物业公司财务管理制度

物业公司财务管理制度财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为了增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。1.年度预算编报的规定1.1

物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“收支平衡”的基本原则；1.2

年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况制定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算；1.3

年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明；1.4

年度预算报表须经资产服务部总部分管项目负责人确认和开发商/业主委员会审批后，方可执行。2.收费标准公开化2.1

物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。2.2

管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者经开发商/业主委员会审批通过。2.3

物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。3.费用支出公开化3.1

年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释。3.2

日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应按照公司下发的《采购和供应商选择政策》通过报价/招标方式公平竞争，择优选择承包商。3.3

各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。4.经营状况与财务报表公开化4.1

每月定期按开发商/业主委员会的要求报送财务报表，包括资产负债表、损益表、以及应收账款分析等。4.2

每年度年底向开发商/全体业主公示管理中心的经营成果及财务状况，可参考“物业管理中心物业费收支账目公示”表。4.3

每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送开发商/业主委员会并接受所有业主的查询。5.大厦维修基金公开化大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经开发商/业主委员会/业主大会批准。6.凡是收取款项的地方，包括但不限于财务部、停车场、客服部，对客户都应有明确告知，如：客户缴纳费用时，需向收款人员索要盖有“XX分公司发票专用章”的发票或盖有“XX分公司财务专用章”收据。除此以外的发票和收据无效。否则在出现问题时，客户责任自负。维修基金管理制度为规范维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业的实际情况，特制定本制度。1.基金来源1.1所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；1.2管理公司运行的盈余；物业管理公司需要使用维修基金时，须经开发商/业主大会/业主委员会批准和书面授权。2.基金用途维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。3.基金使用管理维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经发展商/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向发展商/业主大会/业主委员会申请。4.结存管理4.1

公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。4.2

物业管理公司应及时向开发商/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，并在财务报告中予以说明；其结余情况应报送开发商/业主大会/业主委员会，接受业主监督。采购及库存管理制度1.采购原则1.1公开透明，公平竞争，公正和诚实信用：该原则是在整个采购过程中员工必须遵循的原则。任何暗中操控招投标程序，围标串标，向供应商索取利益，未按公司有关规定收受供应商提供利益，从事与客户和公司有利益冲突的活动或其他违反以上原则及公司有关的规章制度的行为，均是严重违规行为，将会受到公司严厉纪律处分，包括解除劳动合同。公司政策禁止公司和个人为获得或保持业务或取得不正当的好处，对政府官员作出腐败性的付款，承诺或提供任何有价值的东西，因此，任何员工都不可以直接或间接地批准、提议、提供贿赂或回扣，即使以个人身份或以客户的中介或代理人的身份。对所有要求或索取贿赂和/或回扣的提议，员工都必须明确地予以拒绝，并上报公司法律和合规部门。同时，要求或接受贿赂或回扣的行为也是明确禁止的。1.2同时，在我们的从事业务的过程中：所有行为必须遵循当地法律；所有支付的费用和付款必须；1.2.1有正当的业务目的；1.2.2金额，频率合理；1.2.3不会造成不诚信或不正当的表象；1.2.4有真实准确充分地记录任何违反以上原则及公司有关的规章制度的行为，均是严重违规行为，将会受到公司严厉纪律处分，包括解除劳动合同。2.采购流程2.1采购申请人填写“请购及理由陈述表”，按照《财务授权权限》的各有关规定进行审批。2.2填写表格注意事项：2.2.1采购项目、单价、数量、年度预算、月度预算、年度预算余额、月度预算余额及总计为必须填写之资料。2.2.2如果采购属于某一管理区域，也需要填写清楚（譬如：如果是综合体项目，采购是为了住宅的，那就需要说明清楚是为住宅采购）2.2.3要求供应商提供资质证明、营业执照、税务登记证及相应的业绩报告等的复印件。2.3填写合规要求的采购相关文档2.3.1政府官员调查总结表2.3.2供应商承诺书2.3.3供应商专业审查清单（合同金额小于人民币100，000无需填写）3.采购比较要求3.1要根据采购的内容确认比较的程序，不同的金额比较的标准不同，具体

的比较标准参照下发的《采购和供应商选择政策》的相关规定执行。3.2比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相

