如何管理建设工程项目资料？如何规避建设工程项目资料管理中可能存在的法律风险

如何管理建设工程项目资料?如何规避建设工程项目资料管理中可能存在的法律风险?注：建设工程系列专业文章涉及“建设工程施工“建设工程施工合同变更相关法律问题”、“建设工程施工合同中止和解除相关法律问题”、“建设工程价款相关法律问题”、“建设工程工期相关法律问题”、“建设工程质量相关法律问题”、“建设工程价款优先受偿权相关法律问题”、“与实际施工人相关的法律问题”等建设工程领域较为常见和多发的各种争议问题。建设工程系列专业文章由金杜律师事务所争议解决部地产资源组全体合伙人对相关专业问题进行了充分细致的讨论，并检索同时进行了合理的分工安排起草完成。本文主要由南京办公室的合伙人邬根据住房和城乡建设部《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T185-2009)和《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)的规定，建设工程项目资料是指在建设过程中形成的各种形式信息记录的统称。工程资料管理是指工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作。建设工程项目资料的有效管理不仅涉及工程项目本身的价款、质量与进度，也与日后的运行维护、审计和法律风险防控等息息相关。由于建设工程项目往往存在施工周期长、人员调动频繁、资料管理人员分散、资料放置地点多变等诸多问题，针对建设工程项目资料的管理与风险规避问题，本文具体分析和讨论如下：21.完善建设工程项目资料分类建筑工程项目资料可分为工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和竣工验收文件五类。工程准备阶段文件可进一步细分为决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件、商务文件6类。监理资料可进一步细分为监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工验收资料6类。施工资料可进一步细分为施工管理资料、施工技术资料、施工进度及造价资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料8类。工程竣工文件可进一步细分为竣工验收文件、竣工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件42.完善工程资料填写、编制、审核、审批流程工程资料应与建设工程建设过程同步形成，并应真实反映建设工程的建设情况和实体质量。工程资料形成单位应对资料内容的真实性、完整性、有效性负责，由多方形成的资料，应各负其责，且工程资料不得随意修改。3.加强工程资料的收集、整理、组卷在项目建设过程中，所有参加方都必须对工程资料进行系统的收集与整理。工程准备阶段文件和工程竣工文件应由发包人负责收集、整理与组卷。监理资料应由监理单位负责收集、整理与组卷。施工资料应由承包人负责收集、整理与组卷。竣工图应由发包人负责组织，也可委托其他单位。4.及时进行工程资料的移交和归档发包人对建设工程档案移交工作负总责。根据《建设工程质量管理条例》等相关规定，发包人应当严格按照国家有关档案管理的规定，督促勘察、设计、施工、监理等单位及时完成建设工程文件资料归档工作，及时收集、整理、定期查验建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。5.如何规避建设工程项目资料管理中可能存在的法律风险第一，落实领导负责制和档案人员岗位责任制。设专人专岗专职负责建设工程档案工作，完善和健全工作交接制度，在人员调动、离职时及时办理交接手续，明确交接人、接管人责任划分。第二，提高项目管理人员及资料员的管理意识、法律意识。做好岗前培训及过程指导，细化工作规程操作指引，并合理划分单位内部职责，制定规范的项目运作与协作流程。第三，定期开展合同管理培训及法律知识培训，提高项目管理人员的合同管理水平，减少法律风险。第四，健全资料管理问责制及考核机制。在资料形成过程及管理过程中要制定切实可行的考核制度，定期抽查检查，对于发生由于资料收集管理问题引起的损失，责任到人。第五，推行工程档案数字化管理，便于资料利用与保管，防止资料丢失。3二、相关案例2222号)程亦未实际经竣工验收结算，故甲商砼公司关于乙钢结构公司案例3:衡水甲房地产开发有限公司、衡水乙建筑有限公司建设工程施工合同纠纷二审民事判决书(案号：(2024)冀11民终655号)二审法院河北省衡水市中级人民法院认为：案涉全部工程于2021年9月9日已经验收合格并交付使用上诉人某甲公司使用，根据《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释(一)》第九条第(一)项规定：“当事人对建设工程实际竣工日期有争议的，人民法院应当分别按照以下情形予以认定：(一)建设工程经竣工验收合格的，以竣工验收合格之日为竣工日期”,本案案涉工程竣工日期为2021年9月9日。结合被上诉人某乙公司一审提交的竣工验收资料，上诉人某甲公司理应按照合同约定付款进度支付被上诉人某乙公司工程款。对于上诉人某甲公司主张应当在被上诉人某乙公司提交全部竣工验收资料后才应拨付工程款问题。参照《建设工程质量管理条例》第十七条规定及《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法(2009年修正)》第四条规定，工程资料备案属于建设单位上诉人某甲公司的职责范围，应当在工程竣工验收合格后及时向相关部门履行备案手续。被上诉人某乙公司在2021年9月9日工程竣工验收时就提交了符合要求的资料，上诉人某甲公司怠于履行备案义务直至2023年5月1日方才完成案涉工程的备案手续。上诉人某甲公司作为案涉工程的建设方，在案涉工程全部竣工验收合格后，何时备案，完全取决于上诉人，其将工程资料备案的时间作为支付工程进度款的条件，加重了施工方被上诉人某乙公司的义务，不具有法律依据，本院不予支持。至于上诉人某甲公司称被上诉人某乙公司怠于履行交付工程资料导致备案延误的主张，被上诉人某乙公司作为施工方在工程竣工验收合格后，其已经按照合同履行了主要合同义务，积极配合上诉人备案登记，要求上诉人某甲公司支付工程进度款是其在竣工验收合同后的主要诉求，上诉人某甲公司称其没有不配合或者怠于履行交付工程资料不符合常理。至于上诉人某甲公司一审中提交的微信聊天记录，无法核实其真实性，且仅为部分聊天记录，无法还原全部事实，对其不予采信