会议日程等细节。以便客户做好相关准备。

具体内容：

（1）确认来访信息，来访日期、航班班次、离开日期。

（2）住宿安排确认，向酒店再次确认预定的房间数量、房型、入住以及

退房时间。

（3）接待车辆确认，核实安排的车辆是否准备就绪，包括车辆状况、清

洁度等。

（4）活动安排确认，检查公司参观路线、会议室等布置是否符合要求。

商务宴请的餐厅预订以及菜品等细节。

（5）通讯联络确认，确保接待人员之间通讯畅通。向客户提供必要联络

信息，以便随时沟通。

注意事项：确认客户的特殊需求和偏好，以便提供更为个性化的服务。

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2.5食宿安排

2.5.1商务宴请

欢迎宴宴请安排：提前一周通过电话方式预定大包箱一间。

欢迎宴宴请地点：国利花园餐厅（天元大厦店）

其他宴请安排：其他就餐由来宾自行安排。

选择该餐厅的原因：

（1）优雅环境：提供高品质的环境，营造出庄重而舒适的氛围，有利于

商务交流，拥有安静而雅致的空间，主要以包厢为主，提供了良好的私密性。

还有开放式的露台，欣赏美丽的钱塘江景色。

（2）优质服务：具备专业的服务团队，让来宾感受到尊重和周到的照顾。

（3）精致菜肴：拥有出色的厨师团队，提供美味且精致的菜品而且食材

新鲜，营养丰富。

（4）地理位置优越：距离宜格公司较近，方便宾客到达，且彰显对客人

的尊重。

（5）品牌声誉：具有良好的口碑和声誉。

2.5.2住宿安排

具体安排：提前一周预定行政套房三间。预定三天。

住宿地点：杭州盛泰开元名都大酒店

选择该酒店的原因：

（1）高端品牌形象：杭州盛泰开元名都大酒店是一家五星级豪华商务酒

店，具有良好的声誉和知名度。

（2）完善的设施：拥有舒适的会议室、宴会厅等商务设施，满足各种商

务活动需求。设有各类豪华客房和套房，每间房都经过精心设计和装饰，融合

现代与传统元素，为来宾提供舒适宽敞的居住空间。

（3）精致的餐饮：餐饮服务丰富多样，包括多个餐厅和酒吧，供应多种

口味的美食，如中式、西式以及国际美食。

（4）优质的服务：拥有专业的服务团队。酒店员工的态度友好、乐于助

人，能够提供细致周到的服务和帮助，提升来宾的入住体验。

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（5）优越的地理位置：酒店位于杭州市中心地带，距离西湖、凤凰寺、

雷锋塔近，便于来宾景点观光。

注意事项：

（1）了解文化差异：考虑来宾的文化背景和习惯，确保酒店的服务和设

施符合他们的需求。

（2）语言沟通：确认酒店有能够与来宾顺畅交流的工作人员。

（3）预订细节：仔细核对预订信息，包括房型、入住和退房时间等。

（4）特殊需求：提前了解外商可能的特殊需求，如宗教信仰、无烟房型

等。

2.6物资准备

2.6.1宣传资料

具体安排：提前一周准备以下此次商务接待所需准备的宣传资料：

（1）活动手册：其中须包含活动的日程安排、地点介绍、参与人员名单、

注意事项等重要信息。

（2）项目案例介绍：展示过往成功合作案例。

（3）海报与展板：设置精美的海报和展板，展示公司的形象、产品或服

务。海报和展板的设计应遵循公司的品牌风格，确保信息传递的一致性和专业

性。

（4）视频资料：公司的宣传片、产品介绍视频等。更直观地展示公司的

实力和产品的特点。循环播放，供来宾随时观看。

（5）技术资料和研发成果：皮肤研究报告、成分与配方研究报告等。

（6）观光景点介绍：简洁明了的语言形式，让来宾了解杭州文化。

2.6.2定制化礼品

提前一个月定制十套精致的钢笔、笔记本用于商务洽谈。

具体要求：

（1）钢笔和笔记本须融合花西子的中国美学元素。

（2）供应商资源了解与价格控制。

（3）跟进采购订单的制作。注意时间安排。

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（4）注重实用性和环保性，选择高品质的材料与制作工艺，确保礼品既

