公司印章保管责任制度

PAGE公司印章保管责任制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章保管、使用行为，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的保管、使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：明确专人负责印章保管，确保印章安全。3.审批使用原则：印章使用需经严格审批，未经批准不得擅自使用。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，以备查询。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.用于公司各类重要文件、合同、协议、证明等的签署。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同。2.确保合同签订的规范性和有效性。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。2.是财务核算的重要印鉴。（四）法定代表人章1.代表法定代表人行使职权。2.在特定文件、票据等上使用。（五）业务专用章1.根据公司业务需要设立，用于特定业务领域。2.如销售专用章、采购专用章等，用于相关业务文件的签署。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门提出申请，详细说明印章名称、规格、用途等。2.经公司领导审批后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位刻制。3.刻制完成后，行政部门应及时将印章移交专人保管，并做好交接记录。（二）印章启用1.新印章启用前，需在公司内部进行正式公告，明确启用日期、使用范围等。2.同时，行政部门应将印章启用情况书面通知相关部门和人员。四、印章的保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章安全存放，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.严格按照规定的程序和要求使用印章，对印章使用情况进行详细登记。3.定期对印章进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。（二）保管方式1.设立专门的印章保管柜，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等。2.印章应存放在保险柜内，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。3.对于重要印章，如公章、财务专用章等，应实行双人保管制度，分别保管保险柜钥匙。（三）保管场所1.印章保管场所应选择安全、保密的地点，避免无关人员进入。2.如因工作需要将印章带出公司，必须经公司领导批准，并采取必要的安全措施。五、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门填写印章使用申请表，详细说明用印事项、文件名称、份数、用印时间等，并由部门负责人签字确认。2.审批：申请表经相关领导审批，根据用印事项的重要程度和审批权限，分别由部门主管、分管领导、总经理等进行审批。3.用印：审批通过后，保管人员按照申请表上的要求进行用印，并在印章使用登记簿上详细记录用印情况。4.登记备案：用印完毕后，保管人员应将申请表、文件等资料整理归档，以备查询。（二）使用范围1.严格按照印章的用途和规定范围使用印章，不得超出授权范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，且无法按照正常审批流程进行时，使用部门应电话请示相关领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的用印，必须经公司领导集体研究决定，并严格按照审批程序进行。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章需要停用的，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，办理停用手续。2.停用的印章应及时收回，并妥善保管，防止丢失或误用。（二）销毁1.对于不再使用的印章，由行政部门填写印章销毁申请表，经公司领导审批后，组织专人进行销毁。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由监销人员签字确认。3.销毁后的记录应长期保存，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对印章保管、使用情况进行审计检查，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门负责对印章管理工作进行日常监督，确保制度的有效执行。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等的监督检查，积极配合相关工作。2.对于违反印章管理规定的行为，及时进行整改，并按照规定追究相关人员的责任。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章。2.超出授权范围使用印章。3.在空白纸张、空白合同等上加盖印章。4.因保管不善导致印章丢失、被盗、损坏。5.其他违反印章管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的行为，视情节轻重，给予责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