个人信息保护管理制度

个人信息保护管理制度第一章总则1.1制定目的为规范本企业个人信息处理活动，保护自然人个人信息权益，防范个人信息泄露、滥用、篡改等风险，依据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规、规章及行业规范，结合本企业经营管理实际（含金蝶云星空等系统操作中的个人信息处理），制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本企业所有部门、全体员工，以及受本企业委托处理个人信息的受托方、合作单位，涵盖个人信息收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等全流程处理活动，包括但不限于：1.企业内部员工个人信息（姓名、身份证号、联系方式、薪酬信息、劳动合同信息等）的处理；2.客户、供应商等往来单位相关人员个人信息（姓名、联系方式、身份证号、银行账户信息等）的处理；3.金蝶云星空等业务系统、办公系统中存储和处理的各类个人信息；4.市场推广、业务合作、合规审计等活动中涉及的个人信息处理。1.3核心原则本企业处理个人信息严格遵循以下原则，确保个人信息处理合法、合规、安全、可控：1.合法原则：严格依照法律法规规定处理个人信息，不得违反法律、行政法规的规定和双方约定；2.正当原则：处理个人信息具有明确、合理的目的，不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息；3.必要原则：收集个人信息限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息，不得处理与处理目的无关的个人信息；4.诚信原则：秉持诚实信用，不得隐瞒个人信息处理的真实目的、方式和范围，不得规避法定义务；5.公开透明原则：公开个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围，保障个人的知情权；6.安全保障原则：采取必要的技术和管理措施，保障个人信息的安全，防止个人信息泄露、篡改、丢失；7.权益保障原则：充分保障个人对其个人信息享有的查询、复制、更正、补充、删除、撤回同意等权利。1.4责任分工1.企业信息化部门：作为个人信息保护牵头部门，负责本制度的制定、修订、宣贯和落地监督，统筹个人信息安全技术防护，处理个人信息相关投诉和申诉；2.各业务部门：负责本部门个人信息处理活动的日常管理，严格按照本制度及相关操作规范处理个人信息，落实个人信息安全防护措施；3.全体员工：严格遵守本制度规定，规范操作个人信息，不得擅自收集、泄露、滥用个人信息，发现个人信息安全隐患及时上报；4.受托方/合作单位：按照本制度及委托协议约定处理个人信息，接受本企业的监督和管理，确保个人信息处理合规、安全。第二章个人信息处理规范2.1个人信息收集规范2.1.1收集前提：收集个人信息前，必须明确收集目的，且该目的符合法律法规规定和企业经营需求，不得超出合法、正当、必要的范围。2.1.2告知义务：收集个人信息时，应当以显著方式、清晰易懂的语言，向个人真实、准确、完整地告知以下事项，取得个人的同意（法律法规规定无需取得同意的除外）：（1）本企业的名称或者姓名和联系方式；（2）个人信息的处理目的、处理方式，处理的个人信息种类、保存期限；（3）个人行使本法规定权利的方式和程序；（4）法律、行政法规规定应当告知的其他事项。告知事项发生变更的，应当及时将变更部分告知个人。2.1.3同意规范：基于个人同意处理个人信息的，该同意应当由个人在充分知情的前提下自愿、明确作出。法律、行政法规规定处理个人信息应当取得个人单独同意或者书面同意的，从其规定。个人信息的处理目的、处理方式和处理的个人信息种类发生变更的，应当重新取得个人同意。2.1.4收集限制：不得收集与处理目的无关的个人信息；不得强制或者变相强制个人提供个人信息；不得通过欺诈、胁迫等方式收集个人信息。例如，金蝶云星空系统中仅收集员工、客户必要的身份信息和业务信息，不得收集无关的个人隐私信息。2.1.5未成年人信息保护：若收集不满十四周岁未成年人的个人信息，应当取得未成年人的父母或者其他监护人的同意，并制定专门的未成年人个人信息处理规则，采取更严格的安全保护措施。2.2个人信息存储规范2.2.1存储期限：个人信息的保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间，除法律法规另有规定外，不得超出期限存储个人信息。