档案人员责任制度

PAGE档案人员责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，明确档案人员职责，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体档案工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度，并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门的档案管理工作。3.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等，确保档案的安全与完整。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询与利用。5.按照国家和公司有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。6.负责档案信息化建设，推进档案管理系统在公司的应用，提高档案管理效率和服务水平。7.开展档案宣传、教育和培训工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.积极开发利用档案信息资源，为公司的决策管理、生产经营、科研创新等提供支持和服务。（二）档案管理人员岗位职责1.档案主管岗位职责全面负责公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。组织修订和完善公司档案管理制度，确保制度符合国家法律法规和行业标准要求。定期检查各部门档案管理工作情况，及时发现问题并提出改进意见。负责档案管理人员的业务培训和考核，提高团队整体素质。参与公司重要会议和活动，负责会议文件、资料的收集、整理和归档工作。协调与外部档案管理机构的关系，确保公司档案管理工作的规范与合规。负责档案管理工作的年度总结和汇报，向上级领导提供档案工作相关数据和信息。2.文书档案管理员岗位职责负责公司各类文书档案的收集、整理、分类、编目和归档工作，确保文书档案的完整与规范。按照文书档案管理要求，对文件进行及时登记、编号、装订，编制准确的检索工具。定期对文书档案进行清查和核对，发现问题及时处理，并向上级报告。协助各部门查找和利用文书档案，提供优质的档案查阅服务。参与文书档案的鉴定和销毁工作，严格按照规定程序进行操作。负责文书档案数字化录入工作，保证档案信息的准确录入和安全存储。3.科技档案管理员岗位职责负责公司科研项目、技术改造、工程建设等科技档案的收集、整理和归档工作。熟悉科技项目流程，按照科技档案管理规范，对项目文件进行分类、编号和编目。建立科技档案台账，跟踪项目进展，及时收集项目各阶段形成的档案资料。协助项目负责人做好项目档案的验收工作，确保项目档案符合验收要求。负责科技档案的保管和维护，定期检查档案的完整性和安全性，防止档案损坏、丢失。为公司科研、生产提供科技档案信息支持，根据需求提供档案查阅、借阅服务。参与科技档案的鉴定和销毁工作，对过期或无保存价值的档案提出处理意见。4.会计档案管理员岗位职责负责公司会计档案的收集、整理、装订、归档和保管工作，确保会计档案的真实、完整。按照会计档案管理规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类存放，并编制详细的目录。创建会计档案借阅登记制度，严格履行借阅手续，及时记录借阅情况。定期对会计档案进行清查盘点，保证账实相符。协助财务部门做好会计档案的销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。负责会计档案的信息化管理，将重要会计档案数据进行备份存储，确保数据安全。5.人事档案管理员岗位职责负责人事档案的收集、整理、鉴别、归档和保管工作，全面掌握人事档案情况。严格按照人事档案管理规定，对员工档案材料进行审核，确保档案内容真实、准确。及时更新人事档案信息，记录员工的职务变动、薪资调整、奖惩情况等。建立人事档案查阅、借阅制度，为公司内部相关部门提供人事档案查阅服务，并做好登记工作。负责办理人事档案的转递手续，确保档案转递的安全和及时。对人事档案进行保密管理，防止档案信息泄露。参与人事档案的定期整理和清查工作，保证档案的规范和完整。6.声像档案管理员岗位职责负责公司各类声像档案的收集、整理、归档和保管工作，包括照片、录音、录像等资料。对声像档案进行分类编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，便于检索和利用。做好声像档案的数字化处理工作，确保档案信息的长期保存和有效利用。定期检查声像档案的存储介质，防止档案损坏或丢失。根据公司需求，提供声像档案的查阅、播放服务，为公司宣传、文化建设等提供支持。参与声像档案的鉴定和销毁工作，对不符合保存要求的档案进行妥善处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料均属收集范围。2.具体包括但不限于：公司文件、会议记录、工作计划与总结、合同协议、科研报告及成果、工程图纸、财务报表、人事任免文件、员工培训资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保本部门产生的档案及时、完整地收集起来。2.档案收集人员应主动跟踪各项工作进展，及时收集相关档案材料，不得遗漏重要文件。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时签收、登记，并按规定进行处理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录和备考表。将文件按顺序排列，采用线装或胶装方式进行装订。2.科技档案整理按照项目分类，每个项目下再按阶段或文件类型细分。对项目文件进行编号，编制项目档案目录和卷内目录。建立项目档案索引，方便查找利用。3.会计档案整理按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理。对会计凭证进行装订，加具封面和封底，注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等。对账簿、报表进行分类存放，并编制目录。4.人事档案整理按照档案材料的类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录。将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并贴上标签。5.声像档案整理按照照片、录音、录像等不同载体进行分类。对每张照片进行编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并填写照片说明。对录音、录像资料进行整理，标注录制时间、主题、时长等信息。四、档案保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计、灭火器、吸尘器等。2.定期检查保管设备的运行情况，确保设备正常使用。（三）档案存储1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。（四）安全保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.安装必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控。3.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，确保档案信息能够及时为公司各项工作提供支持。2.严格遵守国家有关档案利用的规定，保护档案所有者的合法权益。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：对于需要复制的档案，档案管理人员应根据规定进行审核，并按照审批流程办理复制手续。复制件应加盖档案管理部门印章，注明出处和用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、档案名称、查阅或借阅期限、复制份数等信息。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则。2.充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案专家组成。2.鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值大小。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行重点鉴定，区分有保存价值和无保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定无保存价值