物品管理责任制度

PAGE物品管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司物品管理，明确各部门及人员在物品管理中的职责，确保物品的安全、完整和有效使用，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公设备、办公用品、固定资产、低值易耗品等各类物品的管理。（三）基本原则1.归口管理原则：各类物品按照其性质和用途，由相应的归口管理部门负责统一管理。2.谁使用谁负责原则：物品的使用部门和个人对所使用物品负有直接管理责任。3.合理配置原则：根据工作需要，合理配置物品资源，避免浪费。4.规范流程原则：物品的采购、验收、入库、保管、领用、维修、报废等环节均应遵循规范的流程。二、职责分工（一）归口管理部门职责1.行政部门负责制定和完善公司物品管理制度，并监督执行。负责办公设备、办公用品的采购、验收、入库、保管、发放等工作。定期对办公设备进行维护和保养，确保其正常运行。负责固定资产的实物管理，建立固定资产台账，定期进行清查盘点。负责低值易耗品的管理，制定领用标准和流程。2.财务部门负责物品采购资金的预算编制和审核。负责对物品采购、入库、领用等环节的财务核算和监督。参与固定资产的清查盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行财务处理。3.使用部门负责本部门物品需求的申报和领用。负责本部门所使用物品的日常保管和维护，确保物品的安全和正常使用。配合归口管理部门进行物品的清查盘点工作。（二）各岗位职责1.物品采购人员按照采购计划和审批流程，负责物品的采购工作。选择合格的供应商，确保所采购物品的质量和价格合理。负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。2.物品验收人员对采购回来的物品进行验收，检查物品的数量、质量、规格等是否符合要求。填写验收报告，对验收合格的物品办理入库手续，对不合格物品及时与供应商沟通处理。3.仓库保管人员负责物品的入库、保管和发放工作，确保物品存放有序、账物相符。定期对仓库进行盘点，检查物品的库存情况，及时发现和处理问题。做好仓库的安全防范工作，防止物品丢失、损坏和变质。4.物品使用人员按照规定领用所需物品，并在领用登记表上签字确认。妥善保管所领用的物品，不得随意转借、丢弃或损坏。发现物品损坏或丢失时，及时向本部门负责人报告，并配合相关部门进行调查处理。三、物品采购管理（一）采购计划1.各使用部门应根据工作需要，提前制定物品需求计划，并提交给归口管理部门。2.归口管理部门汇总各部门的需求计划后，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应明确物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并报相关领导审批。（二）采购审批1.采购计划经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.对于金额较大的采购项目，需经总经理审批。3.审批通过后的采购计划方可实施采购。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）采购验收1.物品到货后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准，对物品的数量、质量、规格等进行验收。3.验收合格的物品，验收人员应填写验收报告，并办理入库手续；验收不合格的物品，验收人员应及时与供应商联系，要求其更换或处理。四、物品入库管理（一）入库流程1.验收合格的物品，仓库保管人员应及时办理入库手续，填写入库单。2.入库单应注明物品的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息，并由验收人员和仓库保管人员签字确认。3.仓库保管人员应按照物品的类别和存放要求，将物品妥善存放，并建立库存台账。（二）库存管理1.仓库保管人员应定期对库存物品进行盘点，确保账物相符。2.盘点周期为每月一次，盘点结果应形成盘点报告，报归口管理部门和财务部门。3.如发现账物不符，仓库保管人员应及时查明原因，并填写盘盈、盘亏报告，报相关部门审批后进行处理。五、物品领用管理（一）领用流程1.使用部门人员需填写物品领用申请表，注明物品名称、规格、数量、领用用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.领用申请表提交给归口管理部门，由仓库保管人员根据库存情况进行发放。3.仓库保管人员发放物品后，应在领用申请表上签字确认，并更新库存台账。4.使用人员领取物品后，应在领用登记表上签字确认。（二）领用标准1.归口管理部门应根据公司实际情况，制定各类物品的领用标准，明确领用数量、领用频率等要求。2.使用部门应严格按照领用标准领用物品，不得超标准领用。六、物品保管管理（一）仓库保管1.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，物品应分类存放，标识清晰。2.仓库应配备必要的消防、防盗、防潮等设施，确保物品的安全。3.仓库保管人员应定期对库存物品进行检查，发现问题及时处理。（二）使用部门保管1.使用部门应指定专人负责本部门物品的保管工作，确保物品的安全和正常使用。2.使用部门应建立物品保管台账，记录物品的领用、使用、归还等情况。3.使用部门应定期对本部门物品进行清查盘点，发现问题及时报告。七、物品维修管理（一）维修申请1.物品使用人员发现物品损坏后，应及时填写维修申请表，注明物品名称、规格、损坏情况、维修原因等信息，并提交给归口管理部门。2.归口管理部门收到维修申请表后，应进行初步审核，对于属于本部门维修职责范围内的，安排维修人员进行维修；对于需要外委维修的，应选择合格的维修供应商进行维修。（二）维修实施1.维修人员应按照维修申请表的要求，及时对物品进行维修。2.维修过程中，维修人员应做好维修记录，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等信息。3.维修完成后，维修人员应填写维修报告，经使用人员签字确认后，交归口管理部门存档。（三）维修费用结算1.对于外委维修的项目，归口管理部门应与维修供应商签订维修合同，明确维修费用和结算方式。2.维修费用结算时，归口管理部门应根据维修合同和维修报告，审核维修费用的合理性，并报财务部门进行结算。八、物品报废管理（一）报废鉴定1.物品使用部门或归口管理部门发现物品已无法正常使用或已达到报废年限时，应填写报废申请表，注明物品名称、规格、购置时间、报废原因等信息，并提交给归口管理部门。2.归口管理部门组织相关人员对报废物品进行鉴定，确认是否符合报废条件。3.对于符合报废条件的物品，归口管理部门应填写报废鉴定报告，报相关领导审批。（二）报废处理1.经审批同意报废的物品，归口管理部门应安排专人负责处理。2.报废物品的处理方式包括变卖、捐赠、报废销毁等，应根据物品的实际情况选择合适的处理方式。3.报废物品处理过程中，应做好记录，包括处理时间、处理方式、处理收入等信息。4.报废物品处理收入应及时上缴财务部门，纳入公司统一核算。九、监督检查与考核（一）监督检查1.归口管理部门应定期对公司物品管理情况进行监督检查，检查内容包括采购、验收、入库、保管、领用、维修、报废等环节的执行情况。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查结果应形成检查报告。3.对于监督检查中发现的问题，归口管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核1.公司将物品管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核