应的售后服务，产品质量情况等。4.供货商选择的原则供应商选择依据公司下发的《采购和供应商选择政策》进行。4.1通常情况，采购合同分为两种情况：4.1.1长期采购合同：这一类供应商以其产品和服务的种类为管理中心提供服务。4.1.2零星性/一次性采购合同：管理中心非经常性采购。5.采购审批5.1采购申请审批按照《财务授权权限》的有关规定进行审批。5.2采购合同的盖章审批需填写“公司盖章审批表并按照《财务授权权限》的有关规定进行审批。6.采购付款按照采购合同约定的付款期限和方式，分别确认服务提供和材料正确入库后，由相关人员申请，按照《财务授权权限》的有关规定获得审批后进行付款。7.材料出入库的管理7.1设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。7.2每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记账。7.3材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。7.4材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。7.5每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。7.6库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。

7.7财务部将每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次全面盘点，并在“库存材料盘点清单”上签字确认并存档备查。固定资产管理制度1.固定资产的范围和分类：1.1使用年限在一年以上的机器、机械、运输工具和其他与物业管理有关的设备，器具、工具等，以及不属于物业管理主要设备但单价在2000元以上并且耐用年限在两年以上的非专用设备、工具等；1.2固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备等。2.固定资产的账务处理：2.1固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；2.2购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固定资产账及固定资产登记表，标明编号；2.3固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上签名，表明该设备已由其保管使用；2.4固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审核后，报总物业经理批准后，方可核销。3.固定资产的管理：3.1固定资产管理人员应负责公司全部固定资产的管理，办理固定资产的购置、验收、领发、建表、报废、报损的处理。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相符，每年末进行一次清点、核对，并及时调整账目；3.2为保证固定资产账和实物的准确性，固定资产的管理部门和使用部门要相互配合，定期进行盘点，盘盈、盘亏要填表，通过财务部调整账、表，使其相符；3.3对固定资产清查过程中发现的问题，要及时查明原因，并报总物业经理审批，根据不同情况作不同处理；3.4