美观又耐用。

2.6.3产品宣传画册设计

设计理念：

（1）简约而不简单。

（2）强调花西子品牌形象

（3）引人入胜的设计内容。

（4）深蓝色配色，与花西子的产品主色调一致。

设计要求：

（1）设计应突出花西子的独特优势和特点，融合花西子“扬东方之美，

铸百年国妆”的企业愿景。

（2）宣传画册须紧密围绕花西子的品牌定位，运用花西子标志性颜色、

字体和形状，加强品牌辨识度和印象力。

（3）注重设计独特且具有创意，从而展现公司的文化内涵。

产品宣传双语画册设计模版如下：

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图2-1产品宣传画册设计图

2.7经费预算

工作安排：提前做好此次接待涉及到的所有经费预算明细，费用报销以后

期实际使用为准。接待期间各人员所花费的费用需保留相关发票，以便报销。

接待经费预算如下：

表2-5经费预算表

类型明细小计（元）合计（元）

交通费往返机票*345000

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餐饮费商务宴请4000

住宿费豪华单间/3天11826

1314/天*3

旅游观光费西湖、雷峰塔、凤1800

凰寺300*6

接机牌*250约70000元

花束*3100

名片*1050

杂费花西子百鸟朝凤礼2100

盒*3

定制钢笔1000

笔记本*10

矿泉水*20100

商务雨伞*10100

纸巾*510

湿纸巾*510

3接待具体流程实施

3.1接机安排

车辆安排：奔驰斯宾特（七人座）一辆

具体安排：提前与外商来宾取得联系，获知具体到达时间以及航班班次，

并提前一小时到达机场，在出口处等候。

接机安排注意事项：

（1）发送接机信息，做好信息沟通和接机准备。

（2）根据来宾搭乘航班班次，预先电询航空公司该班飞机是否准时或延

迟。乘客名单中是否包括来宾。来宾是否坐上飞机。

（3）务必在飞机抵达前一小时到达接机口等待。

（4）出车前保证车况良好，卫生干净。备有商务雨伞10把、饮用水、纸

巾、小零食。

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（5）注意文化差异，见面礼仪等。

（6）务必保持微笑，热情接待，展现公司的良好形象。

（7）注意与外商的沟通，了解他们的需求和感受，确保接待过程顺利愉

快。

3.2酒店入住

具体安排：提前与酒店沟通，确认房间准备妥当。协助办理入住。告知外

商酒店服务信息及紧急联系电话。随时响应外商在酒店的需求。

注意事项：

（1）提醒来宾出示有效证件。

（2）按照流程办理入住、仔细核对入住信息。

（3）告知酒店须专业优秀的国际沟通服务员。

（4）关注酒店的相关规定和要求。

3.3商务宴请

地点：国利花园餐厅（天元大厦店）

宴请准备：

（1）尊重来宾的文化和饮食习惯。如果有特殊饮食要求或禁忌，应提前

了解并安排相应的菜品。

（2）提前了解并安排相应的菜品。其次，要控制饮酒量，避免过量饮酒

影响形象和健康。

（3）如需要敬酒，应该注意礼仪和措辞，表达尊重和感激之情。

（4）注重细节和礼仪，以展现公司的专业素养和文化底蕴。通过良好的

餐桌礼仪和商务礼仪。

宴请注意事项如下：

（1）遵循“以右为尊”的原则，主宾应坐在主人的右侧。

（2）用餐过程中，保持安静，禁止大声喧哗。

（3）注意用餐顺序，先上冷盘，然后是热菜，最后是汤和主食。

（4）品尝菜肴时使用公筷，避免使用个人筷子夹取食物。

（5）如需暂时离开座位，应该向小组负责人以及来宾打招呼，并表示歉

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意。

3.4工厂参观

参观流程：

图3-2工厂参观流程图

注意事项：

（1）提前将化妆品样品交到外商手中，以便参观过程中比对生产工艺；

（2）注意观察外商反应，随机应变，态度热情，主动解决疑问；

（3）参观完毕之后，询问外商对工厂的评价，及时记录。

（4）严格遵守工厂参观路线和时间安排。

工厂英语介绍词模版如下（仅供参考）：

