印章管理责任制度

PAGE印章管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，明确印章管理责任，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及行业标准。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管、使用和监督，确保印章管理责任落实到人。3.审批备案原则：印章的使用必须经过严格的审批流程，并进行备案登记。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章的安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.刻制印章时，应向刻章单位提供详细的印章样式、规格、材质等要求，并留存刻章单位的联系方式及相关证明材料。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，经公司领导审批后，方可启用。2.印章启用时，行政部门应将印章启用信息通知公司各部门，并在公司内部进行公示。同时，应将印章印模留存备案，作为印章使用的依据。三、印章的保管（一）保管人员1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员应保持相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、保险箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或转借他人使用。如有特殊情况需要委托他人保管，应经公司领导批准，并办理书面委托手续。（三）保管要求1.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。2.印章保管人员应严格遵守印章管理规定，不得擅自使用印章，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印章。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；合同专用章主要用于公司对外签订合同、协议等经济业务；财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等；法人章主要用于公司法定代表人授权的相关业务；部门章主要用于本部门内部的文件、通知、证明等的发布。2.印章的使用必须严格按照规定的使用范围进行，不得超出范围使用。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人或公司领导审批。2.审核签字：《印章使用申请表》经审批后提交给印章保管人员，印章保管人员应对用印申请进行审核，确认用印事项符合规定后，在申请表上签字确认。3.加盖印章：印章保管人员应按照用印申请的要求，在文件或合同等指定位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。4.登记备案：印章使用后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》及用印文件进行登记备案，记录用印时间、用印事项、用印人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急情况需要立即使用印章，无法按照正常流程进行审批时，用印人应向公司领导说明情况，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章时，应提前与印章保管人员沟通协调，并按照公司规定的用印流程进行操作。必要时，可通过传真、邮件等方式进行审批和备案。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用时，应及时办理印章停用手续。2.印章停用前，行政部门应填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，通知各部门停止使用该印章。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，销毁工作由行政部门负责组织实施。2.印章销毁时，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、销毁原因、销毁日期等信息，并经公司领导审批。3.印章销毁应采取粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好记录。4.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录进行存档备案。六、监督与检查（一）监督部门公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管人员的履职情况，是否妥善保管印章，是否按照规定使用印章。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对公司印章管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：监督小组不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时进行整改。（四）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因印章管理不善导致公司遭受经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责