印章保管及使用责任书

印章保管及使用责任书一、引言印章，作为单位（或组织，下同）行使法定职权、对外发生法律效力的重要凭证和象征，其管理的规范与严谨，直接关系到单位的整体利益、信誉乃至生存发展。为进一步加强和规范我单位各类印章的保管与使用，明确各相关人员的责任与义务，杜绝因管理不善或使用不当而引发的各类风险与损失，特制定本责任书。本责任书所指印章，包括但不限于单位公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他具有特定用途的业务专用章等。二、保管人及使用人1.印章保管人：经单位研究决定，指定[具体姓名/岗位名称]为本单位[具体印章名称，如：单位公章]的专职保管人。保管人应具备高度的责任心、良好的职业道德和保密意识，熟悉并严格遵守本单位印章管理相关规定。2.印章使用人：指因工作需要，在履行审批程序后，实际操作使用印章的人员。使用人可能与保管人一致，也可能为经授权的其他工作人员。无论是否为保管人，使用人均对其具体的用印行为负责。三、保管责任印章保管人是印章安全的第一责任人，对印章的完整性、安全性负全面直接责任。具体责任如下：1.妥善保管：保管人应将印章存放在单位指定的安全、保密场所（如带锁的保险柜、专用抽屉等），严禁随意放置或交予非指定人员代管。离开工作岗位或下班前，必须确保印章已入柜上锁，做到人离章锁。2.专人专管：严格执行印章专人保管制度，未经单位书面批准，保管人不得擅自将印章交由他人保管、使用，或将保管密码、钥匙告知他人。3.定期检查：保管人应定期（如每日工作开始前、结束后）对所保管印章进行清点、检查，确保印章完好无损，发现异常情况（如印章损坏、遗失等），应立即向单位负责人或指定管理部门报告，并采取应急措施。4.规范交接：如因工作调动、离职、休假等原因需更换保管人或临时委托他人代管时，必须严格按照单位规定的印章交接程序办理交接手续，详细记录交接人、接收人、监交人、交接时间、印章状态等信息，并由各方签字确认，确保责任的明确转移。四、使用责任印章的使用应遵循“必要、审慎、规范、有效”的原则，严格按照单位规定的审批权限和流程进行。保管人及使用人的使用责任如下：1.审批核实：严格执行“先审批、后用印”的原则。用印前，保管人及使用人必须对用印事项的真实性、合法性、合规性以及审批手续的完整性、有效性进行认真核实。对不符合审批程序、超越审批权限或内容不明确、不合法的用印申请，有权拒绝用印，并及时向单位负责人或指定管理部门报告。2.规范用印：用印时，应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清、歪斜或压盖文字。严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张或未填写完整、审批手续不全的文件、资料上加盖印章。3.登记备案：建立健全用印登记制度。每次用印均需详细记录用印日期、用印部门、用印事由、文件名称及编号、批准人、用印人、保管人、印章名称及用印份数等信息，做到有据可查，以备后续审计与追溯。4.禁止滥用：严禁任何个人未经批准，擅自使用印章；严禁将印章带离单位指定的办公场所使用（特殊情况需经单位主要负责人批准并严格监管）；严禁利用印章从事任何违法违规、损害单位利益的活动。5.用后核对：用印完毕后，使用人应再次核对用印文件与审批内容是否一致，印章加盖是否符合要求，并将用印文件按规定归档或交相关部门。保管人应将印章立即归位存放。五、违规责任凡违反本责任书及单位印章管理相关规定，导致印章遗失、被盗、滥用或因用印不当给单位造成名誉损失、经济损失或其他不良后果的，保管人及相关责任人应承担相应责任：1.情节轻微：未造成实际损失或不良影响的，将给予批评教育、诫勉谈话、通报批评等处理。2.情节较重：造成一定经济损失或不良社会影响的，将根据单位规定给予相应的纪律处分、经济处罚。3.情节严重：造成重大经济损失、严重损害单位声誉或涉嫌违法犯罪的，将依法依规追究其全部经济赔偿责任，并移交有关部门追究其党纪政纪责任直至法律责任。六、承诺与监督本人已仔细阅读并充分理解本《印章保管及使用责任书》的全部内容，清楚知晓印章保管及使用的责任与义务。本人郑重承诺，在担任印章保管人/使用人期间，将严格遵守国家法律法规及单位各项规章制度，认真履行印章保管与使用职责，确保印章安全、规范使用，如违反上述规定，愿意承担由此产生的一切责任。本责任书自签订之日起生效。单位将定期或不定期对印章保管及使用情况进行监督检查，保管人及使用人应积极配合。保管人/使用人（签字）：所属部门：职务：日期：年月