印章使用责任制度

PAGE印章使用责任制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用行为，明确印章使用责任，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在业务活动中涉及的各类印章使用管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，由法定代表人签署时使用。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门业务范围内的文件、通知等。6.其他专用章：如业务专用章、项目专用章等，根据特定业务或项目需求刻制。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政管理部门统一负责，根据实际工作需要提出刻制申请。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经相关领导审批。3.行政管理部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性符合相关标准。4.印章刻制完成后，行政管理部门应及时进行登记备案，记录印章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。2.印章启用时，应在《印章使用登记表》上进行首次使用登记，注明启用日期、使用人、使用事项等信息。3.对于废止的印章，行政管理部门应及时收回并进行封存，按规定程序办理销毁手续，同时在印章管理档案中注明废止日期和原因。三、印章的保管（一）保管原则1.各类印章应指定专人负责保管，确保印章存放安全，防止遗失、被盗或滥用。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用规定。（二）保管职责1.公司公章：由行政管理部门负责人指定专人保管，保管人应妥善保管公章，不得随意交予他人使用。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管，保管人应严格按照法定代表人的指示使用印章。3.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管，保管人应严格遵守财务管理制度，确保印章用于财务相关业务。4.合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管，保管人应按照合同审批流程使用印章，确保合同签订的合法性和有效性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人应在本部门业务范围内使用印章，并对印章使用的真实性和合法性负责。6.其他专用章：由相关业务部门或项目负责人指定专人保管，保管人应根据特定业务或项目需求使用印章，并做好使用记录。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人不得擅自将印章带出公司使用，如因工作需要确需带出公司的，应经相关领导批准，并办理借用手续，使用完毕后及时归还。4.印章保管人在离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用原则1.印章使用必须严格遵循审批程序，未经批准不得擅自使用。2.使用印章应确保用途合法、真实、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.填写申请表：使用人需填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息。2.审批：申请表应按照规定的审批流程提交相关领导审批，审批通过后，申请表上应加盖审批意见和签名。3.用印：印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表上的信息，确认无误后，方可在相关文件或材料上加盖印章。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人应在《印章使用登记表》上进行详细登记，记录使用日期、使用人、使用事项、文件名称、文号等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需使用印章的，使用人可通过电话、邮件等方式向相关领导请示，经同意后，可先使用印章，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，应经公司法律顾问审核后，方可加盖印章。五、印章使用的监督与检查（一）监督职责1.行政管理部门负责对公司印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。2.财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务印章使用规范、安全。3.审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.印章使用是否符合审批程序；2.印章使用的文件或材料是否真实、合法、有效；3.印章使用记录是否完整、准确；4.印章保管是否安全、规范。（三）违规处理1.对于违反印章使用规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成违法犯罪的，将依法追究法律责任。六、印章使用的风险防范（一）风险识别1.印章被盗用、冒用风险；2.印章使用审批不严风险；3.印章保管不善风险；4.印章使用记录不完整风险。（二）风险防范措施1.加强印章保管安全措施，安装监控设备、设置密码锁等；2.严格印章使用审批流程，明确各级审批权限；3.定期对印章保管人和使用人进行培训，提高风险意识；4.建立印章使用风险预警机