县审计局档案管理员制度

PAGE县审计局档案管理员制度一、总则（一）目的为加强县审计局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县审计局全体工作人员及涉及档案管理相关工作的各类事项。（三）档案管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案管理工作的规范化、科学化和现代化。二、档案管理职责分工（一）档案管理工作领导小组成立以局领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组，负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）档案管理员职责1.负责全局档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，组织实施档案管理工作。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案的安全。5.积极开展档案信息开发利用工作，为审计工作提供参考依据。6.对各科室档案管理工作进行指导和监督，组织档案管理业务培训。（三）各科室职责1.负责本科室文件材料的收集、整理、立卷工作，并在规定时间内移交档案管理员。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案管理的日常工作，配合档案管理员做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本科室档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、规定等。2.本局形成的各类文件、报告、审计工作底稿、审计报告、会议记录、统计报表等。3.本局与其他单位签订的合同、协议、纪要等。4.本局工作人员的个人业务档案、荣誉证书等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应及时将本科室形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理员。2.档案管理员要主动收集本局在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案收集的完整性。3.对重要文件材料要进行跟踪收集，确保不遗漏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。2.对文件材料进行装订、编页、编目、装盒等操作，确保档案的整齐美观。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.审计项目档案应在审计项目结束后三个月内完成归档工作。3.其他专门档案应根据实际情况及时归档。（二）归档程序1.各科室兼职档案员对本科室整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料齐全、完整、准确。2.将审核后的文件材料移交档案管理员，档案管理员进行再次审核，并按照归档要求进行整理、编目、装盒。3.填写档案移交清单，双方签字确认，完成归档手续。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。具体划分按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。（四）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。5.对破损、褪色的档案要及时进行修复和复制，确保档案的完整。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。2.外单位查阅本局档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经局领导批准后，方可查阅。3.查阅档案必须在档案管理员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。（二）查阅要求1.查阅人员要爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.查阅档案时，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理员同意，并在指定范围内进行。摘录或复制的档案材料应注明出处，并加盖档案查阅专用章。3.查阅人员要严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。（三）利用登记档案管理员对档案查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等，以便统计分析和跟踪管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理工作领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁意见。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.销毁清册经局领导批准后，由档案管理员和监销人员共同到指定地点进行销毁。3.销毁档案时，要确保档案信息的彻底销毁，监销人员要对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册要妥善保管，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等操作，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理工作的开展。2.系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.制定档案信息化安全管理制度，规范用户操作行为，防止信息泄露和网络攻击。3.定期对档案信息化系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。八、档案管理监督与考核（一）监督检查1.档案管理工作领导小组定期对全局档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理员要对各科室档案管理工作进行日常监督检查，指导兼职档案员做好档案管理工作。（二）考核评价1.将档案管理工作纳