内部审计沟通制度

PAGE内部审计沟通制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部审计沟通活动，确保内部审计工作的顺利开展，加强内部审计部门与各部门之间的信息交流与协作，提高审计工作效率和质量，有效发挥内部审计的监督、评价和服务职能，促进公司内部控制的完善和公司目标的实现。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构与公司各部门、分支机构、子公司以及相关人员之间的沟通活动。（三）基本原则1.独立性原则内部审计机构应保持独立，不受其他部门或个人的干扰，确保审计沟通的客观性和公正性。在沟通中，应基于事实和审计准则，如实反映审计发现和意见，不偏袒任何一方。2.及时性原则审计沟通应及时进行，确保信息的及时传递和反馈。对于审计过程中发现的重要问题和风险，应及时与相关部门沟通，以便采取措施加以解决，避免问题扩大化。3.准确性原则沟通内容应准确、清晰，避免模糊和歧义。审计人员应确保所传达的信息真实可靠，数据准确无误，意见切实可行，以保证沟通对象能够准确理解审计意图和要求。4.保密性原则内部审计机构及相关人员应对在沟通中知悉的公司商业秘密、敏感信息等予以保密，不得泄露给无关人员，维护公司的利益和声誉。二、沟通主体与职责（一）内部审计机构1.负责制定和执行内部审计沟通计划，明确沟通目标、对象、内容、方式和时间安排等。2.主动与被审计单位及相关部门进行沟通，收集审计所需资料，了解业务情况，解答疑问，确保审计工作顺利进行。3.及时向公司管理层汇报审计进展情况、发现的问题及审计建议，为管理层决策提供支持。4.根据沟通结果，对审计工作进行调整和完善，跟踪审计建议的落实情况，确保审计成果得到有效利用。（二）被审计单位1.积极配合内部审计机构的沟通工作，按照要求提供真实、完整的资料和信息，协助审计人员了解业务流程和内部控制情况。2.对审计过程中提出的问题和要求及时作出回应，提供解释和说明，配合审计人员进行调查和核实。3.根据审计建议，制定整改措施并组织实施，及时向内部审计机构反馈整改情况。（三）公司管理层1.负责协调内部审计机构与各部门之间的沟通工作，确保沟通渠道畅通。2.及时了解审计工作进展和审计发现的重大问题，对审计工作给予支持和指导，对审计建议进行决策和批示。3.督促各部门落实审计建议，推动公司内部控制的持续改进和完善。三、沟通内容（一）审计计划阶段的沟通1.在制定年度审计计划时，内部审计机构应与公司管理层及相关部门沟通，了解公司战略目标、业务重点、风险状况等，确保审计计划与公司整体目标相一致。2.向被审计单位发送审计通知书前，应与被审计单位沟通审计目的、范围、时间安排等，告知被审计单位需要准备的资料和配合事项，使其提前做好准备。（二）审计实施阶段的沟通1.审计人员在进驻被审计单位后，应与被审计单位负责人及相关人员召开首次沟通会议，介绍审计工作的目的、范围、程序和方法，了解被审计单位的基本情况、业务流程和内部控制状况，明确双方的责任和义务。2.在审计过程中，审计人员应与被审计单位相关人员保持密切沟通，及时了解业务进展情况，获取审计所需的资料和证据。对于审计发现的问题，应与被审计单位相关人员进行讨论，听取其意见和解释，并要求其提供相关证明材料。3.定期向公司管理层汇报审计工作进展情况，包括已完成的审计工作、发现的主要问题及初步分析结果等，以便管理层及时掌握审计动态，对审计工作进行指导和协调。（三）审计报告阶段的沟通1.审计组完成现场审计工作后，应与被审计单位进行沟通，通报审计发现的问题及初步审计意见，听取被审计单位的反馈意见。