Florasisfactoryisequippedwithadvancedproductionequipmentandtechnology,

andhasastrictqualitycontrolsystemtoensurethehighqualityofproducts.Inthe

productionprocess,wepayattentiontotherefinementandstandardizationofthe

process,fromtheselectionofrawmaterialstothepackagingofproducts,are

carefullytreatedandstrictlychecked.FlorasisfactoryhasaprofessionalR&Dteam

andproductionteam,theycontinuetoinnovateandimprovetheproductionprocess,

committedtocreatebothOrientalaestheticcharacteristicsandmeettheneedsof

modernconsumersbeautyproducts.Atthesametime,thefactoryisalsoworking

hardtoimproveproductionefficiencyandenvironmentalprotectionlevelsto

achievesustainabledevelopment.Itsrigorousproductionattitudeandpersistent

pursuitofqualityprovideasolidguaranteeforthedevelopmentofFlorasissub-

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brand.

3.5商务洽谈

具体安排：提前布置会场，准备会议所需物资（定制钢笔、笔记本、矿泉

水、公司公章以及合同一式三份），深入讨论，协商细节。总结洽谈成果，明

确后续安排。重点讨论以下几个方面：

（1）产品供应与采购：将详细介绍产品线，包括化妆品、护肤品等，并

展示研发能力和品质保证。同时，也希望了解欧莱雅美国公司的采购需求，

（2）价格与支付方式：根据欧莱雅美国公司的采购量、合作期限等因素，

提供具有竞争力的价格。同时，讨论支付方式，以确保双方的利益得到保障。

（3）合作模式与期限：探讨适合双方的合作模式，包括长期合作、短期

合作、独家代理等。同时，也将讨论合作期限，以便共同规划未来发展。

（4）售后服务与支持：提供优质的售后服务，包括产品退换货、技术支

持等。同时，也希望欧莱雅美国公司能够提供必要的支持，如市场推广、销售

渠道等。

注意事项：

（1）要求洽谈人员提前了解相关信息，做好充分准备。

（2）各项合同条款的确认。

（3）支付方式的确认。

（4）保持良好的形象和态度。

（5）认真倾听对方的意见和需求，积极响应。

3.6旅游观光

游览路线：游览西湖—乘坐游艇—观雷峰塔—游凤凰寺—商务街闲逛—品

尝小吃—自由购物

具体安排：7月1日前订购西湖游艇票6张。提前做好游玩攻略。

3.7送机安排

车辆安排：奔驰斯宾特（七人座）一辆

具体安排:安排车辆送外商来宾Sandy、Anna、Lan前往机场，协助办理登

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机手续和行李托运。确保外商顺利进入候机区域。与外商礼貌道别并赠送花西

子百鸟朝凤礼盒，并预祝旅途顺利。

花西子百鸟朝凤礼盒如下：

图3-3花西子百鸟朝凤纪念礼盒

礼盒英文介绍词模版如下（仅供参考）：

Thegiftboxrepresentsourbestwishestoyourcompany,withuniqueOriental

charmandstrongfriendship.Alongwiththegiftbox,thereisadelicatepapercarved

greetingcardandacarvedpalacefan,whichcomesfromtheartisticcharmofthe

traditionalE