高校审计档案管理制度

PAGE高校审计档案管理制度一、总则（一）制定目的为加强高校审计档案管理，规范审计档案整理、保管和利用，保障审计工作的有效开展，提高审计工作质量和效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》以及相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校内部审计机构在审计活动中形成的各类审计档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及与审计项目相关的其他文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则本校审计档案实行集中统一管理，由内部审计机构指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则审计档案管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则加强审计档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，保障档案的安全与完整。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，提高档案的利用效率，为学校的管理决策提供有力支持。二、审计档案的形成与收集（一）审计档案的形成审计档案是在审计项目实施过程中形成的，包括从审计项目计划下达开始，到审计报告出具、后续跟踪等全过程产生的各类文件资料。审计人员应按照审计工作程序，认真做好各项审计记录，确保档案资料的真实、完整。（二）收集要求1.及时性审计项目结束后，审计人员应及时将审计过程中形成的文件资料收集齐全，不得拖延。2.完整性收集的档案资料应涵盖审计项目的各个环节，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等相关文件。3.准确性收集的档案资料应内容真实、数据准确，签字盖章等手续完备。（三）收集程序1.项目负责人整理审计项目结束后，项目负责人应对本项目形成的文件资料进行初步整理，确保资料齐全、完整，并按照档案管理要求进行分类、编号。2.提交档案管理人员项目负责人整理完毕后，应及时将整理好的档案资料提交给内部审计机构的档案管理人员。档案管理人员应对提交的档案资料进行核对，如发现问题应及时与项目负责人沟通，补充完善。三、审计档案的整理（一）整理原则审计档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类审计档案按照审计项目进行分类，一个审计项目的文件资料作为一个独立的类别进行整理。每个审计项目类别下再按照审计文件的性质和用途进行二级分类，如审计计划类、审计工作底稿类、审计报告类等。2.编号对每个审计项目类别下的文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年份+项目序号的方式，如202301表示2023年的第1个审计项目。3.装订对纸张规格不一致、破损的文件资料进行修整，然后按照顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。4.编目编制审计档案目录，目录应包括档案编号、文件题名、日期、页数、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，便于查找利用。四、审计档案的归档（一）归档时间审计项目结束后，项目负责人应在[具体时间期限]内将整理好的审计档案提交给档案管理人员进行归档。档案管理人员应及时对归档的档案进行审核，符合要求的予以归档。（二）归档手续档案管理人员接收归档档案时，应与项目负责人办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。交接清单应包括档案名称、数量、交接时间等内容。五、审计档案的保管（一）保管期限审计档案的保管期限根据审计项目的重要程度和性质确定，分为永久、定期两种。1.永久保管涉及学校重大经济决策、重要资产处置、严重违反财经纪律等审计项目的档案，应永久保管。2.定期保管其他审计项目的档案保管期限为[具体年限]年。（二）保管要求1.保管场所应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案装具采用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具存放档案，档案装具应坚固耐用，便于分类存放和查找。3.保管登记建立审计档案保管登记簿，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪管理。4.定期检查档案管理人员应定期对审计档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。如发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、审计档案的利用（一）利用范围本校内部审计人员、学校相关部门因工作需要，可查阅、借阅审计档案。外部单位因审计监督、检查等工作需要查阅本校审计档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部查阅本校内部审计人员查阅审计档案时，应填写档案查阅申请表，经内部审计机构负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容等信息。2.内部借阅本校内部审计人员因工作需要借阅审计档案的，应填写档案借阅申请表，经内部审计机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅申请表应注明借阅期限、归还时间等信息。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.外部查阅外部单位查阅本校审计档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经本校内部审计机构负责人和学校分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，不得让外部人员单独接触档案。4.外部借阅外部单位因特殊情况需要借阅本校审计档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经本校内部审计机构负责人和学校分管领导批准。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，借阅期间应采取必要的安全保密措施，确保档案安全。（三）利用记录档案管理人员应对审计档案的利用情况进行记录，记录内容包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。利用记录应妥善保管，以备查考。七、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立审计档案鉴定小组，由内部审计机构负责人担任组长，成员包括审计业务骨干、档案管理人员等。鉴定小组负责对已到保管期限的审计档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据审计档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对审计档案进行鉴定。对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册鉴定小组对拟销毁的审计档案进行逐一核对，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、档案名称、保管期限、销毁原因等内容。2.审批销毁清册经内部审计机构负责人审核后，报学校分管领导批准。3.销毁实施经批准后，由档案管理人员会同审计人员共同实施销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字确认。（