被审计单位如有异议，应提供相关证据和理由，审计组应进行核实和分析。2.根据沟通情况，审计组对审计报告进行修改和完善，确保审计报告内容真实、客观、准确，审计意见恰当、合理。审计报告初稿形成后，应提交给被审计单位征求意见，被审计单位应在规定时间内反馈书面意见。3.内部审计机构对被审计单位反馈的意见进行认真研究和分析，如意见合理，应予以采纳并修改审计报告；如意见不合理，应向被审计单位进行解释和说明。最终审计报告经内部审计机构负责人审核后，提交给公司管理层。（四）审计后续跟踪阶段的沟通1.内部审计机构应定期跟踪审计建议的落实情况，与被审计单位沟通整改措施的制定和执行情况，了解整改过程中遇到的困难和问题。2.对于整改不力或未按要求完成整改的被审计单位，内部审计机构应与相关负责人进行沟通，加强督促和指导，必要时可向公司管理层汇报，推动整改工作的顺利进行。3.定期向公司管理层汇报审计后续跟踪情况，总结审计工作成效，分析存在的问题，提出进一步改进内部审计工作的建议。四、沟通方式（一）会议沟通1.首次沟通会议在审计实施阶段开始时，由审计组组长主持召开，参加人员包括审计组全体成员、被审计单位负责人及相关人员。会议主要介绍审计工作基本情况，明确双方责任和义务，了解被审计单位业务概况，为审计工作顺利开展奠定基础。2.定期沟通会议审计过程中，根据需要定期召开，由审计组组长或指定人员主持，参加人员为审计组与被审计单位相关人员。会议主要通报审计进展情况，讨论审计发现的问题，听取被审计单位意见，协调解决审计工作中遇到的问题。每次会议应形成纪要，记录会议主要内容和达成的共识。3.专题沟通会议针对审计发现的重大问题或涉及多个部门的复杂问题，召开专题沟通会议。会议由内部审计机构负责人或公司管理层主持，相关部门负责人及专业人员参加。会议旨在深入分析问题原因，研究解决方案，明确责任部门和整改要求，推动问题得到有效解决。（二）书面沟通1.审计通知书内部审计机构在实施审计前，向被审计单位发送审计通知书，书面告知审计目的、范围、时间安排、审计人员名单等事项，要求被审计单位做好相关准备工作。审计通知书应加盖内部审计机构公章，并由被审计单位签收确认。2.审计工作底稿审计人员在审计过程中，应及时编制审计工作底稿，记录审计程序的执行情况、获取的审计证据以及发现的问题等。审计工作底稿应内容完整、记录清晰、结论明确，并经相关人员签字确认。审计工作底稿是审计沟通的重要依据，也是审计报告的基础。3.审计报告审计组完成审计工作后，应撰写审计报告。审计报告应包括审计概况、审计依据、审计发现、审计结论、审计建议等内容。审计报告应征求被审计单位意见，并根据反馈意见进行修改完善。最终审计报告经内部审计机构负责人审核后，提交给公司管理层。审计报告是内部审计机构向公司管理层汇报审计工作成果的正式书面文件，具有权威性和严肃性。4.沟通函在审计过程中，如果需要向被审计单位或其他部门传达重要信息、提出要求或进行沟通协调，可采用沟通函的方式。沟通函应明确主题、内容、要求和回复期限等，确保沟通事项清晰明了。沟通函应加盖内部审计机构公章，并由对方签收确认。（三）口头沟通审计人员在日常工作中，与被审计单位及相关人员进行面对面的口头沟通是一种常见的方式。口头沟通应注意语言表达清晰、准确，态度诚恳、友善，避免使用模糊或歧义性的语言。对于重要事项的口头沟通，应做好记录，并要求对方签字确认。五、沟通流程（一）审计计划沟通流程1.内部审计机构根据公司战略目标、年度经营计划和风险管理要求，制定年度审计计划草案。2.将年度审计计划草案提交给公司管理层，与管理层沟通审计计划的总体思路、重点审计领域和项目安排等，听取管理层的意见和建议。3.