市审计局档案管理制度

PAGE市审计局档案管理制度一、总则（一）目的为加强市审计局档案管理，有效保护和利用档案资源，提高审计工作效率和质量，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市审计局机关各科室、直属事业单位在各项审计工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责全局档案的综合管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实准确原则。档案应如实反映审计工作的全过程和实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为审计工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各科室、直属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和监督检查。4.组织档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理现代化水平。5.负责向市档案行政管理部门报送档案工作情况和统计报表。（二）各科室、直属事业单位职责1.负责本科室、本单位在审计工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交局办公室集中保管。3.配合局办公室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供利用档案的线索和需求。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作。3.积极开展档案利用工作，热情为利用者提供服务，及时做好利用效果反馈。4.加强档案信息化管理，熟练掌握档案管理软件的操作，确保档案信息安全。5.参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计项目文件材料，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告及相关附件等。2.行政管理文件材料，如局机关制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、人事档案、财务凭证等。3.业务培训文件材料，包括培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩等。4.其他具有保存价值的文件材料，如上级机关下发的与审计工作相关的文件、本局获得的荣誉证书、对外交流合作材料等。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，破损或褪色的应进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和检索。（四）整理方法1.分类：按照审计项目、行政管理、业务培训等类别对档案进行一级分类，再根据档案内容的具体情况进行二级分类。例如，审计项目档案可分为财政审计、财务收支审计、经济责任审计等类别；行政管理档案可分为综合管理、人事管理、财务管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号或字母与数字相结合的方式，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订：将整理好的文件材料按照顺序进行装订，去除金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案的牢固和整齐。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和检索。2.对不同保管期限、不同类别、不同密级的档案应进行分开存放，并有明显的标识。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是在相当长时期内本局需要查考的档案，列为30年保管。凡是在较短时期内本局需要查考的档案，列为10年保管。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由局办公室牵头，组织各科室、直属事业单位相关人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和现实利用需求，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经局领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁清册应永久保存。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.利用统计数据，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本局档案，应按照相关法律法规办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅档案，档案工作人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作的顺利进行。2.借阅：本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经科室负责人批准后，到档案库房办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经科室负责人批准后，由档案工作人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案利用专用章。（三）利用手续1.利用者查阅、借阅档案时，应出示有效证件，填写查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、期限等内容。2.查阅、借阅档案应在档案库房内进行，严禁将档案带出库房。如需带出库房，应经局办公室负责人批准，并办理相关手续。3.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案工作人员，并承担相应的责任。（四）利用效果反馈1.档案工作人员应主动了解利用者对档案的利用情况，及时收集利用效果反馈信息。2.利用者在利用档案后，应填写利用效果反馈表，对档案的利用价值、提供服务等方面进行评价，并提出意见和建议。3.档案工作人员应认真分析利用效果反馈信息，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案利用水平。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.将档案管理纳入本局信息化建设总体规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.实现档案信息资源的共享，为本局工作人员提供便捷的档案查询和利用服务，同时满足上级机关及社会利用的需求。（二）信息化管理要求1.配备必要的计算机、服务器、存储设备等硬件设施，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.选用符合档案管理业务需求和安全标准的档案信息管理软件，实现档案管理业务流程的自动化和规范化。3.加强档案信息安全管理，建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子文件形成部门应按照档案管理要求，对电子文件进行及时收集、整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，存储载体应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全保存。3.建立电子档案检索系统，方便利用者快速准确地查找电子档案。电子档案检索系统应与纸质档案检索系统相结合，实现档案信息的统一检索。（四）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，有计划、分步骤地对馆藏档案进行数