机关单位档案管理制度方案

机关单位档案管理制度方案一、总则为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作提供有力支撑，根据国家有关档案法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本制度。本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案工作是单位工作的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌的重要事业。全体人员应自觉遵守本制度，共同做好档案的形成、积累、整理、保管和利用工作。档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、依法利用的原则。二、管理机构与职责单位成立档案工作领导小组，由单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作中的重大事项，审定档案工作发展规划和相关制度。办公室是单位档案工作的职能管理部门，负责档案管理的日常工作。具体职责包括：（一）贯彻执行国家及上级关于档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善单位档案管理制度、工作细则，并组织实施；（三）负责对各部门形成的各类档案材料进行接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁的监督指导；（四）组织档案业务培训，提高工作人员的档案业务素质；（五）负责档案库房的日常管理，确保档案安全；（六）推进档案信息化建设，提升档案管理现代化水平。各部门应确定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、预立卷，并定期向办公室移交。兼职档案员应保持相对稳定，工作变动时需办理档案材料交接手续。三、档案收集与整理各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等），均属归档范围。具体归档范围和保管期限按国家及本单位相关规定执行。文件材料的形成、积累和归档工作应纳入各部门的工作职责和相关人员的岗位责任制。各项工作在办理完毕后，承办人员应及时将相关文件材料整理后交本部门兼职档案员。归档的文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应齐全完整，手续完备；（二）文件材料的内容必须真实、准确；（三）纸质文件字迹清楚、纸张质量优良，禁用易褪色的书写材料；（四）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相应的格式标准；（五）声像资料应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）者等要素。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法按照国家档案整理规则及本单位档案分类方案执行，包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。各部门形成的档案材料，应在次年第一季度前整理完毕，并向办公室移交。重要或专项工作档案，可根据工作需要及时移交。移交时应办理交接手续，填写档案移交清单。四、档案鉴定与保管档案鉴定工作包括对档案价值的鉴定（确定保管期限）和档案存毁的鉴定。档案鉴定工作由档案工作领导小组组织，办公室具体实施，必要时邀请相关业务部门人员参加。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。鉴定工作应严格按照国家和本单位规定的档案保管期限表进行，准确判定档案的保存价值和保管期限。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案存放应科学有序。档案柜、架应统一编号，档案存放位置应与检索工具中的库房号、柜号、格号相对应，便于查找。不同保管期限的档案应分开存放。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。五、档案统计与利用建立健全档案统计制度。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。积极开展档案利用工作，为单位各项工作服务。档案利用应遵循以下原则：（一）查阅档案须凭有效证件，并填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格遵守保密规定。（二）查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经办公室负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。（三）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得复制、拍摄、摘录档案内容。（四）查阅档案时，如发现档案有缺页、破损等情况，应及时向档案管理人员报告。档案利用结束后，档案管理人员应及时将档案归位，并在《档案利用效果登记表》中记录利用情况和效果。外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效证件，经本单位分管档案工作领导批准。六、档案销毁对于已超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，应按规定进行销毁。档案销毁工作是一项严肃的工作，必须严格按照程序进行：（一）由办公室提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报档案工作领导小组审批。（二）档案销毁前，应再次进行核对，确保无误。（三）档案销毁须有两人以上负责监销。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点和方式。严禁个人私自销毁档案材料。（四）《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化建设积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理现代化。档案信息化建设应遵循统一规划、分步实施、安全保密的原则。电子文件的形成、积累、整理、归档应符合国家有关电子文件管理的规定，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案管理系统的建设应与单位办公自动化系统、业务系统相衔接，实现数据共享和业务协同。加强档案数据的备份和管理，防止数据丢失和损坏。电子档案的保管应符合信息安全要求，采取身份认证、权限控制、数据加密等安全保密措施，确保电子档案的安全。八、监督与责任追究档案工作领导小组及办公室应定期对各部门档案工作制度执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，督促落实。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，