机关单位印章管理规范及注意事项

机关单位印章管理规范及注意事项印章作为机关单位行使职权、对外承担法律责任和产生法律效力的重要凭证，其管理工作的规范与严谨，直接关系到单位的正常运转和整体形象。为确保印章使用的安全、规范、高效，防范潜在风险，特结合机关单位实际，梳理印章管理的核心规范与关键注意事项。一、印章的管理责任与组织架构机关单位应高度重视印章管理工作，将其纳入单位重要议事日程。单位主要负责人是印章管理的第一责任人，对印章管理负总责。应明确指定办公室（或综合管理部门）作为印章管理的职能部门，统一负责本单位各类印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等全过程管理。同时，需配备政治素质高、责任心强、工作严谨的专人负责印章的日常保管和使用操作，该岗位人员应保持相对稳定，确需变动时，须办理严格的交接手续，并进行必要的培训。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制单位各类印章的刻制，必须严格按照国家及上级主管部门的规定执行。刻制前，应由管理部门提出申请，经单位主要负责人批准后，持单位正式介绍信和相关证明文件，到公安机关指定的、具备合法资质的刻制单位进行刻制。严禁任何部门或个人擅自刻制、伪造、变造印章。新印章刻制完成后，管理部门应组织验收，检查印章的规格、字样、材质是否符合要求。（二）印章启用新印章正式启用前，应发布启用通知。通知中需明确印章的名称、启用日期、使用范围、保管部门及保管人等事项，并附上印章印模。启用通知应分发给相关单位和部门，确保各方面知晓。（三）印章废止与销毁因单位名称变更、机构调整、印章磨损、规定期限届满等原因不再使用的印章，应及时办理停用手续。停用的印章由管理部门统一收回，登记造册，并报单位主要负责人批准后，按照规定程序进行销毁。销毁时，应有两名以上监销人员在场，并在销毁记录上签字确认，严禁个人私自留存或处置废旧印章。三、印章的保管与日常维护印章保管是印章管理的核心环节，必须做到万无一失。1.专人专管：印章必须由指定的专人负责保管，保管人应切实履行保管职责，确保印章在其视线范围内使用和存放。保管人临时离岗或因事外出，应将印章锁入保险柜或专用印章柜，并妥善保管钥匙，不得随意委托他人代管。2.专柜存放：印章应存放在坚固、安全的保险柜或带锁的专用印章柜内，存放地点应具备防火、防潮、防盗、防鼠等条件。非工作时间，印章必须入柜上锁。3.维护保养：保管人应定期对印章进行清洁和保养，确保印文清晰、完整。使用印泥（油）应选择质量合格的产品，避免因印泥（油）问题导致印文模糊不清。四、印章的使用规范（一）用印审批严格执行用印审批制度，坚持“先审批、后用印”的原则。使用单位正式印章，须由用印部门或个人填写《用印审批单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、批准人、用印人等信息，经本部门负责人审核后，按照审批权限报请单位相关领导审批。涉及重大事项、重要合同、对外承诺等用印，必须经单位主要负责人审批。（二）用印登记建立健全用印登记制度。每次用印后，保管人应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、用印事由、文件名称及编号、份数、审批人、用印人、监印人（如需）等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记簿》应妥善保管，以备查验，保存期限应符合档案管理规定。（三）用印监督用印时，保管人应对用印文件的内容与《用印审批单》的一致性进行核对，确认审批手续完备、文件内容合规后方可用印。对不符合规定、未经审批或审批手续不全的用印申请，保管人有权拒绝用印，并及时向单位领导报告。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同或内容不明确、有涂改（未经批准）的文件上加盖印章。（四）用印规范印章加盖应清晰、端正、完整，印文应位于文件规定的位置，通常为文件落款处或指定位置。印章名称应与文件落款单位名称一致。联合发文如需加盖多个印章，应按照规定的排列顺序和位置加盖。用印过程中，如发生印文模糊、歪斜等情况，应重新加盖，并在不清晰的印文上注明“此印无效”。（五）外出用印管理原则上，印章不得带出单位使用。确因工作需要必须带出单位的，须经单位主要负责人批准，由保管人或指定的专人携带，并严格控制使用范围和时间。外出用印时，必须有两人以上在场，用印情况应即时登记，并在返回单位后立即将印章交回保管，并向批准领导汇报使用情况。五、电子印章的特殊管理要求随着信息化建设的推进，电子印章的应用日益广泛。电子印章的管理应参照实体印章的管理原则，并结合其特性制定专门的管理办法。应确保电子印章系统的安全可靠，严格电子印章的申请、制作、发放、使用、变更、注销等流程。加强对电子印章密钥的管理，确保专人专用，妥善保管，防止密钥丢失、被盗或滥用。同时，要保障电子印章制作、存储、传输和使用过程中的信息安全，防止被非法篡改或伪造。六、监督检查与责任追究单位应建立印章管理监督检查机制，定期或不定期对印章管理和使用情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。对在印章管理和使用工作中认真负责、严格执行规定的部门和个人，应予以表扬；对违反印章管理规定，造成印章遗失、被盗、滥用或其他不良后果的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、风险防范与应急处置各单位应增强印章管理的风险意识，定期组织开展印章管理风险评估，排查安全隐患。针对可能发生的印章遗失、被盗、伪造、滥用等突发事件，应制定应急预案。一旦发生上述情况，应立即报告单位领导和管理部门，并采取有效措施，防止事态扩大，同时配合有关部门进行调查处理