根据管理层意见，对审计计划草案进行修改和完善，形成年度审计计划终稿。4.将年度审计计划终稿发送给各被审计单位，同时与被审计单位沟通审计计划的具体安排，告知其审计时间、范围、重点等内容，要求被审计单位做好准备工作。（二）审计实施沟通流程1.审计组进驻被审计单位后，召开首次沟通会议，按照沟通内容要求进行沟通，明确双方职责和工作安排。2.审计人员在审计过程中，按照审计程序和方法开展工作，及时与被审计单位相关人员进行沟通，获取审计证据，了解业务情况，发现问题及时讨论。3.审计人员定期向内部审计机构负责人汇报审计工作进展情况，内部审计机构负责人根据情况与公司管理层进行沟通，汇报审计工作动态，听取管理层意见和指示。4.审计组在完成现场审计工作后，整理审计工作底稿，初步形成审计报告初稿。（三）审计报告沟通流程1.审计组将审计报告初稿发送给被审计单位，要求被审计单位在规定时间内反馈书面意见。2.被审计单位收到审计报告初稿后，认真研究报告内容，如有异议，应在规定时间内以书面形式反馈给审计组，并提供相关证据和理由。3.审计组对被审计单位反馈的意见进行分析和研究，如意见合理，应采纳并修改审计报告；如意见不合理，应与被审计单位进行沟通解释，必要时可组织专题讨论。4.审计组根据沟通结果，对审计报告进行修改完善，形成审计报告终稿。审计报告终稿经内部审计机构负责人审核后，提交给公司管理层。（四）审计后续跟踪沟通流程1.内部审计机构制定审计后续跟踪计划，明确跟踪的对象、内容、方式和时间安排等。2.按照跟踪计划，定期与被审计单位沟通审计建议的落实情况，了解整改措施的制定和执行进度，检查整改效果。3.对于整改过程中遇到的问题，与被审计单位共同分析原因，研究解决方案，必要时协调相关部门提供支持和帮助。4.定期向公司管理层汇报审计后续跟踪情况，总结审计工作成效，提出改进内部审计工作的建议。六、沟通记录与档案管理（一）沟通记录1.审计人员应做好沟通记录，包括会议记录、谈话记录、书面函件往来等。沟通记录应详细、准确地记录沟通的时间、地点、参与人员、沟通内容、达成的共识等信息。2.会议记录应由专人负责整理和保管，会议结束后及时形成纪要，经参会人员签字确认后存档。纪要应明确会议主题、主要内容、讨论结果和下一步工作安排等。3.谈话记录应真实反映谈话内容，谈话双方应签字确认。对于重要谈话，可采用录音或录像等方式进行记录，但应事先征得谈话对象同意。4.书面函件往来应保留原件，并进行编号登记，记录函件的发送时间、接收对象、主题、内容和回复情况等。（二）档案管理1.内部审计机构应建立健全沟通档案管理制度，对审计沟通相关资料进行分类整理、归档保管。沟通档案应包括审计计划沟通资料、审计实施沟通资料、审计报告沟通资料、审计后续跟踪沟通资料以及其他与审计沟通有关的资料。2.沟通档案应按照年度和项目进行分类，每个项目的沟通档案应单独成册，便于查阅和管理。档案内容应完整、规范，能够清晰反映审计沟通的全过程。3.沟通档案的保管期限应按照公司档案管理制度执行，一般为[X]年。保管期满后，经内部审计机构负责人批准，可按照规定程序进行销毁。七、监督与考核（一）监督1.公司管理层负责对内部审计沟通制度的执行情况进行监督检查，确保沟通工作按照制度要求规范开展。2.内部审计机构应定期对自身沟通工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司管理层报告自查情况。3.公司内部设立监督举报机制，鼓励员工对内部审计沟通工作中的违规行为进行举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，严肃处理违规人员