审计局档案安全制度

PAGE审计局档案安全制度一、总则（一）目的为加强审计局档案安全管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在审计工作中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各部门及所属单位档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的安全管理。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全各项安全管理制度，加强日常监督检查，及时消除安全隐患。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人，确保档案安全管理工作落到实处。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门档案的收集、整理、归档工作，并对归档质量进行检查。3.负责档案的集中统一保管，做好档案库房的安全管理工作，确保档案存放环境符合要求。4.负责档案的信息化建设，保障档案信息系统的安全稳定运行，做好档案数据的备份与恢复工作。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案销毁符合规定程序。6.负责档案的查阅、借阅服务，严格执行查阅、借阅制度，确保档案利用过程中的安全。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行档案安全管理制度，遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案库房的日常巡查工作，检查档案存放状况、库房设施设备运行情况等，发现问题及时报告并处理。4.负责档案信息系统的操作与维护，严格遵守系统操作规程，保障档案数据安全。5.按照规定办理档案查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记，并及时催还档案。6.协助做好档案的鉴定、销毁工作，负责编制档案销毁清册等相关工作。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案安全管理相关工作。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，在规定范围内使用档案，并妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、销毁档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.审计工作中形成的各类文件、报告、底稿、证据等材料。2.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定等。3.审计局召开的重要会议、活动形成的文件、记录、纪要等材料。4.审计局与其他单位签订的合同、协议等文件材料。5.审计人员个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。2.文件材料应按照形成时间顺序进行排列，同一事由的文件材料应集中排列在一起。3.对每份文件材料应进行编号、编目，编制页号，填写卷内文件目录等，确保档案整理规范、便于查找利用。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点，并具备必要的安全防护设施，如防盗门窗、防火设备、温湿度调节设备等。2.库房内应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐、牢固，便于档案的存放和查找。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。（二）温湿度控制1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.应配备温湿度监测设备，实时监测库房温湿度情况，并做好记录。当温湿度超出规定范围时，应及时采取措施进行调节。（三）防火、防盗、防虫、防潮、防鼠1.档案库房应配备必要的防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置，加强库房门窗的防护，防止档案被盗。3.定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，可采用物理防治、化学防治等方法，但应注意避免对档案造成损害。4.做好防潮措施，防止档案受潮发霉。库房地面应铺设防潮材料，档案架（柜）应与地面保持一定距离。5.采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹、鼠药等，但应注意避免鼠药对档案造成污染。（四）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同年度、不同保管期限的档案应分开存放。2.档案应排列有序，便于查找利用。对于纸质档案，应按照档案架（柜）的编号顺序依次存放；对于电子档案，应按照存储介质的编号顺序进行存放，并建立相应的索引目录。3.档案存放应保持整齐、美观，不得随意堆放，严禁在档案架（柜）上存放无关物品。五、档案利用（一）查阅制度1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并安排专人负责查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅制度1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应严格按照规定的借阅期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、销毁档案，不得在档案上添加任何标记。3.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。如发现借阅档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其在内容、形式、历史价值等方面的异同，从而确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对审计工作、社会发展等方面的效益出发，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，清册内容包括档案题名、年度、保管期限、档号、数量等。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报审计局分管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同实施，销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等，并由监销人员签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）系统建设与维护1.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.加强档案信息化管理系统的安全维护，定期进行系统漏洞扫描、病毒查杀等工作，确保系统安全稳定运行。3.配备专业的系统管理人员，负责系统的日常操作与维护，及时处理系统故障和问题。（二）数据录入与管理1.按照档案整理规范，将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.加强对档案数据的管理，严格控制数据的访问权限，防止数据泄露、篡改等情况发生。（三）信息安全防护1.采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，加强档案信息化管理系统的信息安全防护，防止外部非法入侵。2.对档案信息系统的用户进行身份认证和授权管理，设置不同的用户权限，确保用户只能访问其权限范围内的档案信息。3.定期开展档案信息安全培训，提高档案管理人员的信息安全意识和操作技能。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档情况，档案保管状况，档案利用情况等。2.建立档案工作考核机制，