档案工作领导责任制度

PAGE档案工作领导责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的管理，明确档案工作领导责任，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案工作原则档案工作应遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案工作，确保档案工作的规范化、科学化和制度化。（四）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、领导职责（一）公司档案工作领导小组职责1.公司成立档案工作领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责全面领导公司档案工作，研究决定档案工作中的重大事项。2.定期召开档案工作会议，听取档案工作汇报，审议档案工作计划、总结及重要档案管理制度，协调解决档案工作中的问题。3.监督检查公司各部门档案工作的开展情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）总经理职责1.总经理是公司档案工作的第一责任人，对公司档案工作负总责。负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，将档案工作纳入公司整体发展规划和年度工作计划。2.审批档案工作年度预算，保障档案工作所需的经费、设备和场地等条件。3.指导、监督和检查公司各部门档案工作，协调解决档案工作中的重大问题。（三）部门负责人职责1.各部门负责人为本部门档案工作的直接责任人，负责组织本部门的档案收集、整理、归档和保管等工作，确保档案的完整、准确和安全。2.制定本部门档案工作计划和管理制度，明确档案管理岗位和人员职责，组织本部门人员学习档案管理知识，提高档案意识。3.定期对本部门档案工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向公司档案管理机构报告本部门档案工作情况。4.积极配合公司档案管理机构开展档案业务指导、培训和检查等工作，支持档案管理人员履行职责。三、档案管理机构及人员配备（一）档案管理机构设置公司设立综合档案室，作为公司档案管理的专门机构，负责集中统一管理公司各类档案。综合档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员配备1.根据公司档案管理工作的需要，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务，经过档案管理专业培训，取得相应的岗位资格证书。2.档案管理人员应保持相对稳定，确因工作需要变动时，应按规定办理交接手续。（三）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和业务规范，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对公司各部门档案工作进行业务指导和监督检查，开展档案管理培训和宣传工作，提高公司全员档案意识。4.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，对档案的形成、积累和整理进行全程跟踪指导。5.按照国家有关规定，定期向档案行政管理部门报送档案工作情况统计报表，及时移交到期档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于行政管理、生产经营、技术研发、财务审计、人力资源、党群工作等方面的文件、合同、协议、报表、图纸、声像资料等。2.公司下属单位报送的重要文件材料和统计报表等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.公司引进的技术资料、设备资料、专利证书等。5.公司员工个人在工作中形成的具有代表性和保存价值的文件材料，如科研成果、获奖证书、重要业务文件等（个人留存一份后，原件交公司档案室）。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件材料和紧急事项形成的文件，应在文件办理完毕后及时收集归档，不得积压或延误。3.公司员工在工作中形成的文件材料，应在工作任务完成后主动移交所在部门档案管理人员，不得据为己有。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（四）整理方法1.分类：根据公司档案的内容和性质，分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类。每大类下可根据实际情况设置若干二级类目。2.编号：对归档文件进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法可采用年度保管期限流水号的形式，如“2023永久001”。3.装订：归档文件应采用线装或不锈钢订书钉等符合档案保护要求的方式进行装订，确保文件整齐牢固，便于保管和查阅。4.编目：编制归档文件目录，目录应包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件目录应打印或用钢笔、中性笔填写，字迹应工整清晰。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、除湿机、空调、灭火器、防虫药、窗帘等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行，满足档案保管要求。（三）档案上架1.整理好的档案应及时上架保管，上架排列应按照分类方案和编号顺序进行，便于查找和利用。2.档案密集架应合理布局，留出必要的通道，便于档案管理人员进行操作和维护。（四）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素综合判断。对反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可分别确定为30年或10年保管期限。（五）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。2.对清查中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并做好记录。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告公司领导，并按照有关规定进行补救和追查。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理机构负责人担任组长，各部门档案工作负责人及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案的价值进行全面、客观、准确的评估。2.坚持以维护公司历史真实面貌和长远利益为出发点，确保应保存的档案得到妥善保管，无保存价值的档案及时销毁。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件地对到期档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.对于涉及公司重要权益、核心业务、历史沿革等方面的档案，应予以重点审查，慎重确定存毁意见。3.参考档案的利用情况，对利用率高且具有潜在利用价值的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁清册》，详细注明档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经公司档案工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁现场认真核对档案与销毁清册内容是否一致，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密、安全、方便利用的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有效服务。2.严格执行档案查阅利用制度，对查阅利用档案的人员进行身份验证和登记，确保档案的合理使用。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅利用档案的，应按照规定办理查阅手续。2.公司员工因个人学习、工作等原因需要查阅本人档案的，可向公司档案管理机构提出申请，经批准后查阅。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信，并经公司档案工作领导小组批准，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案查阅应在档案管理机构指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报公司档案管理机构审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，期满后及时归还。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用部门或人员、档案名称、数量、用途、查阅或借阅期限、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。八、档案信息化建设（一）建设目标1.逐步实现公司档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。2.建立涵盖公司各类档案的数字化档案资源库，实现档案信息的快速检索、在线查阅和远程利用。（二）建设内容1.档案数字化加工：对公司存量档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行数据挂接和整理，建立数字化档案资源库。2.档案管理系统建设：选用适合公司档案管理需求的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络基础设施建设：配备必要的网络设备，保障档案管理系统与公司内部网络的安全连接，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化安全管理，建立健全档案信息安全保密制度，采取防火墙、加密技术、用户认证等安全防护措施，确保档案信息的安全。2.定期对档案管理系统进行维护和升级，保障系统的正常运行。对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作档案管理系统和利用电子档案的能力。九、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理机构定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况、档案利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通