派出所档案员责任制度

PAGE派出所档案员责任制度一、总则（一）目的为加强派出所档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合派出所工作实际，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于派出所全体档案员及参与档案管理工作的相关人员。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则派出所档案实行集中统一管理，由专门的档案员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映公安工作的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏、篡改重要信息。3.方便利用原则档案管理工作应充分考虑公安工作的实际需求，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案员职责（一）档案收集1.负责收集本派出所在各项公安业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于案件卷宗、行政管理文件、人事档案、财务档案等。2.主动与各业务部门沟通协调，及时了解工作动态，掌握文件材料的形成情况，确保重要文件材料不遗漏。3.对收集到的文件材料进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和规范性，不符合要求的及时退回相关部门补充或修正。（二）档案整理1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理，确定档案的类别、保管期限等。2.对文件材料进行编号、编目、装订等工作，确保档案的整齐、有序。3.编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房的清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等，确保档案的安全。2.按照档案保管期限和类别，对档案进行科学存放，建立档案存放位置索引，便于快速查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。（四）档案利用1.负责接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理查阅、借阅手续，严格控制档案的查阅范围和借阅期限。2.对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅内容、借阅时间等信息。3.协助查阅、借阅人员查找所需档案，提供必要的帮助和服务。对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄密。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门报送档案管理工作情况，为领导决策提供数据支持。（六）档案鉴定与销毁1.按照档案鉴定标准，定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，编制销毁清册，报经上级主管部门批准后，按照规定进行销毁。销毁过程要有专人负责监销，并做好记录。三、档案收集制度（一）收集范围1.公安行政管理文件，包括各类通知、通报、报告、请示、批复等。2.案件卷宗，包括刑事案件、治安案件、行政案件等的立案、侦查、审理、结案等全过程形成的文件材料。3.人事档案，包括民警的个人简历、考核、任免、奖惩、培训等材料。4.财务档案，包括经费预算、决算、收支凭证、固定资产管理等文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料，如会议记录、统计报表、照片、音像资料等。（二）收集时间1.各项公安业务活动结束后，承办部门应及时将形成的文件材料收集整理，移交档案员。2.每年年初，档案员应制定档案收集计划，明确各部门文件材料的收集时间和要求。（三）收集要求1.收集的文件材料应齐全完整，不得遗漏重要内容。2.文件材料应真实可靠，不得伪造、篡改。3.文件材料应字迹清晰、格式规范，签字盖章齐全。4.收集的电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定进行存储和备份。四、档案整理制度（一）分类标准1.按照公安业务分类原则，结合派出所工作实际，将档案分为行政管理类档案、案件类档案、人事类档案、财务类档案等。2.行政管理类档案可进一步细分为综合管理、治安管理、户籍管理、出入境管理等类别。3.案件类档案按照案件性质分为刑事案件、治安案件、行政案件等，再按照案件办理流程进行细分。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.按照分类标准，对文件材料进行分类排序，同一类别的文件按照时间顺序排列。3.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。4.编制文件目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、责任者等信息。（三）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修补、裱糊或复制，使其规格统一。2.按照文件的排列顺序进行装订，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。3.拆除文件材料上的金属物，如订书钉、大头针等。五、档案保管制度（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、温湿度控制设备等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限和年度顺序，对档案进行科学存放，建立档案存放位置索引。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案员应定期对库房进行检查，检查档案的存放情况、安全设施运行情况等，发现问题及时处理。2.保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（四）档案保护1.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.采取有效的防虫、防霉措施，如放置防虫药品、定期通风等。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案利用制度（一）查阅规定1.本派出所民警因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案员处查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经派出所负责人批准后，由档案员陪同查阅。3.查阅档案应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅规定1.本派出所民警因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位借阅档案的，除按照上述规定办理审批手续外，还应签订《档案借阅承诺书》，确保档案的安全和保密。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记1.档案员应对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅内容、借阅时间、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，向上级主管部门报送档案利用情况报告。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案收进情况，包括档案数量、类别、来源等。档案整理情况，包括整理的档案数量、分类情况、装订情况等。档案保管情况，包括库房面积、档案存放数量、安全设施运行情况等。档案利用情况，包括查阅、借阅档案的人次、内容、利用效果等。档案鉴定与销毁情况，包括鉴定的档案数量、存毁情况、销毁记录等。（二）统计方法与周期1.档案员应建立档案统计台账，对各项档案管理工作进行详细记录。2.每月末对本月档案管理工作情况进行统计汇总，每季度编制档案统计报表，每年进行一次全面的档案统计分析。（三）统计报表报送1.档案统计报表应按照规定的格式和内容填写，数据准确、完整。2.档案统计报表应经档案员审核、派出所负责人签字后，及时报送上级主管部门。八、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由派出所负责人、档案员及相关业务部门负责人组成。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案的存毁。2.对涉及党和国家机密、个人隐私、重要历史事件等档案，应长期保存。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案员对拟销毁档案进行清理、造册，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案