工会档案分类及管理规范操作指南

工会档案分类及管理规范操作指南一、总则（一）目的与依据为规范工会档案管理，确保工会档案的真实、完整、安全和有效利用，更好地服务于工会工作和会员群众，根据《中华人民共和国档案法》及工会相关法规政策，结合工会工作实际，制定本指南。（二）适用范围本指南适用于各级工会组织（包括基层工会、产业工会、地方总工会等）各类档案的收集、整理、分类、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映工会工作的客观情况。2.完整性原则：确保应归档的文件材料齐全完整，不遗漏关键信息。3.规范化原则：档案的形成、收集、整理、分类、编目、保管等环节均应遵循统一规范。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。5.可利用性原则：在安全保密的前提下，便于档案的检索和利用，发挥档案的历史凭证和参考作用。二、档案分类科学合理的分类是档案管理的基石。工会档案分类应遵循工会工作规律，结合档案内容特点，做到类目清晰、层次分明、便于管理和检索。（一）文书档案指工会在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字材料。按其内容性质可分为：1.组织建设类：包括工会成立、换届选举、委员会及常委会会议记录、决议、纪要；干部任免、奖惩、考核材料；工会组织关系接转、会员发展与管理等材料。2.民主管理类：包括职工代表大会、会员代表大会的文件材料（通知、议程、报告、议案、决议、代表名单、提案处理结果等）；厂务公开、事务公开相关材料。3.权益保障与劳动保护类：包括集体合同、劳动合同相关材料；劳动争议调解、仲裁材料；职工维权帮扶记录；安全生产、劳动保护检查、培训、竞赛等材料。4.宣传教育类：包括工会宣传工作计划、总结；思想政治教育、形势政策教育材料；职工思想动态分析；工会网站、刊物管理材料；各类学习培训材料。5.群众活动类：包括职工文体活动、技能竞赛、合理化建议、劳模评选表彰等活动的计划、方案、通知、总结、照片、视频等材料。6.经费审查与资产管理类：包括工会经费预算、决算、收支账目、审计报告；经费审查委员会工作报告、会议记录；固定资产台账、设备购置与处置材料。7.对外交流与友好往来类：包括与上级工会、兄弟单位工会的往来文件、信函；参加外部会议、培训、考察的材料；接待来访的材料。8.综合管理类：包括工会年度工作计划、总结、请示、报告、批复；规章制度汇编；重要会议材料（除职代会、工代会外的其他专项会议）；统计报表；荣誉证书、奖牌复印件等。（二）会员档案指工会会员的个人基本信息材料，是工会联系和服务会员的重要依据。主要包括：1.会员登记表及相关证明材料复印件。2.会员入会申请书、志愿书。3.会员组织关系变动材料。4.会员奖惩等重要情况记录（与工会工作相关的）。会员档案应以会员个人为单位进行整理，做到一人一档，动态管理。（三）声像档案指工会工作中形成的，以声音、图像为主要记录方式的历史记录。主要包括：1.照片档案：重要会议、活动、人物、场景的照片及文字说明（注明时间、地点、人物、事由）。2.录音录像档案：重要会议、活动、讲话、专题片等的录音带、录像带、光盘、U盘等载体及文字说明。声像档案应单独整理，妥善保管，同时注重数字化备份。（四）实物档案指工会在各项工作和活动中获得的，具有纪念意义和保存价值的实物。主要包括：1.奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书原件。2.上级或兄弟单位赠送的有纪念意义的礼品、纪念品。3.重要的印章（已停用的）。实物档案应登记造册，妥善存放，防止损坏和遗失。（五）会计档案指工会在经费收支和财务管理活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等专业材料。按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。三、档案收集与归档（一）收集范围工会各项工作活动中直接形成的，反映工会工作真实面貌、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，均属收集归档范围。（二）归档要求1.及时收集：各项工作和活动结束后，承办人应及时将形成的文件材料收集整理，确保齐全完整。年度结束后，应将本年度应归档材料整理完毕。2.确保质量：归档的文件材料应真实、准确、规范。手写材料应字迹工整、清晰；打印材料应格式规范；复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖公章或经相关负责人签字确认。3.规范整理：归档材料应按照档案分类方案进行整理，做到件（卷）内文件排列有序，编写页码，填写卷内目录和备考表。四、档案整理与保管（一）整理方法1.文书档案：一般采用“年度-机构（问题）-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的方法进行分类整理。以“件”为单位进行装订、排列、编号、编目。2.会员档案：按会员姓名拼音或姓氏笔画顺序排列，一人一盒或多盒，盒内放置会员档案目录。3.声像档案：照片档案应按照《照片档案管理规范》进行整理，每卷（册）照片应附有详细说明；录音录像档案应按内容分类，标注清晰，单独存放。4.实物档案：按类别或获得时间顺序排列，建立实物档案登记簿。（二）保管条件1.档案库房：应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.档案装具：应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、文件夹等，确保档案安全。3.日常管理：建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理。五、档案利用与服务（一）利用范围与权限档案利用应遵循保密原则和有关规定，严格履行审批手续。工会内部因工作需要查阅档案，须经档案管理负责人同意；外部单位或个人查阅，须持单位介绍信和有效身份证件，经工会主要负责人批准。查阅秘密以上级别的档案，须严格按照保密规定执行。（二）利用方式可提供档案原件查阅、复制件借阅、档案证明等服务。查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（三）利用登记建立档案利用登记簿，详细记录利用者姓名、单位、利用目的、利用档案的名称、份数、起止时间、归还日期等信息，以备查考。六、档案鉴定与销毁（一）定期鉴定对于已到保管期限的档案，由工会档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关档案保管期限规定进行鉴定。（二）销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报工会主要负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。七、档案管理责任与人员（一）管理责任工会应明确档案管理部门和专（兼）职档案管理人员，工会主席对档案工作负总责，确保档案工作有人抓、有人管。（二）人员要求档案管理人员应热爱档案事业，熟悉档案业务知识，认真履行职责，严守档案纪律和保密规定，努力提高业务水平和管理能力。八、附则1.本指南未尽事宜，参照国