合同审计制度规定

PAGE合同审计制度规定一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审计工作，防范合同风险，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的审计，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同审计应符合国家法律法规、政策及公司内部规章制度的要求。2.全面性原则：对合同从签订前、签订过程到履行完毕的全过程进行审计监督。3.准确性原则：审计人员应准确审查合同条款，确保合同内容真实、准确、完整。4.效益性原则：通过审计，提高合同的经济效益，促进公司资源的合理配置和有效利用。二、合同审计机构及人员职责（一）审计机构公司设立独立的审计部门，负责合同审计工作。审计部门应配备专业的审计人员，确保合同审计工作的有效开展。（二）人员职责1.审计部门负责人负责制定和完善合同审计制度，组织实施合同审计工作。对重大合同审计项目进行审核和决策。协调与其他部门的关系，确保合同审计工作顺利进行。2.审计人员按照审计计划和程序，对合同进行审计，审查合同条款的合法性、完整性、准确性等。收集、整理审计证据，编写审计工作底稿。提出审计意见和建议，出具审计报告。跟踪审计意见和建议的落实情况。三、合同签订前审计（一）合同立项审查1.业务部门在签订合同前，应填写合同立项申请表，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容。2.审计部门对合同立项申请表进行审查，重点审查合同立项的必要性、可行性、合规性等。如发现立项不合理，应及时提出意见，要求业务部门进行调整或补充说明。（二）合同对方主体资格审查1.业务部门负责对合同对方的主体资格进行初步审查，收集对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料。2.审计部门对业务部门提供的资料进行核实，审查合同对方是否具备签订合同的主体资格，是否存在经营异常、涉诉等情况。对于重要合同或风险较高的合同，审计部门可通过外部渠道进一步核实对方的信用状况。（三）合同条款审查1.审计人员对合同条款进行详细审查，重点审查以下内容：主要权利义务条款：审查合同双方的权利义务是否明确、对等，是否符合公平合理的原则。标的条款：审查合同标的的名称、规格、数量、质量等是否明确、具体，是否符合公司的要求。价格条款：审查合同价格的确定方式、价格水平是否合理，是否符合市场行情。履行期限、地点和方式条款：审查合同履行期限是否合理，履行地点和方式是否明确、可行。违约责任条款：审查合同违约责任是否明确，违约赔偿方式是否合理，是否足以保障公司的利益。争议解决条款：审查合同争议解决方式是否明确、合法，是否有利于公司维护自身权益。2.对于合同条款中存在的问题，审计人员应及时与业务部门沟通，提出修改意见，要求业务部门进行调整。业务部门应根据审计意见对合同条款进行修改完善，并将修改后的合同文本提交审计部门再次审查。四、合同签订过程审计（一）招标采购合同审计1.对于达到公司招标采购标准的合同，业务部门应按照公司招标采购制度的规定，组织招标采购活动。2.审计部门参与招标采购活动的全过程监督，审查招标文件的编制、开标、评标、定标等环节是否符合规定程序，是否存在违规操作、暗箱操作等情况。3.审计人员对中标候选人的资格条件、投标报价等进行审查，确保中标结果公平、公正、合理。（二）合同签订程序审计1.业务部门在合同条款审查通过后，应将合同文本提交公司法定代表人或其授权代表签字盖章。2.审计部门审查合同签订程序是否符合公司规定，签字盖章手续是否齐全。对于重大合同，审计部门应审查是否经过公司内部审批流程，审批文件是否齐全。五、合同履行审计（一）合同执行情况跟踪1.业务部门负责合同的具体履行工作，应定期向审计部门报送合同履行情况报告，包括合同执行进度、款项收付情况、存在的问题及解决措施等。2.审计部门对业务部门报送的合同履行情况报告进行审查，跟踪合同执行进度，及时发现合同履行过程中存在的问题。（二）合同变更审计1.如合同履行过程中需要变更合同条款，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.审计部门对合同变更申请表进行审查，重点审查变更的必要性、合理性、合规性等。如发现变更不合理，应及时提出意见，要求业务部门进行调整或补充说明。对于重大合同变更，审计部门应审查是否经过公司内部审批流程，审批文件是否齐全。（三）合同终止审计1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应填写合同终止申请表，详细说明合同终止的原因、终止时间、合同执行情况等。2.审计部门对合同终止申请表进行审查，重点审查合同终止的原因是否合理，合同款项是否结清，资产交接是否清楚等。如发现合同终止存在问题，应及时提出意见，要求业务部门进行整改。六、合同审计报告（一）审计报告内容1.审计报告应包括审计概况、审计依据、审计范围、审计发现的问题、审计意见和建议等内容。2.审计概况应说明合同审计的项目名称、审计时间、审计人员等基本情况。3.审计依据应列出审计所依据的法律法规、公司内部规章制度等。4.审计范围应明确合同审计所涉及的合同种类、签订时间、履行情况等。5.审计发现的问题应详细描述合同在签订前、签订过程及履行过程中存在的问题，如合同条款不规范、对方主体资格不符、履行过程中出现违约等。6.审计意见和建议应针对审计发现的问题，提出具体的整改意见和建议，如完善合同条款、加强对方主体资格审查、规范合同履行流程等。（二）审计报告出具1.审计人员在完成合同审计工作后，应及时编写审计报告，并提交审计部门负责人审核。2.审计部门负责人对审计报告进行审核后，报公司管理层审批。3.审计报告经公司管理层审批后，发送给业务部门及相关部门。业务部门应根据审计意见和建议，对合同进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。七、合同审计档案管理（一）档案收集1.审计人员在合同审计过程中，应及时收集与合同审计相关的资料，包括合同立项申请表、对方主体资格证明文件、合同文本、审计工作底稿、审计报告等。2.业务部门应配合审计人员做好合同审计资料的收集工作，按照要求提供相关资料。（二）档案整理1.审计人员对收集到的合同审计资料进行整理，按照类别、时间顺序等进行分类编号，确保资料的完整性和系统性。2.对于重要的合同审计资料，应进行复印件留存，并与原件一并归档。（三）档案保管1.合同审计档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。2.档案保管人员应按照档案管理制度的要求，对合同审计档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同审计档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.档案保管部门应按照规定的程序办理档案查阅手续，严格控制档案查阅范围，确保档案信息安全。3.查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料，如需复制档案资料，应经档案保管部门负责人批准。（五）档案销毁1