驻场跟踪审计认质认价制度

PAGE驻场跟踪审计认质认价制度一、总则（一）目的为加强公司项目驻场跟踪审计工作，规范认质认价流程，确保工程建设所需物资及服务的质量与价格合理、公正、透明，有效控制项目成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及工程建设、物资采购、服务外包等项目的驻场跟踪审计认质认价工作。（三）基本原则1.合法性原则：认质认价工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定。2.公正性原则：审计人员应秉持公正、公平的态度，客观评价物资及服务的质量和价格，不受任何利益关系影响。3.透明性原则：认质认价过程应公开、透明，相关信息及时向项目各方披露，接受监督。4.效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理认质认价，降低项目成本，提高经济效益。二、职责分工（一）审计部门1.负责制定驻场跟踪审计认质认价工作方案和流程，明确工作标准和要求。2.组建专业审计团队，配备具备相应专业知识和经验的审计人员。3.组织开展认质认价工作，对物资及服务的质量、价格进行审核和评估。4.监督认质认价过程，及时发现和纠正违规行为，确保工作规范执行。5.定期对认质认价工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）项目部门1.负责提供项目所需物资及服务的详细需求信息，包括规格、型号、技术要求等。2.协助审计部门开展认质认价工作，提供相关资料和数据，配合审计人员进行市场调研和询价。3.参与认质认价过程中的质量检验和价格谈判，提出意见和建议。4.负责与供应商签订采购合同，并确保合同条款与认质认价结果一致。5.对认质认价工作中发现的问题及时反馈给审计部门，并配合整改落实。（三）采购部门1.根据项目部门提供的需求信息，负责寻找潜在供应商，收集供应商资料。2.组织供应商参与认质认价活动，协助审计部门进行供应商资质审核和产品质量检验。3.参与价格谈判，提供市场价格信息和价格分析，协助确定合理的采购价格。4.负责采购合同的起草和签订工作，确保合同内容符合认质认价要求。5.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（四）财务部门1.参与认质认价工作，从财务角度对物资及服务的价格合理性进行审核。2.负责对认质认价结果进行财务核算，确保成本费用的准确记录和反映。3.监督采购资金的支付情况，按照认质认价结果和合同约定进行付款审核。4.提供财务数据支持，协助审计部门进行成本分析和控制。三、认质认价流程（一）需求申报项目部门根据项目进度和实际需求，填写《物资及服务认质认价需求申报表》，详细列出所需物资及服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计采购时间等信息，并提交至审计部门。（二）审计准备1.审计部门收到需求申报表后，组建认质认价工作小组，明确小组成员职责。2.工作小组对项目需求进行初步分析，制定认质认价工作计划，确定工作步骤、时间节点和参与人员。3.收集与认质认价相关的法律法规、行业标准、市场价格信息等资料，为审核评估提供依据。（三）供应商选择1.采购部门根据项目需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商库查询等，并收集供应商的营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩案例等资料。2.审计部门对采购部门提供的供应商资料进行审核，筛选出符合要求的供应商名单。3.工作小组组织对入围供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、售后服务水平等情况，评估供应商的综合实力。（四）质量认定1.供应商按照项目部门提供的技术要求和规格标准，提供样品或相关资料。2.工作小组组织专业人员对样品进行质量检验，可委托具有资质的第三方检测机构进行检测，确保物资及服务符合质量要求。3.对于重要物资及服务，审计部门可要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证、说明书等，并对其真实性和有效性进行审核。（五）价格询价1.采购部门向选定的供应商发出询价函，明确物资及服务的规格、数量、质量要求、交货时间等内容，要求供应商在规定时间内报价。2.审计人员收集市场同类物资及服务的价格信息，通过与供应商报价进行对比分析，评估价格的合理性。3.对于价格差异较大的情况，可以组织供应商进行价格谈判，要求供应商说明价格构成和价格调整因素，争取合理的采购价格。（六）认质认价报告编制1.工作小组根据质量认定和价格询价结果，编制《驻场跟踪审计认质认价报告》，报告内容包括项目概况、认质认价依据、供应商情况、质量检验结果、价格分析、认质认价结论等。2.认质认价报告应经审计人员、项目部门、采购部门等相关人员签字确认，并加盖审计部门公章。（七）审批与执行1.认质认价报告提交至公司管理层进行审批，管理层根据报告内容和项目实际情况，做出是否同意认质认价结果的决定。2.如审批通过，项目部门按照认质认价结果与供应商签订采购合同，并组织实施采购工作。采购部门负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供物资及服务。3.财务部门按照合同约定和认质认价结果进行付款审核和支付，确保资金支付的准确性和合规性。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对认质认价工作进行内部审计，检查工作流程是否规范、认质认价结果是否合理、相关资料是否齐全等。2.建立认质认价工作档案，对每个项目的认质认价过程进行详细记录，包括需求申报、供应商选择、质量认定、价格询价、报告编制、审批执行等环节的相关文件和资料，以便随时查阅和监督。3.接受公司内部其他部门和员工的监督举报，对发现的问题及时进行调查核实，并严肃处理违规行为。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供认质认价工作资料，确保公司认质认价工作符合法律法规和行业标准要求。2.在项目实施过程中，邀请项目建设单位、监理单位等相关方参与认质认价工作的监督，听取他们的意见和建议，及时改进工作。五、风险防控（一）质量风险1.加强对供应商提供物资及服务的质量检验，严格按照质量标准进行验收，确保不符合质量要求的产品和服务不得进入项目。2.要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中明确质量违约责任，对因质量问题给公司造成损失的，依法追究供应商责任。3.定期对已采购的物资及服务进行质量跟踪和评估，及时发现和解决潜在的质量问题。（二）价格风险1.建立市场价格监测机制，及时掌握同类物资及服务的价格动态，为认质认价提供准确的市场参考。2.在价格询价过程中，充分进行市场调研和比较分析，与多家供应商进行谈判，争取合理的采购价格。对于价格波动较大的物资及服务，可采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。3.在合同中约定价格调整条款，根据市场价格变化情况，合理调整采购价格，避免因价格上涨给公司带来成本增加风险。（三）供应商风险1.对供应商进行严格的资质审核和信用评估，建立供应商信用档案，及时更新供应商信息，淘汰信誉不良的供应商。2.在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对供应商的违约行为进行约束和惩罚。3.与主要供应商建立长期稳定的合作关系，加强沟通与协作，共同应对市场变化和风险挑战。六、信息管理（一）建立认质认价信息数据库1.收集、整理和存储与认质认价工作相关的各类信息，包括供应商信息、物资及服务信息、市场价格信息、质量检验报告、认质认价报告等。2.对信息数据库进行定期维护和更新，确保信息的准确性和时效性，为认质认价工作提供数据支持。（二）信息共享与交流1.建立信息共享平台，实现审计部门、项目部门、采购部门、财务部门等相关部门之间的信息实时共享和交流，提高工作效率和协同性。2.根据工作需要，定期发布认质认价工作动态、市场价格走势、供应商评价等信息，为公司管理层和相关部门决策提供参考依据。七、培训与考核（一）培训1.定期组织认质认价相关人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、行业标准、质量检验技术、价格谈判技巧、信息管理等方面，提高人员的专业素质和业务能力。2.邀请行业专家、学者或经验丰富的专业人士进行授课，分享最新的行业知识和实践经验，拓宽人员视野。3.鼓励认质认价人员自主学习，参加相关职业资格考试和培训课程，不断提升自身业务水平。（二）考核1.建立认质认价人员考核制度，制定考核标准和指标