处理目的实现后，应当及时删除个人信息，或者进行匿名化处理。2.2.2存储安全：（1）电子存储：个人信息电子数据应当存储在本企业指定的服务器或合规的云存储平台（如金蝶云星空系统指定存储区域），采取加密、访问控制、防火墙等技术措施，防止数据泄露、篡改、丢失；（2）纸质存储：纸质个人信息资料应当存放在保密文件柜中，明确保管人，限制访问权限，防止被盗、损毁、泄露；（3）存储设备管理：存储个人信息的计算机、U盘、移动硬盘等设备，应当由专人保管，设置密码或加密保护，严禁随意转借、丢弃，报废时应当进行数据清除或物理销毁，确保个人信息无法恢复。2.2.3跨境存储：若确需向境外提供个人信息，应当符合《中华人民共和国个人信息保护法》及相关规定，事先取得个人单独同意，采取必要的安全保障措施，或者通过国家网信部门组织的安全评估。2.3个人信息使用与加工规范2.3.1使用限制：使用个人信息应当与收集时告知的目的一致，不得超出目的范围使用个人信息；不得擅自将个人信息用于与企业经营无关的活动。2.3.2加工要求：对个人信息进行加工时，应当确保个人信息的准确性、完整性，避免因信息不准确、不完整对个人权益造成不利影响；不得通过加工个人信息侵害个人合法权益。2.3.3自动化决策：若利用个人信息进行自动化决策，应当保证决策的透明度和结果公平、公正，不得对个人在交易价格等交易条件上实行不合理的差别待遇；通过自动化决策方式向个人进行信息推送、商业营销，应当同时提供不针对其个人特征的选项，或者向个人提供便捷的拒绝方式。2.3.4内部访问控制：企业员工访问个人信息，应当遵循“最小权限、按需授权”原则，仅授予其履行工作职责所需的最小访问权限；访问个人信息时应当进行日志记录，包括访问人、访问时间、访问内容、访问目的等，日志保存期限不少于个人信息存储期限。2.4个人信息传输与提供规范2.4.1内部传输：企业内部各部门之间传输个人信息，应当采取加密、授权访问等安全措施，明确传输范围和权限，防止传输过程中泄露。2.4.2外部提供：向本企业以外的组织、个人提供个人信息的，应当符合以下要求：（1）事先取得个人的单独同意（法律法规规定无需取得同意的除外）；（2）向个人告知接收方的名称或者姓名、联系方式、处理目的、处理方式和个人信息的种类；（3）与接收方签订个人信息处理委托协议，明确双方的权利和义务，对接收方的个人信息处理活动进行监督；（4）接收方应当在约定的处理目的、处理方式和个人信息种类范围内处理个人信息，不得超出范围处理；接收方变更原先的处理目的、处理方式的，应当重新取得个人同意。2.4.3传输安全：传输个人信息时，应当采取加密、安全传输协议等技术措施，确保个人信息在传输过程中不被泄露、篡改、窃取。例如，金蝶云星空系统与其他系统对接传输个人信息时，需启用加密传输功能。2.5个人信息公开与删除规范2.5.1公开限制：不得公开个人信息，除非取得个人单独同意，或者法律法规另有规定。2.5.2删除要求：出现下列情形之一的，应当及时删除个人信息；无法删除的，应当采取技术措施进行匿名化处理：（1）处理目的已实现、无法实现或者不再必要；（2）个人撤回同意；（3）本企业停止提供产品或者服务，或者保存期限届满；（4）法律、行政法规规定的其他情形。2.5.3匿名化处理：个人信息匿名化处理后，无法识别或者关联到特定自然人的，不再属于个人信息，可按照普通数据进行管理和使用，无需遵守本制度关于个人信息处理的相关规定。第三章个人信息安全保障措施3.1技术防护措施3.1.1加密保护：对个人信息的收集、存储、传输、使用等环节进行加密处理，包括数据传输加密、存储加密、终端加密等，防止个人信息被非法获取、篡改。3.1.2访问控制：建立完善的访问控制体系，对个人信息的访问实行分级授权、身份认证，明确不同岗位的访问权限，严禁未经授权访问个人信息；定期对访问权限进行审核，及时撤销闲置、过期的访问权限。3.1.3安全监测：部署个人信息安全监测系统，对个人信息处理活动进行实时监测，及时发现、预警个人信息泄露、篡改、滥用等异常情况，并采取相应的处置措施。3.1.4数据备份与恢复：定期对个人信息进行备份，建立完善的备份恢复机制，确保个人信息在发生泄露、丢失、篡改等情况时，能够及时恢复，减少损失。3.1.5系统安全：定期对存储、处理个人信息的系统（如金蝶云星空、办公系统）进行安全升级、漏洞扫描和病毒查杀，修复安全漏洞，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险。