管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专人负责登记清点；3.5部门之间进行固定资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时应先由部门填写一式两份调拨申请单，并及时登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才能生效，使用部门不得自行处理。3.6固定资产的折旧方法按照企业固定资产管理规定进行账务处理，即折旧的残值率为原值10%，电子类和普通设备的折旧年限为5年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为10年。印章使用制度1.发票数据实行填写好后再加盖发票专用章，支票只有填写收款人和金额后加盖印章，不得签发空白支票。2.对开具的收款凭证应加盖现金收讫专用章，报销的发票应加盖现金付讫或银行支付章。3.报表、账册、凭证上的制表、审核、记账等，必须根据工作程序进行盖章，保证合法性和责任性。4.公司在银行的预留印鉴章、财务专用章及发票专用章由各区域财务保管并负责使用。5.存放于各管理中心的“XXX管理中心”章由总物业经理负责保管和使用。票据管理制度为了加强发票和收据的管理和财务监督，保障税收收入，维护经济秩序，根据税务机关制定的发票管理规定，制定本制度。1.发票和收据的购领1.1发票由管理中心财务人员自行到税务机关申购。1.2项目分公司的“发票购领核销记录表”由该财务经理负责登记相关信息。1.3收据可由管理中心的财务人员的文具店直接购买。1.4各管理中心应设立“发票收据购领核销记录表”，详细记录发票和收据的购领核销过程。1.5出纳负责发票管理、领、退、开具等日常工作。2.发票和收据的保管2.1管理中心必须选择有安全保管措施的发票、收据存放场所，并按照档案管理有关规定进行存放。2.2每个管理中心必须按照规定认真填制“发票收据购领核销记录表”，由财务经理负责填制和监督。2.3不得丢失、损毁发票、收据。如果发生丢失，必须于丢失的当天书面报告资产服务部区域财务，进行在报刊和电视等传播媒体上申明作废，相应的罚款由发票收据的保管人负责（不可抗力除外）。2.4发票的基本联次（存根联、发票联、记账联）及相关资料（上述3表单）以及收据的基本联次及相关资料必须保管5年以上，保存期满经税务机关检查后方可销毁。项目结束后移交公司总部存档。3.发票和收据的使用3.1发票令使用加盖“发票专用章”，收据购买后应加盖“财务专用章”，盖章时应登记“发票收据购领核销记录表”。3.2开具的发票、收据必须符合下列规定：3.2.1字迹清楚。3.2.2不得涂改。3.2.3项目填写齐全，单位名称必须填写详细，不得简写。如果单位名称较长，可在“名称栏”分上下两行填写，必要时可划出该栏的上下横线。3.2.4票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符。3.2.5各项目内容正确无误。如填写有误，应另行开具。错票必须一式几联同时作废，注明“误填作废”字样，并将作废发票的所有联次全部保存在发票原有位置。如发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也按填写有误处理。3.2.6小写合计数采用“￥”符封顶，大写合计数需顶格填写。3.2.7全部联次一次填开，上下联的内容和金额一致。3.2.8在发票联左下方加盖“发票专用章”，印制清晰、完整。3.2.9购货单位与付款单位必须一致。3.2.10劳务名称仅限营业执照上注明的经营范围。3.2.11按规定时限开具发票、收据。3.2.12发票、收据按顺序依次填开，不得拆本使用发票和收据。3.2.13未经批准，不得携带、邮寄、运输空白发票。3.2.14不得私自印制、借用、转借、转让、虚开或替其他单位或个人代开发票。4.发票缴销4.1整本发票填开完毕后，开票员按照发票封面（封底）内容要求如实填写。4.2到税务机关缴销时及时登记“发票收据购领核销记录表”。4.3财务部对管理的发票和收据实行领销存月报表制度，在每月末由具体票据经管人员编制当月“发票收据购领核销记录表”，交由财务经理审核，并签字确认。借款管理制度1.各管理中心可按照实际情况在管理中心内部设置部门备用金和员工临时借款。申请金额在人民币1，000元以内的，需得到总物业经理的审核；有特殊情况，申请金额在人民币1，000元以上的，需得到区域负责人或分支业务线负责人的审批。每人累计借款应不超过人民币3，000元，累计超过人民币3，000元的，需得到区域负责人或分支业务线负责人的审批。2.借款仅限于支付本物业的运行费用，不得为其他项目/物业垫付。3.借款人员凭已批准的“现金借款单”进行借款。而且每笔借款按照现金管理制度执行，不得超出中国人民银行规定的现金支付范围。4.借款人应及时拿发票结账或者返还现金，一般不得超过当月月底财务结账之前。5.经项目经财务经理、总物业经理等相关人员审批后，由出纳通知借款人领取现金。6.借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。现金管理制度物业管理公司财务部应严格按照国家有关现金管理制度的规定，为做好库存现金的保管、使用工作，特制定本制度。1.严格按照国家有关现金管理制度的规定管理现金，严格分清收支两条线。2.做好库存现金的保管工作，现金必须放在公司的保险箱里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存现金不得超过核定的限额。3.建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设立“小金库”。4.对超过现金收付限额的收付款项，必须通过银行结算。5.对于收取的现金收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下的须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下的须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上的请由保安经理派车陪同送存。6.财务经理每月定期盘核库存现金，确保账实相符，在“库存现金盘点核对表上签字确认并存档备查；对于盘盈的金额及时入账处理，对于盘亏的金额由出纳自行补齐。7.现金使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金的其他支出。8.现金报销程序8.1由申请人填写“请款单（费用报销单）”，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，经过涂改的报销单将被视为无效；8.2请款单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国家各级税务机关规定的发票，如果是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。8.3请款单按照《财务授权权限》的有关规定签字授权后由出纳通知报销人领款。8.4当月费用尽量当月报销。停车费财务管理制度管理中心有停车场管理的，财务相关管理应按照如下制度进行。1.车辆保管费的收取1.1月保车辆保管费应按照约定价格收取，并及时给客户相等金额的发票（机打发票或服务业定额发票）。1.2临时车辆保管费于车辆离开停车场时收取，收款后给客户相等金额的服务业定额发票。1.3如有代开发商收取停车费的情况，则按照该管理中心和开发商的约定，由相关负责人（客服、停车场管理人员）收取该费用，并及时交予出纳。1.4凡是收取车辆保管费的地方，包括但不限于停车场、客服部、财务部，对客户都应有明确告知，如：客户缴纳车辆保管费或停车位场地出租费时，需向收款人员索要盖有“XX分公司发票专用章”的发票或盖有“XX分公司财务专用章”的收据，收据只适用于代开发商收取停车位场地出租费的情况，收据原件用于换取正式发票。否则在出现问题时，客户责任自负。2.车辆保管费的缴存2.1停车场收取的所有车辆保管费都应及时按规定交给管理中心出纳。对于已经给客户服务业定额发票的收款，车场管理人员应交予出纳收款及等额的定额发票存根，出纳应开具等额收据给车场管理人员。对于客户直接交予出纳的车辆保管费，出纳应开具等额的发票给客户。2.2对于代开发商收取停车费用的情况