溆浦县审计局采购制度

PAGE溆浦县审计局采购制度一、总则（一）目的为了规范溆浦县审计局的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、公正、透明、高效，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于溆浦县审计局使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。其中，货物包括各类办公设备、用品、审计工具等；工程包括建筑物的新建、改建、扩建、装修等；服务包括审计项目外包服务、咨询服务、培训服务等。二、采购原则（一）合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规、程序正当。（二）公正性原则采购过程应遵循公正、公平的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的机会，不得偏袒任何一方。（三）公开性原则采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督，提高采购透明度。（四）效益性原则在满足审计工作需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，实现资金的合理使用和最大化效益。三、采购组织与职责（一）采购领导小组成立采购领导小组，由局领导班子成员组成，负责审议采购重大事项，对采购工作进行宏观指导和决策。主要职责包括：1.审定采购制度、采购计划和采购预算；2.研究决定采购方式的选择、采购项目的中标（成交）供应商；3.协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购工作小组采购工作小组由办公室、财务室、业务科室等相关人员组成，负责具体采购工作的组织实施。主要职责包括：1.根据采购需求，编制采购文件，明确采购要求、技术规格、评标标准等；2.发布采购信息，组织潜在供应商报名、资格审查；3.组织开标、评标、谈判等采购活动，记录采购过程；4.起草采购合同，办理合同签订手续；5.负责采购项目的验收工作；6.整理采购档案资料，归档保存采购文件、合同、验收报告等。（三）监督小组设立监督小组，由纪检监察人员和内部审计人员组成，对采购活动进行全程监督。主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否合规；2.对采购过程中的违法违规行为进行调查处理；3.受理供应商的投诉举报，维护采购活动的正常秩序。四、采购预算管理（一）预算编制各科室应根据年度审计工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。采购预算应详细、准确，确保与审计工作任务相匹配。（二）预算审核采购预算编制完成后，由财务室进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和合规性。审核通过后的采购预算报采购领导小组审定。（三）预算调整采购预算一经审定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，应按照规定程序办理审批手续。调整后的采购预算需重新报采购领导小组审定。五、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。六、采购程序（一）采购申请各科室根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经科室负责人签字确认后报采购工作小组。（二）采购审批采购工作小组收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求是否合理、采购预算是否合规、采购方式是否恰当等。审核通过后，报采购领导小组审批。（三）采购文件编制采购工作小组根据采购审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应确保准确、完整、清晰，符合法律法规和行业标准要求。（四）采购信息发布采购工作小组按照规定的采购方式，通过相关媒体、网站等渠道发布采购信息。公开招标和邀请招标项目应发布招标公告，竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应发布采购邀请书。采购信息应明确采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、地点、方式等内容。（五）供应商报名与资格审查潜在供应商按照采购信息要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购工作小组对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（六）采购评审采购工作小组组织开标、评标、谈判等采购评审活动。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准进行，确保评审结果公正、公平。评审结束后，采购工作小组应出具评审报告，推荐中标（成交）候选人。（七）采购结果公示采购领导小组根据评审报告，确定中标（成交）供应商，并对采购结果进行公示。公示期不少于三个工作日，公示内容包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额等。公示期间，如有供应商对采购结果提出质疑，采购工作小组应及时进行调查处理。（八）合同签订采购结果公示无异议后，采购工作小组起草采购合同，与中标（成交）供应商签订合同。合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式等内容。合同签订后，报财务室备案。（九）采购验收采购项目完成后，采购工作小组组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，由验收人员签署验收报告。（十）资金支付财务室根据采购合同和验收报告，按照规定的支付方式和程序办理资金支付手续。资金支付应严格审核相关凭证，确保支付金额准确无误，支付程序合规合法。七、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购方应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。（三）合同变更与终止如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，双方应按照合同约定和法律法规的规定办理终止手续。（四）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、采购档案管理（一）档案收集采购工作结束后，采购工作小组应及时收集、整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、供应商报名资料、资格审查文件、评审报告、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。（二）档案整理采购工作小组对收集到的文件资料进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号、装订，确保档案资料完整、规范、有序。（三）档案保管采购档案应指定专人负责保管，存放于安全、保密的场所。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、带出档案资料。查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案资料。九、监督与检查（一）内部监督监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、采购评审过程的公正性等。发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督积极接受财政、审计、纪