3.2管理保障措施3.2.1人员管理：（1）对接触个人信息的员工进行个人信息保护培训，普及相关法律法规和本制度要求，考核合格后方可上岗；（2）与接触个人信息的员工签订保密协议，明确保密义务和违约责任；（3）员工离职时，应当办理个人信息相关工作交接，收回其访问个人信息的权限，销毁其持有的个人信息资料（包括电子和纸质），并签署离职保密承诺。3.2.2流程管理：建立个人信息处理全流程管理制度，明确各环节的操作规范、责任人和操作要求，对个人信息收集、存储、使用、传输、删除等环节进行全程管控和记录。3.2.3定期审计：信息化部门每季度对企业个人信息处理活动进行一次合规审计，检查本制度的执行情况，排查个人信息安全隐患，形成审计报告，对发现的问题及时整改。3.2.4受托方管理：委托他人处理个人信息的，应当对受托方的资质、技术能力、安全保障措施进行评估，签订委托协议，明确双方的权利和义务；定期对受托方的个人信息处理活动进行监督和检查，确保其按照协议约定和本制度要求处理个人信息。3.3应急处置措施3.3.1应急预案：制定个人信息安全事件应急预案，明确应急组织架构、应急响应流程、处置措施和责任分工，定期组织应急演练，提升应急处置能力。3.3.2事件报告：发现个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件时，相关人员应当立即向信息化部门和本部门负责人报告，不得隐瞒、拖延；信息化部门应当在接到报告后及时启动应急预案，采取补救措施，防止事件扩大。3.3.3通知与处置：按照应急预案要求，及时采取删除、阻断、恢复等处置措施，降低事件造成的影响；若事件可能影响个人权益，应当及时告知受影响的个人，并向相关监管部门报告（如需）。第四章个人信息主体权利保障4.1权利范围个人对其个人信息享有以下权利，本企业应当依法予以保障：1.知情权：了解个人信息的处理目的、处理方式、处理的个人信息种类、保存期限等；2.同意权：决定是否同意个人信息的处理，以及撤回同意；3.查询权：查询其个人信息的处理情况；4.复制权：复制其个人信息；5.更正权：要求更正不准确、不完整的个人信息；6.补充权：要求补充不完整的个人信息；7.删除权：在符合本制度2.5.2条规定的情形下，要求删除个人信息；8.要求说明权：对个人信息处理活动的相关情况要求本企业予以说明；9.投诉申诉权：对个人信息处理活动中的违法行为，向本企业或相关监管部门投诉、申诉。4.2权利行使方式个人可以通过以下方式行使上述权利：1.书面申请：向企业信息化部门提交书面申请，说明行使权利的具体内容、个人身份信息及联系方式；2.线上申请：通过企业指定的线上渠道（如企业官网、办公系统）提交申请；3.口头申请：向信息化部门或相关业务部门口头申请，由相关人员记录备案。4.3申请处理流程1.申请接收：信息化部门负责接收个人的权利行使申请，对申请材料进行审核，确认申请人身份（防止冒用他人身份申请），审核通过后予以登记；2.调查核实：信息化部门联合相关业务部门，对申请内容进行调查核实，确认个人信息处理情况；3.处理反馈：自收到申请之日起15个工作日内，将处理结果反馈给申请人；情况复杂的，经部门负责人批准，可以延长处理期限，但延长期限不得超过15个工作日，并应当将延长理由告知申请人；4.异议处理：申请人对处理结果有异议的，可以向信息化部门提出复核申请，信息化部门应当在10个工作日内完成复核，并将复核结果反馈给申请人。第五章监督管理与责任追究5.1监督管理1.信息化部门作为牵头部门，负责对本制度的执行情况进行日常监督和定期检查，及时发现和纠正个人信息处理活动中的违规行为；2.各业务部门负责人为本部门个人信息保护第一责任人，负责监督本部门员工严格遵守本制度，定期开展本部门个人信息保护自查；3.建立个人信息保护投诉举报机制，公布投诉举报电话、邮箱等联系方式，接受个人和社会的监督；对收到的投诉举报，应当及时调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。5.2责任追究对违反本制度规定，有下列行为之一的，企业将根据情节轻重，对相关责任人给予警告、通报批评、降职、罚款等处分；构成违法犯罪的，依法追究刑事责任；给企业或个人造成损失的，依法承担赔偿责任：1.未经同意擅自收集、使用、传输、提供、公开个人信息的；2.过度收集个人信息，或者收集与处理目的无关的个人信息的；3.未采取安全保障措施，导致个人信息泄露、篡改、丢失的；4.擅自泄露、滥用、篡改个人信息的；5.拒绝、阻碍个人行使其合法权利的；6.未按规定告知个人信息处理相关事项的；7.违反委托协议约定，擅自将个人信息转交第三方处理的；8.其他违反本